Guía Completa de Protección de Datos para Empresas

En esta guía veremos por qué las empresas, sin importar su tamaño, deben cumplir con las normativas de protección de datos. Además, abordaremos las estrategias a seguir para operar conforme a la ley, como la implementación de medidas seguras y eficaces.

Lejos de la creencia de muchos profesionales, las regulaciones de protección de datos se aplican a cualquier tipo de empresa. Tanto si se trata de una gran corporación como si hablamos de pymes, se deben cumplir las normativas vigentes respecto al tratamiento de datos personales.

La principal ley de protección de datos en Europa es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), en inglés General Data Protection Regulation. Todas las empresas que manejan información personal de ciudadanos de la UE deben cumplir con este reglamento, independientemente de su tamaño.

En el caso de España, la forma de adoptar el reglamento europeo ha sido la Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Esta ley entró en vigor el 7 de diciembre de 2018 y deroga la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Sea cual sea el tamaño de una organización, incluso pymes y autónomos, cualquier entidad (ya sea pública o privada) que maneje datos personales, debe seguir el reglamento.

Por tanto, las pymes deben:

• realizar una auditoría de los datos personales que trata la empresa;
• obtener el consentimiento de las personas;
• adoptar las medidas necesarias para garantizar la protección de datos;
• notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) de cualquier incidencia que ocurra en España;
• formar al personal en la materia;
• designar a un responsable del tratamiento de los datos; e
• informar a los interesados sobre sus derechos.

Una vez dicho esto, las pymes pueden beneficiarse de ciertas medidas que flexibilizan la aplicación de la norma. Por ejemplo, tienen la opción de no designar un delegado de protección de datos, salvo que sus actividades puedan suponer un riesgo para los derechos y libertades de los interesados. Además, las empresas con menos volumen no deben realizar tantos trámites y se les facilita una burocracia menor. Tal como indica el Capítulo IV Artículo 30 del RGPD, las empresas con menos de 250 empleados, en determinados supuestos, están exentas de llevar un registro de actividades del tratamiento.

La protección de datos es un derecho fundamental de los ciudadanos del EEE. Tal y como se lee en las Disposiciones Generales de RGPD, “El presente Reglamento protege los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas y, en particular, su derecho a la protección de los datos personales.” Así, las empresas, independientemente de su tamaño, deben seguir las obligaciones señaladas en el Reglamento General de Protección de Datos.

Más allá de los motivos legales, hay diversas ventajas asociadas a cumplir con este reglamento y proteger los datos de carácter personal.

• Fortalecer la confianza de las personas hacia las empresas
• Facilitar que haya un mercado digital único en el marco de la Unión Europea
• Reducir el riesgo de fuga de datos gracias a las medidas implementadas

Además, el incumplimiento de estas leyes puede tener graves consecuencias, como multas, sanciones e incluso inhabilitación para el tratamiento de datos. En cuanto a las multas económicas, pueden ascender a 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.

El cumplimiento de las leyes de protección de datos es una responsabilidad para las empresas y un derecho para los ciudadanos. Tanto unos como otros se benefician de la aplicación de la norma.

Además de ser una responsabilidad para las organizaciones, les supone claras ventajas:

• Reducción del riesgo de sanciones
• Mayor fidelización de clientes
• Mejora de la reputación
• Optimización de procesos internos
• Facilidades para la expansión internacional
• Promoción de la innovación en ciberseguridad
• Mejora de la toma de decisiones gracias al análisis de datos
• Acceso a nuevos mercados con menor dificultad

Las empresas que se adapten al RGPD conseguirán una serie de ventajas competitivas, lo que las preparará mejor para posicionarse en el mercado competitivo global.

Como es lógico, los beneficiarios principales de aplicar la ley de protección de datos son los propios ciudadanos. Un marco jurídico que regule el tratamiento de los datos les proporciona una serie de beneficios.

