RGPD Email Marketing: guía completa para el cumplimiento
Evita el envío de correos corporativos o campañas de email que puedan suponer multas para tu empresa. Conoce las exigencias del RGPD en email marketing y consigue más ventas respetando la privacidad de los usuarios.
¿Qué es el RGPD y por qué es clave para el email marketing?
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos, o General Data Protection Regulation en inglés) es la normativa de la Unión Europea en vigor desde mayo de 2018 que regula el tratamiento de los datos personales de los ciudadanos europeos. Su objetivo es reforzar el control de los individuos sobre su información personal y establecer estándares comunes para todas las organizaciones que gestionan datos dentro o hacia la UE.
El email marketing implica, por definición, el tratamiento de datos personales: correos electrónicos, nombres, intereses y, en muchos casos, historial de interacciones. El RGPD afecta directamente a esta actividad y establece condiciones estrictas para poder contactar a los usuarios con fines comerciales.
Aplicar el RGPD correctamente en tus campañas no solo evita sanciones, sino que trae consigo beneficios para tu empresa: mejora la reputación de marca y la eficacia del marketing por email, ya que te estarás dirigiendo a usuarios realmente interesados en tu negocio.
Principales requisitos del RGPD para email marketing
Ten en cuenta algunas de las principales exigencias clave del RGPD en cuanto a marketing por correo.
- Solicita el consentimiento explícito antes de enviar correos
- Informa a los usuarios de manera clara sobre quién recoge sus datos, con qué finalidad y cuáles son sus derechos
- Incluye en los correos un mecanismo visible y funcional para que el usuario pueda darse de baja en todo momento
Y recuerda que solo deben recopilarse los datos estrictamente necesarios y que estos deben ser protegidos frente a accesos no autorizados o usos indebidos.
Además, es importante comunicar toda la información de manera clara y transparente, facilitando que las personas entiendan y puedan ejercer sus derechos sobre sus datos personales. Toda estrategia de marketing por correo electrónico debe estar respaldada por una política de privacidad transparente.
Debes informar al usuario de forma clara, concreta y accesible sobre:
- La identidad del responsable del tratamiento de datos
- Las finalidades específicas del envío de correos
- La base legal del tratamiento (consentimiento)
- Los derechos del usuario y cómo ejercerlos (acceso, rectificación, supresión, etc.)
- Cómo se almacenan y protegen los datos
Esta política debe estar disponible antes de que el usuario dé su consentimiento, por ejemplo, enlazada junto al formulario de suscripción a una newsletter.
Cómo implementar el cumplimiento de RGPD en tus campañas de email marketing
Cumplir con el RGPD en email marketing no se limita a marcar una casilla legal, implica adoptar una estrategia integral. A continuación presentamos algunas buenas prácticas que se deben tener en cuenta antes y después de proceder con el envío de correos.
- Evita enviar correos a personas que no han dado su consentimiento
- Utiliza formularios con casillas no preseleccionadas
- Incluye siempre un enlace a la política de privacidad
- Evita tecnicismos innecesarios al informar a los usuarios
- Recoge únicamente la información necesaria y utiliza campos opcionales si quieres
- Facilita la retirada del consentimiento en cualquier momento
- Registra y guarda el consentimiento
Aquí tenemos un buen ejemplo de lo que conviene añadir en la firma de correo si envías una campaña de marketing por email.
En este caso, vemos el pie de correo que añade Metricool en sus envíos. En primer lugar, aparece un link para darse de baja en cualquier momento. Después, la empresa añade un texto legal sobre protección de datos:
«Metricool Software, S.L., es la Responsable del Tratamiento de tus datos, con las siguientes finalidades:
En caso de haber contratado alguno de sus servicios para mantener la relación contractual, así como la gestión, administración, información, prestación y mejora del servicio y para remitir comunicaciones comerciales, salvo que te hayas opuesto a ello. En caso de haber prestado el consentimiento a tal fin, para la remisión de comunicaciones sobre novedades, descuentos y promociones.
Para atender tu solicitud de información. En cualquier caso, puedes oponerte al envío de comunicaciones comerciales en cualquier momento pulsando en «Darme de baja o gestionar mis preferencias de envío». Tienes derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición al tratamiento y portabilidad de tus datos. Puedes ejercitar tus derechos en legal@metricool.com. Más información en la Política de privacidad».
Las herramientas de email marketing como MailChimp incluyen normalmente funciones relacionadas con el consentimiento. Además, si trabajas con WordPress u otras plataformas, puedes integrar herramientas como Usercentrics CMP para la recopilación de consentimiento. Este tipo de soluciones te ayudan a cumplir con RGPD, y así evitar sanciones y problemas con tus clientes.
¿Cuáles son las sanciones por no cumplir el RGPD en email marketing?
Si no respetas las exigencias del RGPD en tus campañas de email marketing por correo electrónico puedes enfrentarte a consecuencias graves para tu empresa, que van mucho más allá de una simple advertencia. Estas sanciones económicas pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual.
Más allá de las multas está el daño reputacional: perder la confianza de tus clientes o exponer su información en una brecha de seguridad puede afectar a la imagen de tu marca a largo plazo.
No es raro que las autoridades impongan sanciones más duras cuando se demuestra que la infracción fue deliberada. Por ejemplo, enviar correos promocionales sabiendo que no se obtuvo el consentimiento adecuado, o que este ha caducado, puede considerarse una infracción grave.
Como señala la experta en protección de datos y directora de marketing de Usercentrics Adelina Peltea:
«Existen multas y otras sanciones contempladas en diversas normativas, que incluyen desde acciones legales hasta la obligación de cesar ciertas actividades, eliminar datos o incluso ser incluido en listas negras que pueden paralizar tu actividad de marketing digital».
En definitiva, incumplir la normativa puede tener efectos tanto inmediatos como a largo plazo.
Aunque integrar la protección de datos en tu estrategia de email marketing pueda parecer complejo al principio, te recomendamos que no tires la toalla, ya que infravalorar los riesgos y centrarte únicamente en la captación de clientes de manera ilegal o irresponsable, por ejemplo mediante la compra de bases de datos que no cuentan con el consentimiento informado del cliente, puede resultar en consecuencias graves que en absoluto compensan a tu negocio a largo plazo.
Conclusión
Cumplir con el RGPD no solo evita sanciones (que pueden alcanzar hasta el 4 % de la facturación anual global), sino que también mejora las tasas de apertura, reduce el riesgo de spam y refuerza la confianza de los usuarios en la marca. En definitiva, una lista de contactos basada en permisos y consentimientos informados es una lista de calidad.
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Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.