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Cláusula de protección de datos

Las empresas deben asegurarse de incluir una cláusula de protección de datos en los documentos en que sea necesario, como en contratos, facturas, formularios de contacto u otros contextos en que se incluyan datos de personas físicas.
Blog / Cláusula de protección de datos
Publicado por Usercentrics
Tiempo de lectura 6 mins
Ene 29, 2025

¿Qué es una cláusula de protección de datos?

Una cláusula de protección de datos es un apartado normativo que se incluye en un documento legal para informar a los interesados sobre el tratamiento que se dará a sus datos personales, siguiendo los requisitos del RGPD.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la legislación de la Unión Europea que establece un marco jurídico común para proteger la privacidad y los derechos de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos de carácter personal. 

El artículo 13 del RGPD en particular hace referencia a la obligación de informar a las personas sobre sus derechos respecto al tratamiento de sus datos. Además, la legislación exige obtener el consentimiento explícito antes de recopilar los datos y garantizar la protección de los mismos tomando las medidas de seguridad necesarias.

¿Cuándo es necesaria una cláusula de protección de datos?

Siempre que una organización trate datos personales debe comunicar al interesado sobre ello, además de obtener su consentimiento. Una cláusula RGPD puede ser necesaria en diversos contextos profesionales:

  • En un contrato de prestación de servicios
  • Al pedir información en un formulario de registro
  • En el envío de newsletters o cualquier clase de correo comercial
  • En la política de privacidad del sitio web
  • En contratos laborales, para la protección de datos de los empleados
  • En facturas, presupuestos y albaranes
  • En actividades que impliquen el uso de datos para fines de marketing 

En esencia, la cláusula de protección de datos es imprescindible para cumplir con el deber de informar que emana del RGPD.

¿Qué incluir en una cláusula de protección de datos?

Sea cual sea el documento legal en que se incluya la cláusula de protección de datos, ésta debe contar con una serie de puntos clave.

  • Información y contacto del responsable del tratamiento y, si es necesario, del DPO (Delegado de Protección de Datos)
  • Qué información del interesado se recopila y trata 
  • Cuál es la finalidad del tratamiento y su base legal
  • Destinatarios de los datos, si hay encargados del tratamiento
  • Plazo de conservación de la información
  • Derechos que tiene el interesado
  • Transferencias internacionales de datos, si se da el caso
  • Medidas de seguridad que tiene la empresa para proteger los datos personales
  • Procedimiento en caso de que ocurra una brecha de seguridad
  • Cómo presentar cualquier reclamación ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)

Estos son los puntos principales que se deben abordar en una cláusula de protección de datos. No es necesario incluir información adicional sobre cada uno de ellos, sino que lo esencial es incluir los elementos necesarios y facilitar un acceso directo a más detalles.

Este enfoque de dos capas permite cumplir con la normativa de transparencia y accesibilidad de la información sin saturar al usuario. Como resultado, la empresa puede optimizar las conversiones en su sitio web, minimizar la pérdida de oportunidades y ofrecer una experiencia más ágil y eficaz en cualquier interacción comercial.

Cómo redactar una cláusula de protección de datos conforme al RGPD

La redacción y presentación de la cláusula RGPD no solo implica incluir la información requerida por la legislación, sino también comunicarla de manera comprensible y accesible. Esto es fundamental para garantizar la transparencia y fomentar la confianza por parte de los interesados.

Estos son algunos aspectos relativos a la redacción:

  • Lenguaje claro y fácil de entender, evitando tecnicismos
  • Estructura lógica y bien organizada
  • Tipografía y tamaño legibles
  • Disponibilidad de idiomas de acuerdo con los destinatarios de la información
  • Presentación visual amigable, destacando las secciones clave
  • Acceso en diferentes formatos, si es posible y necesario

El artículo 12 del RGPD especifica que el responsable del tratamiento deberá facilitar al interesado toda la información relativa al tratamiento «en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño».

Además, si el usuario lo solicita, la empresa tiene la obligación de facilitar la información verbalmente, aparte de por escrito o por medios electrónicos.

Comprueba si cumples el RGPD y evita multas con la CMP de Usercentrics.

Modelos de cláusulas de protección de datos

Veamos el caso hipotético de una tienda online española que incluye en su formulario de registro una frase genérica y vaga sobre protección de datos. Esto puede generar desconfianza en el usuario y se arriesga a sanciones por parte de la AEPD.

Este sería un ejemplo de frase ambigua:

«Los datos personales serán tratados conforme a la normativa vigente para fines comerciales y operativos».

En cambio, una cláusula de protección de datos correcta y conforme a la legislación vigente debería tener más información y acceso a detalles adicionales:

«Los datos personales proporcionados serán gestionados por [Nombre de la empresa], con domicilio en [dirección completa], para gestionar tu registro y enviarte ofertas personalizadas. Podrás acceder, modificar o eliminar tus datos escribiendo a [email]. Para más detalles, consulta nuestra política de privacidad».

En este caso se facilita información del responsable del tratamiento, se informa sobre los derechos del usuario y se proporciona un enlace a la política de privacidad.

Cláusula de privacidad en un formulario

Veamos un caso real y concreto de cláusula de protección de datos añadida a un formulario de contacto. En este caso se trata de un texto corto que aparece en una página de aterrizaje de HubSpot.

En resumen, la cláusula informa sobre la finalidad del tratamiento, el responsable y los derechos de los interesados. Para más información, se añade el enlace a la política de privacidad del sitio web.

Si quieres generar una política de privacidad conforme al RGPD, puedes descargar el documento de protección de datos aquí y personalizarlo para tu empresa.

Modelo de cláusula informativa en una factura

En una factura se debe incluir una cláusula de protección de datos si alguno de los datos se refiere a una persona física. En ese caso, podemos ver a continuación un ejemplo de texto que permite identificar al responsable, informar sobre los derechos del interesado y facilitar acceso a la política de privacidad.

Pantallazo de un documento que detalla un precio y un precio adicional, con texto visible y bien estructurado.

En caso de que necesites un modelo de cláusula para contratos de encargados del tratamiento, la AEPD cuenta con un documento diseñado para ello, que puede servir para las empresas que comparten datos con proveedores, por ejemplo.

Es importante recordar que estos son solo ejemplos básicos y generales. Es esencial adaptarlos a las características específicas del contexto. Se recomienda consultar con un experto en protección de datos para asegurarse de que la cláusula cumpla con todos los requisitos legales aplicables según el tipo de actividad y los datos tratados.

Conclusión

Cumplir con el RGPD y otras normativas internacionales protege a las empresas de multas y penalizaciones severas. Además, una cláusula completa y bien comunicada no solo protege a la empresa legalmente, sino que mejora la percepción del usuario y contribuye al éxito comercial. 

Para cumplir con estas obligaciones de manera eficiente y profesional, es recomendable utilizar plantillas de cláusulas adaptadas y herramientas especializadas como Usercentrics. Esta CMP o plataforma de gestión del consentimiento permite a las empresas:

  • Implementar soluciones de consentimiento adaptadas a las normativas locales
  • Automatizar el proceso de recopilación, almacenamiento y gestión del consentimiento de usuarios
  • Realizar informes detallados y auditorías que te permiten verificar el cumplimiento

Con esta herramienta puedes adaptarte a cambios legales y a las necesidades específicas de tu negocio de manera eficiente, asegurando que tu empresa siempre esté al día con los requerimientos legales y mantenga la confianza de los clientes.

Comprueba en qué medida cumples con la normativa de protección de datos y evita multas con la CMP de Usercentrics.

Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.