¿Qué es una Política de Privacidad?
Una Política de privacidad es un documento legal que las empresas están obligadas a tener en su página web o aplicación, siempre que recopilen cualquier tipo de información de carácter personal. Este texto de protección de datos debe explicar cómo se usan, almacenan y comparten los datos personales.
Las políticas de privacidad deben ser:
- Claras
- Transparentes
- Accesibles para todos los usuarios
- Actualizadas de manera continua
Además, deben cumplir con la legislación vigente, como el Reglamento General de Protección de Datos en la UE o la CCPA en California, por ejemplo.
La Importancia de una Política de Privacidad
Dentro de la Unión Europea, es un requisito legal contar con una Política de Privacidad en el sitio web. Esta es una base fundamental para poder demostrar el cumplimiento legal. Por tanto, ayuda a las empresas a evitar sanciones por el tratamiento de datos.
La protección de la información personal de los usuarios es un derecho fundamental. Sin embargo, no basta con respetarlo, sino que además debe comunicarse con claridad. La política de privacidad es así una herramienta de comunicación indispensable entre la persona o empresa responsable y el propio usuario.
Es posible contar con una política de privacidad apoyándose en la digitalización. Hay soluciones que permiten la creación automática de este tipo de documentos. En Usercentrics, le ofrecemos un generador de políticas para que ahorre tiempo en esta labor.
Beneficios de la política de privacidad para las empresas
Cumplir la LOPDGDD u otras normativas no es la única razón de peso para contar con un documento de este tipo. Las políticas de privacidad aportan diversos beneficios a las empresas:
- Ayudan a generar confianza al usuario y por tanto favorecen las ventas
- Facilitan la protección de datos frente a brechas de seguridad
- Mejoran la reputación de la empresa en el mercado
- Favorecen la correcta y continua gestión de los datos
En definitiva, no se trata de un mero documento legal obligatorio, sino que la política de privacidad es una herramienta estratégica para cualquier organización.
Beneficios de la política de privacidad para los usuarios
Las personas están cada vez más preocupadas sobre su privacidad. Al navegar por internet, los usuarios se encuentran con formularios que solicitan datos, cookies y otras interacciones donde se recopila su información personal. Por tanto, la política de privacidad se presenta para el usuario como un escudo protector.
- Ayuda a saber qué datos propios se recopilan, cómo se utilizan, quién tiene acceso a ellos y bajo qué circunstancias.
- Protege al usuario de que sus datos personales sean utilizados para fines no autorizados
- Tiene más control sobre qué información personal quiere facilitar y sus implicaciones, pudiendo tomar decisiones más informadas
En resumen, la Política de privacidad es una balanza que equilibra los derechos de los usuarios con las necesidades de las empresas. De este modo, se crea un ecosistema digital más seguro y próspero para todos.
Elementos Clave de una Política de Privacidad
Veamos una lista detallada de los elementos que debe contener una Política de Privacidad:
- Identificación del responsable del tratamiento
- Datos personales que se recopilan
- Derechos de los usuarios
- Uso de cookies y otras tecnologías de seguimiento
- Finalidad del tratamiento de datos
- Medidas de seguridad implementadas para proteger los datos personales
- Plazo de conservación de los datos
- Si se pueden dar transferencias internacionales de datos
- Cualquier cambio en la política de privacidad
- Mecanismos de reclamación de los que el usuario dispone
Ya sea con fines de marketing o de funcionalidad del sitio, se debe expresar con claridad en la política de privacidad qué datos se recopilan. Además, se debe informar a los usuarios sobre cómo exigir cambios o eliminación de sus datos personales (derecho al olvido).
Cómo Elaborar una Política de Privacidad
A continuación, veremos una guía paso a paso para redactar una Política de Privacidad. No solo se deben tener en cuenta los contenidos propios del documento legal. Además, es fundamental que la forma en que se presenta la información sea legible, clara y concisa.
