Le aziende in Europa devono affrontare complessità sempre crescenti quando si rapportano alla privacy dei dati degli utenti. Questo è particolarmente vero ora che sono in vigore nuovi requisiti per i grandi partner tecnologici, Google e Meta in primis. Ecco che la necessità dell’implementazione dei requisiti del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è più che mai fondamentale.
Il GDPR impone dei requisiti rigorosi alle aziende che operano sul territorio UE e che, in particolare, raccolgono e trattano i dati personali degli utenti. Questo regolamento è stato emanato dalla Commissione Europea, e si applica anche alle aziende che non hanno sede in Europa, ma che operano in uno o più Paesi facenti parte dell’Unione.
Con le multe per casi di mancata conformità che hanno raggiunto nuovi massimi, le aziende devono dare la priorità al raggiungimento della conformità al GDPR. Lo scopo è mitigare i rischi legali e rispettare gli standard etici nel trattamento dei dati personali degli utenti che visitano il proprio sito web o app.
Il percorso per raggiungere questa agognata conformità può essere lungo e tortuoso. Pertanto, è richiesta una meticolosa preparazione e un piano d’azione per affrontare la natura multisfaccettata dei requisiti del GDPR. Ma ne varrà la pena: oltre a evitare le sanzioni, favorirà una cultura di fiducia e lealtà da parte dei tuoi clienti.
Perché devi raggiungere la conformità e implementare il GDPR?
Le attività commerciali che operano nell’UE o trattano i dati personali di cittadini residenti nell’UE sono direttamente coinvolte nei requisiti del GDPR e devono aderirvi.
La mancata conformità al GDPR può comportare multe salate, interruzioni delle attività dell’azienda e perdita di reputazione presso i tuoi clienti. Ecco perché raggiungere la conformità e implementare il GDPR è una delle priorità assolute per queste organizzazioni.
Bisogna anche tenere in considerazione che le multinazionali, che svolgono operazioni in tutto il mondo e hanno una clientela diversificata, sono anch’esse altamente impattate dal GDPR. Anche qualora non avessero sedi legali o quartier generali nell’Unione Europea, potrebbero ugualmente processare dei dati personali di residenti europei, il che comporta la necessità di conformità al GDPR.
Gli adeguamenti normativi del GDPR valgono anche a livello locale, per esempio per le piccole e medie imprese (le PMI). Le aziende italiane, in quanto operanti in un Paese membro dell’UE come l’Italia, devono rispettare i requisiti della privacy richiesti dal GDPR e adeguarsi ai cambiamenti nel rispetto della tutela dei dati personali dei propri utenti.
In aggiunta a tutto questo, aziende con attività in settori come la sanità, la finanza e la tecnologia trattano spesso le informazioni sensibili di chi usufruisce (talvolta anche indirettamente) dei loro servizi. Queste organizzazioni dovrebbero essere particolarmente sensibili all’implementazione del GDPR per via dei rischi elevati di violazione dei dati e di controllo da parte delle autorità.
12 passaggi per raggiungere la conformità al GDPR
Navigare tra le disposizioni del GDPR non deve per forza portare a una sensazione di sovraccarico. Questa guida di 12 passi è utile per portare a risultati tangibili e semplificare l’intero processo di conformità alla privacy richiesto dal GDPR.
Puoi cominciare da un audit completo sulla privacy dei dati per rilevare se ci sono delle irregolarità nelle tue tecnologie di trattamento. Oppure, puoi iniziare dalla creazione di meccanismi di consenso trasparenti mediante un banner per i cookie. Ogni fase di cui parleremo nelle prossime righe è pensata per aiutarti a tradurre i requisiti del GDPR in strategie pratiche. Alla fine di questa guida pratica in 12 passaggi sarai più versatile e pronto a integrare il GDPR nella tua organizzazione.
