Ejemplos y plantillas de protección de datos
¿Tu sitio web recopila datos personales y quieres asegurarte de cumplir las leyes de protección de datos? Incorpora un documento legal completo y adecuado en el pie de página para evitar sanciones por incumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras normativas relacionadas.
Si estás buscando una guía que te facilite el cumplimiento normativo, aquí encontrarás más de una plantilla de protección de datos a tu disposición.
Plantilla de protección de datos 1
Plantilla de protección de datos 2
A continuación presentamos otro ejemplo de plantilla de base que te puede servir para generar un documento de protección de datos para tu sitio web. Asegúrate de personalizar los campos para adaptarlos a tu empresa, sin cambiar aspectos sustanciales que son fundamentales para cumplir con las leyes de protección de datos.
Descargar plantilla de protección de datos
Plantilla de protección de datos 3
Veamos otro ejemplo que puedes utilizar de punto de partida para generar tu documento de protección de datos para tu sitio web.
Descargar documento de protección de datos
Es fundamental que adaptes cualquiera de estas plantillas a los datos de tu empresa, por ejemplo, definiendo quién es el responsable de los datos. Puedes ver más detalles sobre cómo diseñar tu documento a medida leyendo esta guía de políticas de privacidad para empresas.
Beneficios de una política de protección de datos efectiva
Con un documento legal completo y detallado en tu sitio web, evitarás posibles sanciones por parte de las autoridades de control, como la Agencia Española de Protección de Datos. Las multas por infringir el RGPD pueden alcanzar los 20 millones de euros en los casos más graves, o hasta el 4% de la facturación anual del negocio.
Además, no solo se trata de cumplir la ley, sino de salvaguardar la imagen de tu empresa. Evita que tu reputación se vea afectada por una multa de la AEPD que podría aparecer en los medios y llegar a conocimiento de tus clientes más fieles.
En resumen, estos son los tres grandes beneficios de contar con un documento de protección de datos:
- Evita importantes sanciones y pleitos con tus clientes o empleados
- Mejora la reputación de marca respetando la privacidad de los usuarios
- Fortalece la confianza de tus clientes para el éxito de tu negocio a largo plazo
Ten en cuenta que no será suficiente con redactar un documento y subirlo a tu sitio web. Debes comprometerte a cumplir con tus obligaciones en cuanto a seguir las medidas de seguridad necesarias respecto a los datos que recopiles. También debes respetar los derechos del usuario sobre sus datos, como el de acceso, eliminación, rectificación, oposición y portabilidad.
También es obligatorio que solicites el consentimiento explícito antes de cualquier tratamiento de datos personales. Para este último punto te puede ser de gran utilidad contar con un software de protección de datos, como una CMP o plataforma de gestión del consentimiento.
¿Qué debe incluir una plantilla de protección de datos completa?
Si quieres asegurarte de que tu documento legal en el sitio web esté acorde con lo que dicta la ley en España, ten en cuenta que la AEPD ha publicado un decálogo a este respecto que puede ser una buena guía, ya que garantiza el cumplimiento del RGPD y de la LOPDGDD.
1. Detallar quién trata los datos
Debe identificarse claramente a la persona o entidad encargada del tratamiento de los datos, así como a su representante. Es fundamental incluir una forma de contacto, como un correo electrónico o un formulario en línea, para que los interesados puedan comunicarse fácilmente. Además, si hay un Delegado de Protección de Datos (DPD), se deben incluir sus datos de contacto.
2. Finalidad del tratamiento y base legal
Es necesario explicar por qué se recogen y procesan los datos, y qué base legal justifica ese tratamiento. Si se justifica por un «interés legítimo», hay que dar detalles sobre qué significa y cómo afecta al proceso.
3. Consentimiento
El consentimiento debe ser claro, explícito y fácil de retirar en cualquier momento, sin que haya confusión. No puede ser un consentimiento implícito ni general, es fundamental que las personas estén informadas y consientan libremente sobre el tratamiento de sus datos.
4. Tiempo de conservación de los datos personales
Se debe informar sobre cuánto tiempo se guardarán los datos personales y cómo se determina ese período. La explicación debe ser fácil de entender, igual que en el resto de apartados, para evitar confusiones en el usuario que comparta su información de carácter personal.
5. Derechos de los interesados
En el documento de la plantilla de protección de datos se debe informar al interesado sobre sus derechos y cómo puede ejercerlos. Es necesario proporcionar una dirección de correo electrónico o un formulario específico para la gestión de esos derechos. Además, se debe explicar el significado de cada derecho y cómo puede hacerlo efectivo.
6. Cesión de datos a terceros
Debe indicarse quién recibirá los datos o las categorías de destinatarios que los tratarán. Esto es crucial para que el interesado sepa quién tiene acceso a su información. Por ejemplo, tu empresa podría compartir información de los usuarios con el proveedor de servicios de marketing o el de alojamiento web.
7. Datos obligatorios
Es necesario informar al interesado sobre la obligatoriedad o no de proporcionar ciertos datos. Además, se debe explicar qué consecuencias pueden derivarse de no proporcionar esos datos obligatorios. Por ejemplo, cierta información puede ser imprescindible para poder ofrecer un servicio que el cliente ha contratado previamente; de la misma manera, existen cookies esenciales que se deben utilizar para el funcionamiento básico del sitio.
8. Acciones automatizadas sobre los datos
Si existen decisiones automáticas, como la creación de perfiles, debe informarse al interesado sobre ello. Asimismo, es necesario explicar cómo se toman estas decisiones, cuál es su impacto y por qué se llevan a cabo.
9. Transferencia internacional de datos
Si los datos se envían a otros países, se debe informar al interesado sobre las garantías y medidas de protección que se implementan para asegurar que los datos siguen siendo tratados de acuerdo con las normativas de protección de datos.
10. ¿Cómo presentar la información?
La información debe ser clara, fácil de leer y comprender. Se puede presentar en un documento o sitio web en un formato accesible, utilizando un diseño que facilite la lectura y destacando la información esencial en los formularios de consentimiento.
Conclusión
Evita utilizar plantillas de protección de datos de fuentes no fiables tras una búsqueda rápida en Google y asegúrate de contar con un documento fiable que te sirva de punto de partida para crear el documento de protección de datos de tu empresa, como tu política de privacidad o de cookies.
En Usercentrics somos expertos en protección de datos y contamos con un software de gestión de consentimiento con un gran reconocimiento internacional, utilizado por millones de sitios web en todo el mundo. Por ello, nuestras plantillas de protección de datos te ofrecen una garantía de calidad difícil de encontrar en otros sitios.
Estas plantillas proporcionan una base estructurada y conforme a la ley, lo que facilita la implementación de políticas y procedimientos claros en el tratamiento de datos personales. Al utilizarlas, las empresas reducen el riesgo de sanciones y multas, mejoran la confianza de los usuarios y protegen su reputación, ya que demuestran un compromiso con la seguridad y privacidad de la información.
Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.