La importancia de la accesibilidad
Todos los usuarios, independientemente de sus capacidades físicas o funcionales, deben poder leer la Política de Privacidad. Esto significa, por ejemplo, que se deben tomar medidas para asegurar que las personas invidentes puedan ejercer sus derechos en materia de protección de datos.
Las empresas pueden tomar medidas concretas en este sentido:
- Proporcionar texto alternativo (alt text) para imágenes
- Utilizar transcripciones para contenido de audio o video
- Ofrecer la Política de privacidad en formatos accesibles como PDF
- Asegurar un tamaño de fuente adecuado
La clave es que se proporcione al usuario con dificultades de accesibilidad la posibilidad de conocer con facilidad sus derechos en materia de protección de datos.
Consejos sobre la claridad del lenguaje
El lenguaje empleado también es fundamental en la comunicación al usuario sobre la protección de datos personales.
En este sentido, estos son algunos puntos importantes:
- Se debe usar un vocabulario fácil de entender
- El contenido debe estructurarse de manera clara y lógica
- Conviene evitar tecnicismos y términos legales complejos
- Es recomendable proporcionar opciones de idiomas
En el fondo, de lo que se trata es de procurar que cualquier persona que acceda a un sitio web pueda saber sus derechos. Debe poder comprender sin dificultad cómo se usa la información personal en la página y qué implicaciones tiene si navega en ella o facilita algún dato en un formulario de contacto.
La importancia de la actualización constante
El entorno digital cambia continuamente, con nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial. Además, las leyes de protección de datos para empresas pueden verse revisadas o modificadas. Por ello se debe actualizar de manera continua la política de privacidad.
No es suficiente con crear esta página al desarrollar un sitio web, agregarla al footer y dejarla de forma permanente sin revisar. Hay una serie de situaciones que requieren de una actualización:
- Si la empresa modifica en algún sentido el tratamiento de datos
- En caso de introducir nuevas tecnologías o servicios
- Cuando se produce una filtración de datos en la organización
- Conforme la empresa va implementando mejores prácticas
Además, se deben tener en cuenta los comentarios del usuario sobre el tratamiento de su información personal. Cualquier inquietud o sugerencia, debe ser contemplada para posibles actualizaciones del documento legal.
Legislación Relevante sobre Protección de Datos
A continuación veremos un resumen de las principales legislaciones sobre protección de datos a nivel mundial.
El RGPD en Europa
El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés) es el marco legal de referencia para la protección de datos en la Unión Europea (UE) y el Espacio Económico Europeo (EEE).
Aprobado en abril de 2016 por el Parlamento Europeo y el Consejo, entró en vigor en mayo de 2018. Marca las condiciones a seguir en materia de protección de datos. Es una normativa extraterritorial, es decir, se aplica a todas las organizaciones que operan con datos de ciudadanos de la Unión Europea, independientemente de dónde se encuentre el negocio.
La CCPA en California
La Ley de Privacidad del Consumidor de California es otra de las más populares legislaciones en la materia. Afecta a las empresas que recopilan datos de carácter personal en dicho estado de Estados Unidos.
No deben cumplirla todas las organizaciones, sino que para verse obligadas a seguir la normativa, deben cumplir ciertos umbrales de volumen de ingresos o cantidad de datos procesados. Sin embargo, más estados han aprobado o están aprobando nuevas normativas que debería contemplar si hace negocios en EE. UU.
LOPDGDD en España
El RGPD europeo ha sido adaptado al marco legal de cada Estado miembro. En España dicha legislación es la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
Otras leyes relacionadas a la Política de Privacidad
Veamos otras leyes nacionales e internacionales que influyen en la redacción de una Política de Privacidad.
- Ley General de Protección de Datos (LGPD) en Brasil
- Ley de Protección de Datos e Información Digital en Reino Unido
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en México
- Ley de Protección de Datos en Chile
- Ley de Orgánica de Protección de Datos Personales en Ecuador
Estos son solo algunos ejemplos, dado que cada vez más estados incorporan legislaciones que garanticen un tratamiento de datos adecuado.
Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.
