¿Qué es el tratamiento de datos personales?
El tratamiento de datos personales se refiere a cualquier operación realizada sobre datos personales, ya sea de forma automatizada o manual. Este concepto abarca desde la recopilación y almacenamiento hasta el uso, modificación, transferencia o eliminación de dicha información.
Las empresas recopilan y procesan datos personales en casi todas sus operaciones, desde la gestión de clientes hasta el análisis de comportamiento en línea. El uso de estos datos implica una gran responsabilidad, ya que los datos personales son un activo valioso y, al mismo tiempo, una fuente de riesgos si no se gestionan adecuadamente. La privacidad es un derecho fundamental de las personas y debe protegerse con un correcto tratamiento de sus datos.
¿Sabías que el tratamiento indebido de datos puede acarrear multas de hasta 20 millones de euros? Las empresas deben asegurarse de proteger la información con las medidas de seguridad adecuadas, además de contar en su sitio web o app con el texto de protección de datos que permita informar a los usuarios sobre sus compromisos, como la política de privacidad y la política de cookies.
Tratamiento de datos personales: cómo cumplir el RGPD y la LOPDGDD
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) define los datos personales como cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable, como su nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, identificadores en línea, entre otros. Entonces, a la hora de hablar de tratamiento de datos personales, debemos partir de la premisa de que nos referimos a operar con este tipo de elementos.
Tal como recoge el artículo 5 del RGPD, los datos personales deben ser tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado («licitud, lealtad y transparencia»). Además, en el artículo 5 se detallan el resto de principios relativos al tratamiento de datos de carácter personal: finalidad, minimización, exactitud, conservación, integridad y confidencialidad.
Si una empresa recopila datos de usuarios sin obtener el consentimiento explícito, no cumple con los principios del tratamiento de datos o con las medidas de seguridad adecuadas para proteger esa información, podría ser sancionada con multas elevadas. Además, podría verse obligada a compensar económicamente a los afectados en caso de que se produzca una filtración.
En 2024, una empresa española fue multada con 3.000 euros por añadir a una persona a un grupo de WhatsApp sin su consentimiento, lo que destaca la importancia de obtener permisos explícitos antes de incluir a alguien en comunicaciones grupales. Este es solo uno de los centenares de casos en que empresas españolas han sido multadas por la AEPD por incumplir alguna exigencia respecto al tratamiento de datos personales.
Tipos de tratamiento de datos personales
Dentro del concepto de tratamiento de datos se engloban una serie de prácticas, empezando por la recopilación de la información, además de su almacenamiento, clasificación, etc.
Recopilación de datos personales
Este tipo de tratamiento implica la obtención de datos de personas físicas, ya sea a través de formularios, encuestas, interacciones en línea o cualquier otra forma de recolección. Los datos pueden ser obtenidos de manera directa del interesado o, en ocasiones, de fuentes accesibles al público.
Los datos automatizados son aquellos que se procesan mediante sistemas informáticos, bases de datos o aplicaciones que permiten la recopilación, almacenamiento, modificación y análisis sin la intervención humana directa. Este tipo de tratamiento facilita la gestión masiva de datos, la optimización de procesos y la aceleración de la toma de decisiones.
En cambio, los datos manuales son aquellos que se recopilan y procesan de manera tradicional, sin el uso de sistemas informáticos automatizados. Este tratamiento generalmente implica que los datos sean almacenados en formatos físicos, como documentos en papel o archivos no digitales, y su acceso y gestión dependen de la intervención humana directa.
Almacenamiento de datos
Este tratamiento se refiere a la conservación de los datos personales durante un periodo determinado. El almacenamiento debe garantizar la protección y seguridad de los datos, asegurándose de que solo se conserven el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fueron recopilados.
Organización
La organización implica la clasificación y estructuración de los datos personales de manera que sea más fácil acceder, modificar o eliminar en el futuro. Por ejemplo, una empresa puede ordenar los datos personales de sus clientes por grupos de productos comprados.
Modificación de datos personales
El tratamiento también puede incluir la actualización o corrección de datos personales que ya han sido recopilados. Este tipo de tratamiento asegura que los datos sean precisos y actuales, tal como exige el RGPD.
Consultas o uso de datos
En este tipo de tratamiento, los datos personales son consultados o utilizados por una entidad para un propósito específico. Este uso debe estar claramente definido y no debe exceder los fines iniciales para los que se obtuvo el consentimiento o se realizó el procesamiento.
Transferencia de datos
Cualquier clase de cesión de datos a terceros debe realizarse conforme al reglamento. La transferencia de datos implica el envío de los datos personales fuera del territorio de la Unión Europea, a países que pueden tener regulaciones de privacidad diferentes. Este tipo de tratamiento está sujeto a restricciones específicas bajo el RGPD para garantizar la protección de los datos.
