Protección de datos para emails: modelos de texto LOPDGDD y RGPD en correos electrónicos
¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos a los correos electrónicos?
Los correos electrónicos utilizan datos personales de usuarios, por lo que es crucial informar adecuadamente a los interesados bajo la LOPDGDD. En este sentido, se debe añadir una cláusula de protección de datos en el cuerpo del mensaje o la firma.
Además, si se envían correos electrónicos a bases de datos de empresas, primero se debe contar con el consentimiento correspondiente. Por ejemplo, al atraer prospectos en un formulario dentro de una página de aterrizaje, se debe agregar una casilla que incluya el permiso del usuario a recibir correos electrónicos.
La LOPDGDD y su aplicabilidad en el contexto de comunicaciones electrónicas
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) es una ley española que regula el tratamiento de datos personales. La LOPDGDD es complementaria al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la normativa de la Unión Europea.
¿Por qué es tan necesario el cumplimiento de la LOPDGDD?
El cumplimiento de la LOPDGDD en los emails no es solo una obligación legal, sino también una cuestión de responsabilidad y confianza. Las empresas que respetan la privacidad y que usan los datos de acuerdo con el consentimiento, transmiten profesionalidad y generan relaciones comerciales más sólidas y duraderas.
En definitiva, seguir las leyes de protección de datos no solo previene de posibles sanciones. Además, es clave para ganar una buena reputación corporativa, captar y fidelizar clientes.
Requisitos legales del texto LOPDGDD en emails
Aunque es una práctica habitual, las empresas no deben enviar correos electrónicos sin un consentimiento expreso. Además, el propio email debe informar sobre los derechos del interesado.
Las personas no solo tienen derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad de sus datos, sino que además deben ser informadas de que gozan de ellos.
Hay que tener claro que, tal como señala el RGPD, el consentimiento debe ser libre, inequívoco e informado. La empresa debe comunicar al usuario sobre la finalidad del tratamiento de sus datos, los derechos que le asisten y cómo puede ejercerlos. Además, tiene que incluir casillas de verificación u otros elementos para asegurarse de que las personas puedan activamente autorizar su tratamiento de datos.
Asimismo, es crucial que se protejan los datos personales con las debidas medidas de seguridad. Como un activo valioso que la empresa salvaguarda de los usuarios, los datos personales deben tratarse garantizando que no se difundan a terceros ni se puedan robar. Por ello, hay una serie de buenas prácticas técnicas y organizativas, fundamentales para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, alteraciones, pérdida o destrucción.
Se pueden ver más detalles de cómo llevar a cabo estas acciones concretas en esta checklist RGPD, una amplia guía para seguir paso a paso.
Cómo redactar el texto de protección de datos para emails
Para garantizar el cumplimiento de estas normativas y proteger la privacidad de los usuarios, es fundamental incluir un texto de protección de datos claro y conciso en todos los emails que contengan o soliciten información personal.
Pasos para redactar un texto de protección de datos claro y conforme a la ley
Hay una serie de puntos clave que deben seguir las empresas para el cumplimiento de las leyes de protección de datos en los correos electrónicos.
En primer lugar, se debe identificar al responsable del tratamiento:
- Incluir el nombre completo de la empresa u organización
- Proporcionar los datos de contacto
- Indicar, si procede, el nombre y datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO)
Otro punto importante es informar sobre la finalidad del tratamiento, ya que no es lo mismo que sea solo para informar sobre un evento puntual que sobre productos de la empresa.
Sobre los destinatarios, se debe comunicar si los datos se compartirán con terceros y, en su caso, a quién. Por ejemplo, pueden ser proveedores de servicios, colaboradores y otros.
Los interesados deben tener claros sus derechos, que se explicarán de manera fácilmente comprensible. Además, se deben facilitar los medios para ejercer los derechos, como una dirección de correo electrónico o un formulario de contacto.
En caso de que el origen de los datos no se obtuviera del interesado directamente, este debe ser comunicado.
Si procede, se puede añadir un texto adicional mencionando otra información relevante. Por ejemplo, en caso de la existencia de decisiones automatizadas o la elaboración de perfiles. También se puede avisar de la posibilidad de presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Siguiendo estos puntos, las empresas pueden asegurarse de cumplir la LOPDGDD cuando se trata de enviar newsletters o cualquier otro email.
Ejemplos de frases para diversos tipos de emails
Lo primero de todo es informar sobre la base legal, con una frase tipo:
«En cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), le informamos de que…»
A continuación, se debe informar sobre la finalidad del tratamiento de datos:
«Sus datos personales serán utilizados para [enumerar las finalidades del tratamiento].»
Lo siguiente y fundamental es comunicar sobre los derechos del destinatario del correo electrónico:
«Le informamos de que tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos, suprimirlos, limitar su tratamiento, oponerse al mismo y solicitar su portabilidad.»
Implementación técnica de textos de protección en emails
En caso de que el departamento de marketing o ventas deba redactar un texto para todos los emails corporativos o campañas por este canal, hay una serie de claves a tener en cuenta:
- Utilizar un lenguaje claro y sencillo, evitando tecnicismos
- Adaptar el texto al contexto y al tipo de correo electrónico
- Asegurarse de que la información sea visible y accesible
- Actualizar el texto periódicamente para adaptarlo a los cambios normativos
Dónde y cómo incorporar el texto legal en los emails
Tanto en correos transaccionales como en campañas de marketing es común añadir esta información en la firma del correo electrónico.
Software para automatizar el cumplimiento
Hay programas informáticos que ayudan a las empresas a realizar de manera más ágil y correcta este tipo de acciones que garantizan el cumplimiento de la Ley Orgánica 3 2018, es decir, la ya mencionada LOPDGDD.
Una CMP, por ejemplo, es una plataforma de gestión del consentimiento. Ayuda a las empresas a obtener, gestionar y documentar el consentimiento de usuarios. Es clave para la transparencia y el cumplimiento normativo.
Por ejemplo, si la empresa está captando clientes potenciales en un formulario web o incluso rastreando información mediante cookies, debe solicitar permiso. Esto es lo que permite hacer fácilmente un software RGPD o de protección de datos. Se incorpora un banner de cookies para que las personas validen el tratamiento de su información de carácter personal. También se pueden incorporar casillas de verificación en formularios, que aseguren el consentimiento explícito de recepción de correos por parte de la empresa.
Conclusión
En resumen, blindar la privacidad en los emails es crucial para cumplir con la LOPDGDD. Un texto claro y conciso que detalle el tratamiento de datos, su finalidad y los derechos del usuario garantiza la transparencia y legalidad en las comunicaciones electrónicas.
Más allá de la mera obligación legal, adoptar buenas prácticas en la protección de datos personales refuerza la imagen de la empresa y cultiva relaciones comerciales más sólidas y duraderas.
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Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.