• Mayor control sobre sus datos personales
• Mejor protección de la privacidad
• Acceso más fácil a la información sobre cómo se utilizan sus datos
• Reducción del riesgo de robo de identidad y fraude
• Derecho a solicitar la eliminación de datos no necesarios
• Posibilidad de presentar reclamaciones
• Acceso a una posible compensación por el mal uso de sus datos
• Fortalecimiento de la confianza en línea y en las transacciones digitales

En resumen, el RGPD empodera a los ciudadanos y les da más control sobre sus datos personales.

Es vital para cualquier empresa comprender los diferentes tipos de datos personales que maneja, para poder clasificarlos mejor y así reducir riesgos, facilitar el cumplimiento legal y mejorar la transparencia.

Para poder establecer diferentes categorías de datos, el primer paso es realizar un inventario de los datos. La empresa puede tener diferentes fuentes de datos, como el CRM, las campañas de redes sociales, el sitio web, etc.

Una vez identificados los datos que la empresa tiene, es el momento de clasificarlos según su naturaleza: de empleados, de clientes, de prospectos, datos de contacto, financieros, comportamientos de navegación en línea, etc.

Con un inventario y una clasificación definida e implementada, es fundamental determinar los datos sensibles y confidenciales. Por ejemplo, entrarían dentro de este grupo la información médica, datos bancarios o información personal de los empleados.

Otro punto importante en la protección de datos para empresas es documentar la gestión de datos. Debe quedar constancia de cómo se recopilan, usan, almacenan y eliminan los datos.

La ley de protección de datos RGPD obliga a las empresas a implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas, con el objetivo de que protejan los datos contra una serie de posibles amenazas:

• Accesos no autorizados
• Usos indebidos
• Divulgaciones accidentales
• Modificaciones no autorizadas
• Destrucción o daño de los datos

Las medidas que las empresas deben implementar dependerán de la naturaleza de los datos personales que traten, del contexto y de los riesgos que puedan existir.

La tecnología juega un papel fundamental en la protección de datos, pero también se debe trabajar en la organización interna y en la cultura corporativa. Es importante implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas.

Las medidas técnicas, hacen referencia a acciones concretas relacionadas con la ejecución práctica de la seguridad de los datos. Esto es, por ejemplo, la encriptación de datos, control de acceso a los sistemas informáticos, etc. Habría que agregar también en este punto una serie de medidas de tipo físico que complementan a las técnicas, como el control de acceso a las instalaciones, la vigilancia de los equipos informáticos y demás.

Respecto a las medidas organizativas, hacen referencia a los cambios que necesita la empresa a nivel de procesos para cumplir con la ley de protección de datos. En este sentido, es clave formar al personal contando con el apoyo de Recursos Humanos para que se organicen capacitaciones orientadas a concienciar sobre la importancia de la protección de datos. También es importante la continuidad en el tiempo, realizando auditorías regulares y contando con proveedores de servicios de confianza. Además, designar a un responsable de protección de datos es clave para asegurar el cumplimiento a corto y largo plazo.

Las empresas deben implementar una serie de medidas para proteger los datos personales que manejan. Algunas de las medidas esenciales son:

• Fomentar el uso de contraseñas seguras
• Crear sistemas de autenticación robustos
• Cifrar los datos confidenciales
• Crear políticas internas de seguridad
• Incorporar el uso de firewalls y software RGPD para mejorar la seguridad
• Limitar el acceso a los datos a los empleados que lo necesiten
• Realizar copias de seguridad de forma periódica
• Técnicas de pseudonimización y anonimización
• Implementar un plan de respuesta a incidentes
• Llevar a cabo un monitoreo constante de la red y sistemas
• Contar con un CMP o plataforma de gestión del consentimiento

La elección de las medidas adecuadas dependerá del tipo de datos que se traten, la actividad de la empresa y el tamaño de la misma.

Las políticas de protección, como las de privacidad y seguridad de datos, son documentos esenciales en las empresas. Es importante mantener estas políticas actualizadas frente a nuevas amenazas o cambios en la legalidad.

