Conoce qué es PII Data para cumplir con la normativa de protección de datos, establecer políticas de privacidad sólidas y garantizar la confianza del usuario en cualquier entorno digital.
¿Qué es PII Data?
Los datos PII (Personally Identifiable Information o información de identificación personal) son aquellos que permiten identificar directa o indirectamente a una persona física. Esta categoría incluye información como el nombre, el DNI, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono o la dirección IP, entre otros. Aunque el término tiene origen anglosajón, su uso se ha extendido también en Europa y España, donde se relaciona con el concepto jurídico de «datos personales» recogido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Los datos que usan las empresas para sus analíticas y estudios no tienen por qué ser de carácter personal. De hecho, aquellos que no permiten identificar a ninguna persona ni rastrearla reciben el nombre de datos no personales. Por su parte, los datos personales son a menudo necesarios para las empresas, pero necesitan ser tratados conforme a la ley, respetando la privacidad de las personas como derecho fundamental.
Clasificación de los datos y de los PII Data
Los datos PII se distinguen de los datos PI porque los primeros hacen referencia a información personal que permite identificar directamente a una persona, mientras que los segundos abarcan cualquier información personal, sea o no identificable, con alguien en concreto. Otro tercer tipo de datos son los confidenciales, una subcategoría que se refiere a aquellos especialmente protegidos y sensibles.
| PII DATA | PI DATA | DATOS SENSIBLES | |
| Definición | Información que puede identificar directamente a un individuo | Cualquier dato relacionado o asociado con un individuo | Información altamente confidencial que podría causar daño si se expone |
| Ejemplos | – Número de la Seguridad Social – Carné de conducir – Número de pasaporte – Datos biométricos | – Nombre- Dirección – Número de teléfono – Correo electrónico – Dirección IP | – Expedientes médicos – Información financiera – Creencias religiosas – Orientación sexual |
| Identificabilidad | Puede identificar directamente a un individuo. | Puede o no identificar directamente a un individuo. | A menudo identifica directamente a un individuo. |
| Nivel de protección | Alto | Moderado a alto | Muy alto |
| Nivel de riesgo | Alto riesgo si se vulnera | Riesgo moderado a alto si se vulnera | El mayor riesgo si se vulnera |
Los datos de carácter personal, conocidos en el ámbito anglosajón como PII Data (Personally Identifiable Information), se dividen habitualmente en dos grandes categorías: datos identificadores directos y datos identificadores indirectos. Esta distinción resulta clave tanto a nivel práctico como jurídico, especialmente cuando se evalúan los riesgos de privacidad o se diseñan estrategias de cumplimiento normativo.
PII directa
Los datos identificadores directos son aquellos que permiten identificar a una persona de forma inmediata, sin necesidad de recurrir a información adicional. Son inequívocos y, por tanto, su tratamiento conlleva mayores responsabilidades en materia de protección de datos.
Ejemplos de PII directa:
- Nombre y apellidos
- Número del Documento Nacional de Identidad (DNI)
- Número de pasaporte
- Dirección de correo electrónico personal
- Número de teléfono móvil
- Dirección postal completa
PII indirecta
Por el contrario, los datos identificadores indirectos no permiten identificar por sí solos a una persona física, pero pueden hacerlo si se combinan con otros datos. Aunque a menudo se consideran menos sensibles, también están protegidos por el RGPD, ya que su tratamiento indebido puede dar lugar a una identificación eventual del interesado.
Ejemplos de PII indirecta:
- Dirección IP
- Identificadores de cookies
- Geolocalización aproximada
- Número de empleado o matrícula universitaria
- Datos de navegación web
- Género o fecha de nacimiento (combinados con otros datos)
Esta clasificación no solo es útil desde un punto de vista conceptual, sino que también tiene importantes implicaciones en el análisis de riesgos, la adopción de medidas técnicas y organizativas, y la evaluación del nivel de anonimización o seudonimización de los datos.
La importancia de proteger los PII Data
La protección de los PII Data no es solo una exigencia legal, sino una cuestión estratégica y reputacional. En un contexto donde el valor de los datos personales es cada vez mayor, su gestión adecuada puede marcar la diferencia entre la confianza del usuario y una sanción millonaria.
Riesgos asociados a la mala gestión de PII
Una gestión inadecuada de los datos identificativos puede tener consecuencias muy graves para las organizaciones, tanto desde el punto de vista jurídico como operativo.
La normativa europea en materia de protección de datos, especialmente el RGPD, prevé multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación global anual, en función del tipo de infracción.
Además, puede haber consecuencias a nivel de pérdida de confianza de los usuarios, ciberataques y daños a la reputación de la empresa.
Beneficios de una gestión adecuada
Implementar una política sólida de protección de la PII conlleva beneficios tangibles para cualquier organización.
- Garantiza que la empresa opera dentro del marco normativo nacional y europeo
- Permite proyectar una imagen de responsabilidad y compromiso ético
- Puede suponer una ventaja competitiva por la transparencia y seguridad
- Minimiza las posibilidades de incidentes o brechas que podrían afectar al negocio
- Ayuda a reforzar la colaboración y fidelización a largo plazo
Proteger la PII no debe verse como una obligación burocrática, sino como una inversión estratégica en el futuro digital de la organización.
PII Data y el RGPD
Aunque el término PII proviene del entorno jurídico anglosajón, su equivalencia más cercana en el marco normativo europeo es el concepto de «dato personal» recogido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). En el artículo 4 de la normativa se definen de este modo:
«Toda información sobre una persona física identificada o identificable. Se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona».
Esta normativa, de aplicación directa en todos los Estados miembros de la Unión Europea, establece una serie de obligaciones estrictas para las organizaciones que recopilan, almacenan o tratan datos que permitan identificar a una persona física.
Principales requisitos del RGPD relacionados con PII
El RGPD regula la protección de todos los datos personales, incluidos los que se clasifican como PII directa e indirecta.
Algunos de los aspectos más relevantes son:
- El tratamiento debe basarse en una base jurídica válida
- Solo deben recogerse los datos personales necesarios para la finalidad
- Los PII solo pueden utilizarse para los fines específicos
- Se deben mantener los datos actualizados
- Los datos no pueden conservarse más tiempo del necesario
- Se deben aplicar medidas técnicas y organizativas para proteger los PII
- Las empresas deben poder demostrar que cumplen con el RGPD
Además, hay una serie de medidas técnicas que son fundamentales, como la anonimización de los datos y la encriptación, de forma que se limite el acceso y la identificación de las personas.
Consejos para el cumplimiento normativo
Cumplir con el RGPD en relación con los datos PII requiere un enfoque proactivo y sistemático. Las empresas deben contar con protocolos concretos e informar de los mismos mediante documentos legales como la política de privacidad. Además, es crucial registrar todos los procesos para poder superar cualquier auditoría de protección de datos.
Estas son algunas buenas prácticas clave a tener en cuenta:
- Realizar un inventario de datos personales para identificar qué PII se recogen
- Solicitar el consentimiento para cada tipo de tratamiento de datos
- Crear políticas de privacidad transparentes y accesibles
- Aplicar el principio de «privacidad desde el diseño» en el tratamiento de datos personales
- Firmar contratos de tratamiento de datos con proveedores y encargados
- Impartir formación periódica al personal sobre protección de datos
- Preparar un plan de respuesta ante brechas de seguridad
La gestión de los PII Data en conformidad con el RGPD no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para reforzar la cultura de privacidad y seguridad dentro de la organización.