1. Valutazione di conformità al GDPR
Un primo passo per la conformità al GDPR riguarda il modo in cui i dati personali vengono raccolti, elaborati, archiviati e condivisi tra i membri della tua organizzazione. Prendi in esame tutte le fonti e i punti di contatto attraverso cui raccogli dei dati. Per esempio, considera i moduli online, le interazioni con i clienti sul tuo sito web, attraverso le tue inserzioni pubblicitarie o tramite piattaforme di terze parti.
Analizza attentamente dove, come e per quanto tempo questi dati vengono archiviati. Presta anche molta attenzione a chi può accedervi.
Dopodiché, identifica gli ambiti dove il GDPR si applica e che riguardano la tua azienda. Stabilisci quali porzioni o parti delle tue pratiche di gestione dei dati ricadono sotto la protezione del GDPR. A questo punto, dovrai valutare se stai trattando i dati personali di cittadini residenti nell’UE. Questo è d’obbligo indipendentemente dalla tua ubicazione fisica, dal momento che i requisiti del GDPR si applicano anche ad aziende con sede al di fuori dell’UE.
Il primo passo, dunque, è di considerare tutte le attività aziendali che trattano i dati, dalle interazioni con i clienti ai registri dei dipendenti. Valuta il loro allineamento con i requisiti normativi del GDPR. Questo ti sarà di grande aiuto per fare chiarezza sulle aree che richiedono la tua attenzione e ti permetterà di dare ai tuoi sforzi una priorità ben definita.
2. Inventario dei dati
L’inventario dei dati è un registro completo con tutti i dati personali degli utenti che la tua organizzazione raccoglie, elabora, archivia, utilizza e condivide. Include dettagli importanti come:
- tipologie di dati raccolti;
- scopi per cui i dati vengono utilizzati;
- fonti da cui si ottengono i dati;
- soggetti, terze parti e fornitori di tecnologia con cui vengono condivisi.
Stilare un inventario ti permette di rilevare quali dati personali sono in tuo possesso e le modalità con cui vengono trattati. Così facendo, potrai valutare quanto la tua azienda sia in linea ai requisiti di conformità del GDPR, identificare le aree di rischio e intraprendere le azioni correttive per prevenire possibili sanzioni e/o interruzioni del servizio.
Un inventario dei dati è importante perché funge da “archivio centralizzato”, così da tenere in modo ordinato e preciso tutte le informazioni sui tuoi utenti. Tale archivio ti permette di gestire al meglio le richieste di accesso, rettifica e cancellazione degli utenti interessati.
Creare un inventario dei dati non è obbligatorio ai sensi del GDPR. Tuttavia, risulta essere una pratica preziosa per le organizzazioni che vogliono gestire i requisiti del GDPR in modo più efficace e costruire relazioni coi clienti basate sulla fiducia.
3. Mappatura dei dati per una valutazione del rischio
Effettuare una mappatura dei dati implica tracciare il percorso dei dati personali mentre entrano e si spostano dentro e fuori dalla tua organizzazione.
Puoi iniziare documentando i punti di entrata e le fonti da cui raccogli i dati. Tieni traccia anche dei luoghi di archiviazione, dei periodi di conservazione dei dati e dei destinatari che li ricevono.
Ecco ora che potrai condurre una valutazione del rischio efficace. Identifica le aree di vulnerabilità per le quali potresti incorrere in sanzioni. Valuta fattori come:
- la natura dei dati raccolti;
- le finalità per cui vengono trattati;
- le misure di sicurezza messe in atto.
In questo modo, sei un passo più vicino a una GDPR compliance (conformità al GDPR) in piena regola.
4.Base giuridica del trattamento dei dati
Valutare la base giuridica del trattamento dei dati è molto importante per restare in conformità ai requisiti del GDPR.
Di fatti, l’aggiornamento delle normative che circondano il trattamento dei dati ha visto decadere alcune discutibili soluzioni usate da alcune organizzazioni, come per esempio il consenso implicito, per il quale il GDPR non lascia più alcuna zona grigia d’interpretazione.