Análisis de datos personales
El análisis de datos se refiere al proceso de aplicar técnicas y métodos para extraer información relevante de los datos personales. Este tipo de tratamiento se usa comúnmente en el análisis de tendencias, comportamiento del consumidor o en la personalización de productos y servicios.
Ejemplos de tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales está presente en multitud de situaciones de nuestra vida diaria.
Al crear un perfil en una red social, proporcionamos datos personales como:
- Nombre
- Fecha de nacimiento
- Fotos
- Ubicación
La plataforma utiliza estos datos para mostrarnos contenido relevante, conectarnos con otros usuarios y mostrar publicidad personalizada.
Muchas aplicaciones móviles también recopilan datos personales como nuestra ubicación, contactos e historial de uso. Estas aplicaciones utilizan dichos datos para ofrecernos servicios personalizados, mostrarnos publicidad y mejorar su funcionamiento. Si tu empresa tiene una app para clientes y prospectos, tendrás que asegurarte de cumplir con las exigencias del RGPD al tratar datos personales.
Por otra parte, cuando utilizamos un motor de búsqueda, proporcionamos datos personales como nuestro historial de búsqueda, ubicación e intereses. El motor de búsqueda utiliza estos datos para mostrarnos resultados de búsqueda relevantes y publicidad personalizada.
Las entidades bancarias y financieras, entre otras empresas de servicios, también recopilan y utilizan datos personales de sus clientes, como:
- Información sobre cuentas bancarias
- Tarjetas de crédito
- Préstamos e inversiones
Todo ello se utiliza para gestionar los productos y servicios financieros y debe ser tratado solo conforme a la finalidad con la que se legitima su recopilación y procesamiento.
Estos son solo algunos ejemplos del amplio abanico de situaciones diarias en las que las personas proporcionan información de carácter personal. Las empresas son responsables de realizar un correcto tratamiento de los datos, siempre siguiendo la normativa que rige en la zona donde se encuentran los usuarios. Si tu negocio opera con datos de ciudadanos españoles, deberás seguir la normativa de la UE y España, y por tanto el RGPD y la LOPDGDD, además de otras leyes sobre privacidad como la Directiva ePrivacy, entre otras.
¿Quién realiza el tratamiento de datos personales?
La empresa que recopila datos de los usuarios actúa como responsable del tratamiento, sin embargo, deben quedar claros los diferentes roles y sus obligaciones. Tal como indica el RGPD en el artículo 30:
«Cada responsable y, en su caso, su representante llevarán un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. (…) Cada encargado y, en su caso, el representante del encargado, llevará un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta de un responsable».
En el artículo se detalla lo que debe contener cada registro, y es importante que las empresas se aseguren de incluirlo.
La Agencia Española de Protección de Datos facilita a las empresas una serie de guías para poder asegurarse de cumplir con la normativa vigente. En este sentido, en su sitio web introduce el apartado de obligaciones con la siguiente información:
«Recuerda que si tratas datos o información sobre personas físicas que permitan su identificación, los utilizas con fines determinados y tomas decisiones relacionadas con los fines para los que utilizas estos datos personales o los medios en los que llevas a cabo el almacenamiento y la forma de procesar los datos, eres “el responsable” de la actividad de tratamiento de estos datos».
Para los responsables y encargados del tratamiento, se facilitan diversos recursos y contenidos que permiten comprender y seguir los pasos obligatorios de acuerdo con la ley.
Leer a continuación: ¿Google Analytics cumple con el RGPD?
Conclusión
El RGPD establece un marco legal sólido para proteger los datos personales y garantizar que se tratan de forma responsable y ética. Las empresas deben cumplir con estas normas para evitar sanciones, proteger la privacidad de las personas y mantener la confianza de sus clientes.
Usercentrics CMP es un software de protección de datos que ofrece una solución integral para la gestión del consentimiento de cookies, permitiendo a las empresas cumplir con las normativas de privacidad como el RGPD y la LOPDGDD. Esta plataforma facilita la obtención y gestión del consentimiento de los usuarios para el uso de cookies, garantizando que las empresas obtengan el permiso explícito y bien informado de sus visitantes antes de procesar sus datos.
Además, Usercentrics CMP proporciona herramientas para personalizar la apariencia de los banners de cookies, configurar preferencias de consentimientos y ofrecer informes detallados, todo en un entorno intuitivo. Esto permite a las organizaciones gestionar de manera eficiente el consentimiento, reducir riesgos legales y asegurar la transparencia con sus usuarios, protegiendo tanto la privacidad de los datos como la reputación de la empresa.
No dejes que la gestión de datos sea una preocupación. Con Usercentrics CMP, estarás preparado para cumplir con las normativas y ofrecer a tus usuarios la confianza que merecen.
Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.