Hay que tener en cuenta que los que atacan sistemas de seguridad siempre buscan nuevas formas de saltar las medidas tomadas. Por ello, es crucial anticiparse y revisar regularmente todos los procesos. Además, no solo las leyes pueden verse modificadas y ampliadas, sino que conforme las empresas crecen, los requisitos pueden cambiar y necesitan actualizar sus operaciones de protección de datos.

Las brechas de seguridad pueden ocurrir, incluso tomando las medidas adecuadas para prevenirlas, por lo que es igualmente importante prepararse para estos incidentes y minimizar su impacto.

Un protocolo de gestión de brechas de seguridad es un documento que define los pasos que una empresa debe seguir para detectar, contener, investigar y responder antes estos escenarios. Cada organización sabe las medidas que debe tomar, pero en general un protocolo debe incluir los siguientes elementos:

• Definir qué se considera una brecha de seguridad
• Identificar a las personas responsables
• Concretar los pasos a seguir
• Documentar todas las etapas del proceso
• Realizar revisiones regulares

Normalmente las acciones llevadas a cabo incluyen monitorizar los sistemas informáticos, aislar los sistemas que se vean afectados, bloquear acceso a determinados datos, además de notificar a las autoridades y a los propios afectados. La Agencia Española de Protección de Datos ofrece una guía completa sobre cómo gestionar las brechas de seguridad paso a paso.

La notificación a las autoridades reguladoras y a las partes afectadas debe realizarse de manera rápida y efectiva. Esto es fundamental, ya que puede afectar a los derechos y libertades de las personas, y conllevar un riesgo grave para la reputación de la empresa.

En la Unión Europea, el RGPD establece que las empresas deben notificar a la autoridad de control competente en un plazo de 72 horas desde que tengan conocimiento de la brecha de seguridad.

En el informe, se debe incluir información sobre la naturaleza de la brecha de seguridad, qué datos personales se han visto afectados, y qué medidas se han tomado para contener y remediar la situación.

En cuanto a los ciudadanos cuyos datos se han visto comprometidos, las empresas deben informar sobre la naturaleza de la brecha, qué datos se han visto afectados, las medidas tomadas para protegerlos y los derechos que tienen los afectados respecto asus datos personales.

Los derechos del RGPD otorgan a las personas un mayor control sobre sus datos personales. Este acrónimo recoge los derechos que se deben proteger de cada persona sobre la que se trate cualquier dato:

• Acceso a los datos
• Rectificación de los datos incorrectos
• Supresión de los datos (o derecho al olvido)
• Portabilidad de los datos
• Oposición a la recopilación o el tratamiento de los datos
• Limitación del tratamiento de los datos

Las empresas deben facilitar estos derechos, desde solicitudes de acceso hasta el borrado de datos. En este sentido, un deber fundamental de las empresas es facilitar un canal de comunicación para que las personas puedan ejercitar sus derechos. Puede ser a través de un formulario online, por ejemplo, disponible en la página web. La clave es que sea fácil de encontrar y que sea comprensible y claro.

Aparte de estar disponibles para ser contactadas, las empresas deben informar de manera clara y explícita sobre sus políticas en materia de protección de datos. Para ello, se debe añadir una Política de privacidad en la página web corporativa.

Otro punto importante es contar con algún mecanismo definido y eficiente para atender cualquier solicitud por parte de los interesados en sus datos. Las empresas deben responder a las solicitudes de las personas en un plazo de un mes. En caso de que la solicitud sea compleja, el plazo puede ampliarse a dos meses. En todo caso, es conveniente anticiparse con un protocolo de funcionamiento para atender y resolver este tipo de demandas con celeridad.

El eslabón más débil en la protección de datos suele ser el factor humano. Por eso es fundamental la formación del personal. Este se debería ver como un proceso continuo que busca crear una cultura de privacidad dentro de la empresa, donde todos los empleados comprenden la importancia de proteger los datos personales y saben cómo hacerlo.

En las formaciones sobre la normativa de protección de datos, es crucial explicar las buenas prácticas de protección de datos, así como los procedimientos de seguridad a seguir.