Dunque, a seguito dell’espansione dei requisiti imposti dal GDPR, dovrai condurre un’esame approfondito dello scopo e dell’ambito di applicazione del trattamento dei dati. Nello specifico, dovrai analizzare quanto segue:
- consenso;
- adempimento del contratto;
- interessi vitali;
- obbligazioni legali;
- interessi di natura pubblica;
- interessi legittimi.
Dopodiché, dovrai aggiornare le tue policy sulla privacy per comunicare in modo trasparente la base giuridica delle tue attività di trattamento dei dati. Dovrai anche informare i tuoi utenti circa i loro diritti e come possono esercitarli, in particolare riferimento alle modalità di archiviazione dei loro dati e di come possono ritirare il consenso dato in precedenza.
Spiegando ai tuoi consumatori come i dati verranno utilizzati, adotterai una politica di trasparenza e fiducia sia con i tuoi consumatori, sia con i tuoi azionisti e con gli organi di controllo che supervisionano la corretta applicazione delle disposizioni del GDPR.
5. Implementazione della gestione del consenso
L’implementazione della gestione del consenso è un punto cruciale della tua strategia per raggiungere la conformità al GDPR. Stando agli standard imposti dal GDPR, gli utenti devono poter dare le proprie preferenze di consenso in modo libero, preciso, informato e non ambiguo. Inoltre, il consenso deve essere custodito in sicurezza e disponibile in caso di un audit o di richieste di accesso da parte degli utenti.
Con le regolamentazioni in costante aggiornamento, la capacità di segnalare correttamente il consenso a terze parti come Google è diventata sempre più importante.
Esistono due modelli distinti per la raccolta del consenso: opt in e opt out. L’opt out permette alle aziende di raccogliere il consenso senza richiederlo, e gli utenti possono impedire l’ulteriore raccolta e analisi, in qualunque momento e senza alcuna restrizione. L’opt in, invece, consiste nella richiesta e ottenimento del consenso esplicito prima di iniziare a raccogliere e inviare i dati. Il GDPR e numerose altre leggi dello scenario globale seguono e rafforzano questo modello.
Usare una piattaforma di gestione del consenso come Usercentrics favorisce la raccolta del consenso valido. Inoltre, aiuta a gestire efficacemente gli archivi con le scelte di consenso dei tuoi utenti, permettendoti di semplificare il processo e rispettare gli standard normativi del GDPR.
6. Implementazione di misure per la sicurezza dei dati
I dati e le informazioni personali dei tuoi utenti devono essere al sicuro. Dovrai implementare misure come crittografia, funzionalità di accesso e backup dei dati per contrastare possibili minacce.
La crittografia è fondamentale per proteggere i dati da possibili agenti malintenzionati, come hacker. Funziona come uno strato protettivo che “nasconde” i dati degli utenti del tuo sito web. Crittografare le informazioni sia in fase di entrata che di transito assicura che anche qualora qualcuno riuscisse a intercettare i dati, questi ultimi non sarebbero utilizzabili in alcun modo da terze parti non autorizzate poiché indecifrabili.
Limitare le funzionalità di accesso stabilisce chi, nella tua organizzazione, può accedere ai dati. Concedere i permessi sulla base dei ruoli e delle responsabilità ricoperte può limitare l’accesso alle informazioni sensibili esclusivamente a chi ne ha bisogno per finalità lavorative.
Inoltre, i backup di dati regolari verso cloud al di fuori del sito web sono essenziali per ridurre il rischio in caso di perdita o danneggiamento dei dati. Così, potrai anche assicurarti di recuperare informazioni di importanza critica in caso di attacchi cibernetici, malfunzionamenti dell’hardware o disastri naturali.
7. Implementare i diritti degli utenti garantiti dal GDPR
Il GDPR impone che gli utenti possano avere accesso ai propri dati custoditi da aziende, organizzazioni o altri enti. Le attività commerciali devono, dunque, favorire l’accesso rapido e quanto più immediato possibile ai dati personali di cui sono in possesso. Lo stesso vale per richieste di correzioni, rettifiche o cancellazioni.
Inoltre, gli individui hanno il diritto di ricevere i propri dati in formato digitale. In questo modo, hanno la possibilità di trasferirli a un altro fornitore di servizi.
