¿Qué son los términos y condiciones?
Los términos y condiciones de uso son el marco legal que protege a usuarios y empresas en el entorno digital. Se trata de un contrato digital que define las obligaciones y derechos de las empresas y los clientes o usuarios y cuyo objetivo es asegurar una relación comercial transparente que proteja los derechos de cada parte.
En general, este tipo de contrato se establece entre los usuarios y determinadas compañías de software, buscadores, tiendas online y otras plataformas. Las empresas se reservan el derecho a denegar el servicio a los usuarios si no se aceptan las condiciones de uso, mientras que el usuario, por su parte, puede presentar una demanda si no se cumplen los acuerdos.
Estos son los objetivos principales de los términos y condiciones:
- Establecer expectativas claras para los clientes
- Limitar la responsabilidad de la empresa
- Cumplir con las leyes de protección de datos y comercio electrónico
- Prevenir conflictos o pleitos
La clave es que el usuario tenga claras las condiciones de uso del sitio web o la tienda online. Con ello, la empresa se asegura de ser transparente respecto a lo que ofrece y sus compromisos.
¿Qué deberían incluir los términos y condiciones básicos?
El contenido de los términos y condiciones (T&C, por sus siglas en inglés) tiene que ajustarse a la normativa vigente. Una de las leyes que debe cumplir es el Reglamento General de Protección de Datos en la Unión Europea (RGPD), así como la LOPDGDD en España.
Asimismo, debe tener en cuenta la legislación relativa al comercio electrónico, si se va a aplicar el documento en un e-commerce, como la LSSICE en el caso de España.
Estos son algunos de los elementos que deben estar incluidos:
- Describir claramente el producto o servicio ofrecido
- Tarifas y condiciones de pago
- Si se requiere registro, requisitos y proceso
- Derechos de propiedad intelectual
- Privacidad y protección de datos
- Normas de conducta del usuario
- Limitación de la responsabilidad
- Resolución de posibles disputas
- Casos de cancelación del contrato
- Información de contacto del responsable
- Fecha de la última actualización
Además, es fundamental actualizar de manera regular el documento legal, teniendo en cuenta cualquier ajuste normativo o cambios en la empresa. Todo ello debe quedar reflejado dentro del sitio web en un apartado donde el usuario pueda leer claramente sus derechos y saber cómo ejercerlos.
Plantillas de términos y condiciones
A continuación veremos algunos ejemplos que pueden ayudar a entender qué son los términos y condiciones y cómo se muestran en los sitios web.
Aquí se muestra la página de los TyC de Usercentrics Cookiebot. La estructura que tiene este ejemplo es la siguiente:
- Acuerdo entre el usuario y la empresa
- Los servicios que se ofrecen y lo que debe hacer el usuario
- Precios y funcionalidades
- Pagos y facturas
- Duración y finalización del contrato
- Uso responsable del servicio
- Indemnización en caso de incumplir los TyC
- Protección de datos y confidencialidad
- Exención de garantía
- Limitación de responsabilidad
- Derechos de autor y marcas comerciales
- Ley aplicable y jurisdicción
En general, se recomienda desarrollar cada punto, detallando los aspectos en que la empresa y el usuario se deben comprometer a cumplir las obligaciones de cada parte.
Estos ejemplos ilustrativos pueden ser un punto de partida para la elaboración de los TyC, sin embargo, es importante que cada organización diseñe dichos términos y condiciones teniendo en cuenta sus necesidades y características. La aplicación depende del país en que se encuentren los clientes de la empresa, entre otros criterios. Como señala la experta en el tema Luisiana Gala, de Golosetti Abogados, «nunca es recomendable copiar y pegar los términos y condiciones de una plataforma similar, sin entender a qué te estás obligando».
En este sentido, puede ser de gran ayuda recurrir a profesionales del sector que puedan asesorar a la organización para elaborar los TyC de forma adecuada. También puede ser útil apoyarse en la tecnología, por ejemplo, implementando un software de protección de datos para todos aquellos aspectos relativos a la privacidad.
Diferencia entre términos y condiciones y política de privacidad
A menudo se confunden diferentes documentos legales que suelen aparecer en las páginas web, estos son la política de privacidad, el aviso legal y los términos y condiciones.
Si bien es cierto que en los TyC se suele incluir un apartado sobre la protección de datos, su alcance es mucho más amplio. En cambio, la política de privacidad se centra únicamente en este punto.
Los TyC establecen las reglas de una relación comercial, mientras que la política de privacidad indica cómo se recopila y trata la información de carácter personal de acuerdo al RGPD y la LOPDGDD (en el caso de España).
En otras palabras, los términos y condiciones protegen los intereses de la empresa, mientras que la política de privacidad protege la información personal del usuario. Con todo, ambos documentos promueven la transparencia al informar a los usuarios sobre sus derechos y obligaciones al interactuar con la organización.
Preguntas frecuentes
A continuación resolvemos algunas consultas comunes para ayudar a los profesionales a comprender los aspectos básicos de los términos y condiciones y consolidar lo expuesto anteriormente.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un usuario no acepta los términos y condiciones?
Aceptar los términos y condiciones debe ser obligatorio para que las personas físicas puedan hacer uso de los servicios de la empresa. También es un requisito sine qua non para acceder al contenido de una página web. Si el usuario no acepta, la empresa tiene derecho a denegar el acceso a los servicios, la web, app o plataforma.
¿Es obligatorio tener términos y condiciones en mi web?
No existe una obligación legal explícita de tener términos y condiciones en todas las páginas web, pero es altamente recomendable contar con ellos. Este documento legal protege los intereses de la empresa, establece las reglas de uso de la web o servicios, y ayuda a prevenir conflictos y malentendidos con los usuarios.
¿Cada cuánto tiempo debo actualizar mis términos y condiciones?
Si bien no hay un tiempo establecido para actualizar los TyC, es recomendable revisarlos y actualizarlos cuando haya cualquier cambio. Por ejemplo, si se producen modificaciones en la legislación aplicable. Asimismo es conveniente realizar una nueva versión del documento si la empresa actualiza sus servicios o productos, sus datos de contacto u otro aspecto recogido en los términos y condiciones. También es aconsejable actualizarlos si se detectan ambigüedades o lagunas en el texto original.
Conclusión
Los términos y condiciones son esenciales para crear relaciones comerciales de confianza basadas en la transparencia. No solo ayudan a evitar conflictos, sino que favorecen una buena reputación de la empresa y la fidelización de los clientes.
Asimismo, este tipo de contrato digital es esencial para que los usuarios confíen en el mercado digital. Con ello, se gana confianza en el sistema, promoviendo así la economía local y global.
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Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.