Además de sesiones de formación, se pueden facilitar a los empleados materiales educativos sobre temas como tácticas de ingeniería social y phishing, la propia ley de protección de datos, etc. Por otra parte, también conviene realizar simulacros para que los empleados practiquen. A todo ello hay que añadir las evaluaciones continuas, que permitan revisar de manera regular si los programas de capacitación están siendo efectivos.

Aunque las pequeñas empresas podrían pensar que a quien se aplica el RGPD es solo a grandes corporaciones, cualquier entidad que procese datos de ciudadanos de la UE debe cumplir la ley al respecto. Al fin y al cabo, se trata de respetar derechos fundamentales de las personas, como la privacidad. Además, se consigue una mejor imagen corporativa y se mejora la confianza de los consumidores.

No se trata solo de una obligación legal sino también una oportunidad para mejorar la confianza del cliente, la seguridad de los datos y potencialmente, el rendimiento del negocio.

Aun y todo, hay ciertas flexibilidades que ayudan a las pymes en este sentido. Las pequeñas empresas pueden estar exentas de algunos requisitos del RGPD en ciertos casos, como la obligación de designar un delegado de protección de datos o de realizar evaluaciones de impacto sobre la protección de datos.

No cumplir con el RGPD supone sanciones económicas que pueden tener consecuencias importantes para el negocio. Las multas por infracciones leves del RGPD pueden ser de hasta 10.000 euros. En cuanto a las infracciones graves o recurrentes, puede haber multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, lo que resulte mayor.

Además, el impacto negativo en la reputación de la empresa y la confianza del cliente pueden suponer costes adicionales. El incumplimiento del RGPD puede dañar la reputación de una empresa y hacer que los clientes pierdan la confianza en ella, afectando a la cartera de clientes, con reducción de ingresos y de oportunidades de venta a largo plazo.

El Delegado de Protección de Datos (DPO, por sus siglas en inglés) es un elemento clave en el RGPD. Funciona como un experto independiente dentro de una organización, que vela por el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

No todas las empresas están obligadas a tener un DPO, pero sí es recomendable para aquellas que manejan una gran cantidad de datos sensibles o que realizan un tratamiento a gran escala de información personal.

El DPO es una figura obligatoria en determinados tipos de organizaciones. Por ejemplo, los organismos públicos deben contar con uno.

En cuanto a las empresas privadas, aquellas que tratan a gran escala datos sensibles, deben contar obligatoriamente con un Delegado de Protección de Datos. En esta categoría, se incluyen corporaciones que manejan datos médicos, sobre el origen racial o étnico, opiniones políticas, etc.

También las empresas que realicen un seguimiento habitual y sistemático de los interesados a gran escala deben designar a un DPO.

La figura del Delegado de Protección de Datos lleva consigo una serie de responsabilidades.

• Informar y asesorar al responsable y al encargado del tratamiento de datos
• Notificar a los empleados sobre sus obligaciones en materia de protección de datos
• Ser el punto de contacto con la autoridad de control y con los interesados
• Supervisar el cumplimiento del RGPD por parte del responsable y del encargado del tratamiento
• Asesorar en la elaboración e implementación de la política de protección de datos
• Orientar sobre medidas técnicas y organizativas para la protección de los datos personales
• Cooperar con la autoridad de supervisión

En resumen, el DPO puede actuar como un puente vital entre la empresa, las autoridades reguladoras, y los sujetos de datos.

A continuación resolvemos algunas dudas comunes sobre protección de datos, incluyendo aspectos legales y prácticos para empresas de diferentes sectores.

En resumen, la protección de datos para empresas es un tema crucial que afecta a la legalidad y también a nivel de imagen y de rentabilidad. No se trata de una acción puntual, sino que requiere un enfoque proactivo y continuo, que pasa por la formación del personal y la creación de procesos para asegurar un cumplimiento a largo plazo. Es esencial adoptar una estrategia de protección de datos sólida como medida preventiva y de cumplimiento legal.

Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.