Il GDPR impone 30 giorni di tempo per l’adempimento alle richieste dei singoli; o in alternativa, 30 giorni per fornire una risposta iniziale qualora vi siano circostanze che impediscano l’adempimento. Dunque, soddisfare le richieste dei singoli in modo tempestivo non è solamente un obbligo morale che crea trasparenza e fiducia: è un vero e proprio requisito legale che, se non rispettato, può portare a sanzioni, interruzioni del servizio e danneggiare la tua azienda e il tuo brand.
8. Predisporre una reazione in caso di violazione dei dati
Sfortunatamente, ancora oggi esistono gruppi che tentano di violare i dati degli utenti per trarne profitto in modo illegittimo. Se la tua azienda dimostra di possedere un piano di risposta tempestivo e ben progettato in caso di violazioni dei dati, dimostrerà anche di avere a cuore la privacy degli utenti e la sicurezza dei dati personali. A livello pratico, avere un piano già definito porta a una reazione più immediata e risoluta capace di prevenire ulteriori danni.
Uno dei modi migliori per preparare un piano di reazione alla violazione dei dati è di effettuare una valutazione preliminare del rischio. Una volta completata, potrai sviluppare dei protocolli per rilevare, notificare ai membri della tua organizzazione, contenere e mitigare eventuali violazioni. Informa chi di dovere e assegna ruoli di conseguenza. La tua azienda deve essere pronta e deve sapere che cosa fare.
È consigliabile nominare un responsabile della protezione dei dati (RPD) e fornirgli un’adeguata formazione. Lui o lei saprà cosa fare, chi mobilitare e quali misure difensive attuare in modo tempestivo. Fungerà, inoltre, da importante punto di riferimento per coordinare le attività di reazione.
Assicurati che il tuo piano venga costantemente aggiornato. Dovrai riflettere i cambiamenti nelle operazioni, nelle tecnologie utilizzate e implementare i cambiamenti normativi.
Mantieni sempre aggiornato il tuo piano per renderlo efficace e ridurre al minimo l’impatto di possibili violazioni. Proteggi la tua azienda, i dati dei tuoi clienti e la tua reputazione.
9. Fai formazione in azienda con programmi sul GDPR
Prepara e somministra dei corsi sul GDPR ai membri della tua organizzazione. È molto importante che le figure con ruoli chiave nell’ambito della privacy e della tutela dei dati siano aggiornati sulle più recenti normative in vigore.
Instillare una cultura di rispetto verso la privacy degli utenti non può che portare beneficio alla tua organizzazione. Puoi valutare la creazione di workshop e simulazioni per coinvolgere i tuoi dipendenti e offrire loro un assaggio pratico. Mostra loro il significato del GDPR applicato alla privacy nel mondo reale, in modo che possano interiorizzarlo in modo anche divertente.
Mantieni i tuoi dipendenti aggiornati sugli ultimi sviluppi del GDPR (e, eventualmente, anche su altre normative correlate, come la Direttiva ePrivacy) in modo che possano adeguare le loro pratiche di conseguenza. Standardizzare la pratica di formazione sul GDPR aiuterà anche i nuovi dipendenti che entrano a far parte del tuo organico.
10. La tua azienda ha realmente bisogno di un RPD? Considerazioni
Abbiamo visto alcuni paragrafi più in alto che cos’è un RPD e perché è importante averne uno. Tuttavia, dovremmo considerare se realmente c’è la necessità di nominare un RPD per la tua azienda. Continua a leggere per scoprire i nostri consigli per capire se hai bisogno di un RPD .
Il Responsabile per la Protezione dei Dati funge da punto di contatto tra la tua azienda, gli interessati e le autorità di regolamentazione in materia di protezione dei dati. Supervisiona le politiche e le operazioni di protezione dei dati, fornisce indicazioni sulle attività di trattamento dei dati e monitora il rispetto delle leggi come il GDPR.
Un RPD dovrebbe, pertanto, possedere delle adeguate conoscenze legali. Qualora non fosse così, allora collaborerà strettamente con il team legale.
Hai bisogno, dunque, di un RPD? Ecco alcuni punti chiave da considerare per valutare questa importante decisione organizzativa:
- Volumi di dati: se la tua azienda tratta grandi volumi di dati personali, allora potrebbe essere necessario nominare un RPD. Questo è particolarmente vero se tratti informazioni personali di natura sanitaria o finanziaria, oppure qualora la tua azienda offrisse un monitoraggio continuo dei propri clienti;
- La struttura e le attività della tua azienda: se svolgi attività nel settore pubblico o che richiedono un monitoraggio regolare di individui su larga scala, allora la nomina di un RPD è obbligatoria ai sensi dell’articolo 37 del GDPR.
In generale, è sempre un vantaggio avere un RPD che si occupa di mantenere la tua azienda in conformità alle normative sulla privacy come il GDPR.
11. Monitoraggio e miglioramento continuo
Implementare gli strumenti di conformità alla privacy dei dati imposti dal GDPR è un compito da svolgere regolarmente. Effettuare dei controlli regolari e migliorare continuamente è ciò che ti permette di restare veramente al passo con le normative. Ci sono, infatti, delle normative che si ispirano al GDPR, come per esempio il Digital Markets Act (DMA), che plasmano lo scenario legislativo internazionale.
Una CMP supportata da Google, come la piattaforma di Usercentrics, offre un vantaggio significativo in questo senso. Tra le sue varie funzionalità, ti permette di mantenere la conformità al GDPR senza sovraccaricare il tuo team di lavoro, e senza spendere cifre irragionevolmente alte.
Le aziende più piccole potrebbero non avere sufficienti risorse per mantenersi in conformità alle normative vigenti sempre in cambiamento. Ed è qui che una CMP (consent management platform) solida e certificata diventa un prezioso partner e strumento per restare aggiornati a disposizioni come il GDPR.
12. Documentazione e mantenimento dei registri
Il GDPR impone dei rigorosi requisiti di documentazione. Dovrai conservare registri approfonditi riportanti tutti gli aspetti del trattamento dei dati, inclusi:
- scopi del trattamento
- categorie di interessati e di dati personali
- destinatari/riceventi dei dati personali
- dettagli di eventuali trasferimenti di dati al di fuori dell’UE.
Dovresti, inoltre, tenere un registro delle misure di protezione dei dati della tua azienda, come i protocolli di sicurezza dei dati e le procedure per la gestione delle violazioni della privacy.
Oltre a conservare i registri per finalità imposte dalla legge, dovresti anche conservare delle prove a testimonianza degli sforzi di conformità al GDPR. Un audit sulla privacy dei dati potrebbe aiutare in tal senso.
Le sfide legate all’implementazione del GDPR
L’implementazione dei requisiti del GDPR può porre delle sfide significative per le aziende e richiede una navigazione accorta tra le complessità legali. Inoltre, pone la questione di come implementare gli adeguamenti operativi. Il processo richiede un’attenzione meticolosa ai dettagli.
Prima di affrontare queste sfide, è necessario identificarle e comprenderle pienamente. Secondo alcuni consulenti GDPR, ecco le quattro sfide più comuni legate all’implementazione del GDPR
Complessità del GDPR
La natura normativa del GDPR e la realtà multisfaccettata dello scenario lavorativo globale può rendere difficile implementare tutto quello che è necessario. Usercentrics ti aiuta anche in questo, monitorando costantemente i cambiamenti e implementando automaticamente i nuovi standard normativi richiesti.
- Gestione del consenso
Il GDPR impone che il consenso venga richiesto e ottenuto esplicitamente. Usercentrics offre una piattaforma per gestire il consenso a livello granulare e permettere un’elevata personalizzazione dell’esperienza dell’utente. Inoltre, assicura che il consenso venga ottenuto, registrato e custodito correttamente, solo e solamente dopo che l’utente si sia espresso circa le proprie preferenze.
- Conformità di terze parti
Bisogna anche garantire che i partner di terze parti siano conformi al GDPR e raccolgano i dati nel rispetto della legge. Dimostrare che i propri partner siano conformi al GDPR può rivelarsi più difficile del previsto.
Usercentrics offre delle funzionalità avanzate per la scansione dei cookie di terze parti attivi sul tuo sito web. Oltre a questo, analizza le tecnologie di terze parti attive e rileva se sono conformi al GDPR. Assicura, inoltre, che i dati ottenuti previo consenso esplicito informato vengano inviati correttamente ai partner di terze parti che ne fanno uso, come gli inserzionisti pubblicitari.
- Controlli temporanei
Effettuare controlli temporanei e interventi manuali non è sostenibile nel lungo termine. Usercentrics offre delle funzionalità di automazione che possono aiutare le aziende a semplificare l’implementazione del GDPR. Nello specifico, è possibile ridurre la dipendenza dall’intervento manuale e contribuisce a garantire la conformità alla privacy nel lungo termine.
- Rilevanza globale del GDPR
Abbiamo visto in questa guida che il GDPR si applica a tutte le aziende, UE ed extra-UE, che operano all’interno della zona Euro e dello Spazio Economico Europeo. Pertanto, anche le aziende non europee devono conformarsi al GDPR, data la sua rilevanza globale. La legge, infatti, protegge i dati dei residenti UE, che potrebbero venire raccolti da aziende straniere e che, pertanto, vanno protetti.
Ottimizza la tua strategia di consenso: implementa il GDPR con Usercentrics
Con Usercentrics potrai finalmente raggiungere la conformità al GDPR. E data la complessità della gestione del consenso come da disposizioni di legge, è utile disporre degli strumenti e delle partnership giuste. Usercentrics è una piattaforma di gestione del consenso certificata da Google che, in quanto tale, ti permette di ottenere la conformità al GDPR e anche ad altri quadri importanti, come il TCF v.2.2 per continuare a monetizzare dalle tue inserzioni pubblicitarie.
Ecco come Usercentrics ti aiuta a raggiungere la conformità al GDPR:
- Piattaforma di gestione del consenso: Usercentrics fornisce una CMP completa che permette di ottenere, gestire, documentare, segnalare e trasferire il consenso degli utenti su siti Web e app, contribuendo a garantire la conformità al GDPR;
- Opzioni di consenso granulari: Usercentrics permette di offrire ai propri utenti scelte di consenso a livello granulare, ritagliate su misura per le esigenze specifiche. In questo modo, gli utenti possono personalizzare minuziosamente le proprie preferenze di consenso, acconsentendo ad alcuni aspetti e rifiutandone altri;
- Integrazione semplice: Usercentrics semplifica notevolmente l’implementazione delle disposizioni del GDPR. Le soluzioni della CMP integrata forniscono strumenti di continuità per restare sempre aggiornato alle nuove leggi, riducendo al minimo le interruzioni del servizio per i tuoi clienti e massimizzando i benefici del consenso esplicito;
- Scalabilità e protezione dei dati: con Usercentrics risparmi tempo e risorse preziose che puoi investire per incrementare le tue attività commerciali, aumentare i tuoi introiti derivanti dalla pubblicità e rafforzare l’immagine del tuo brand agli occhi del tuo pubblico;
- Geolocalizzazione precisa: grazie alla piattaforma di Usercentrics, potrai personalizzare le scelte di consenso sulla base della geolocalizzazione dei tuoi utenti. Così facendo, potrai restare in piena conformità alle leggi e i regolamenti sulla protezione dei dati personali, ivi compreso il GDPR;
- Supporto dedicato di esperti: Usercentrics mette a tua disposizione la conoscenza, la competenza e la disponibilità di un team di supporto esperto. Usercentrics fornirà supporto esperto durante il processo di implementazione del GDPR. Potrai, infine, anche ottimizzare i tassi di consenso e incrementare la percentuale di utenti che permette alla tua azienda di rilevare e trattare i propri dati personali.