¿Qué es el RGPD y por qué es importante para el ecommerce?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de la Unión Europea diseñada para regular cómo las empresas y organizaciones gestionan los datos personales de los individuos.
El RGPD no solo se aplica a empresas situadas en la Unión Europea, sino a cualquiera que se dirija a ciudadanos dentro de la UE. Esto significa que si usted tiene un ecommerce que vende a clientes en Europa, debe cumplir con las exigencias del RGPD, incluso si su negocio se encuentra fuera de la zona.
No cumplir con estas regulaciones puede tener serias repercusiones legales, financieras y reputacionales para su negocio. El RGPD establece sanciones severas por incumplimiento, que pueden llegar hasta 20 millones de euros o al 4% de la facturación global anual, la cifra que sea mayor. Por lo tanto, asegurarse de cumplir con la ley es esencial para evitar costes inesperados que podrían poner en riesgo la viabilidad financiera de su ecommerce.
Principales requisitos del RGPD para el comercio electrónico
Si tiene una tienda online, ya sea en Prestashop, Shopify, WooCommerce o cualquier otra plataforma, asegúrese de cumplir las obligaciones derivadas del RGPD para negocios como el suyo.
El primer requisito fundamental del RGPD es que los ecommerce deben obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de recopilar, almacenar o procesar sus datos personales. Esto incluye la información básica como nombre, dirección de correo electrónico, dirección de envío, número de teléfono, etc.
El consentimiento debe ser:
- Libre
- Específico
- Informado
- No condicionado
El ecommerce debe ser completamente transparente en cuanto a cómo y por qué se recopilan los datos. Esto se logra mediante una política de privacidad que debe ser fácilmente accesible en todo momento, generalmente en el pie de página de la web.
Siga leyendo para conocer más a fondo los pasos que debe seguir en su tienda online con el fin de cumplir las leyes de protección de datos.
Protección de datos en ecommerce: mejores prácticas
El cumplimiento del RGPD no se limita a la implementación de formularios, banners de consentimiento y políticas de privacidad, sino que también abarca prácticas continuas de protección de datos para empresas, auditorías y la gestión adecuada de los proveedores externos con los que se comparte información.
Una de las mejores prácticas para asegurar la protección de los datos personales es realizar auditorías de seguridad periódicas. Esto incluye la revisión de la infraestructura tecnológica, las aplicaciones y los accesos de usuarios internos. Estas auditorías permiten identificar posibles vulnerabilidades en su sistema y garantizar que las medidas de seguridad implementadas son efectivas y se ajustan a las normativas del RGPD.
Asegúrese de que los datos personales de los clientes estén encriptados tanto en tránsito como en reposo. Esto significa que la información debe estar protegida cuando se transmita a través de la red (por ejemplo, cuando el cliente realiza una compra) y cuando se almacena en sus servidores.
Si aún no lo ha hecho, es fundamental migrar su ecommerce a servidores seguros que ofrezcan protocolos de seguridad avanzados, como HTTPS y certificados SSL. Esto garantizará que los datos enviados entre su sitio web y los usuarios estén protegidos contra posibles ataques.
Por otra parte, es imprescindible limitar el acceso a los datos personales solo a aquellos empleados y colaboradores que necesiten esta información para desempeñar su trabajo. Además, asegúrese de que los accesos estén protegidos por autenticación de dos factores.
Otro punto importante que muchas empresas de comercio electrónico pasan por alto es la revisión de las bases de datos. Si cuenta con un CRM, asegúrese de que esté al día en cuanto al cumplimiento normativo. Asegúrese de que los datos almacenados sean solo los necesarios para cumplir con los fines establecidos y que no se conserven durante más tiempo del necesario.
Verifique que haya obtenido el consentimiento explícito para el uso de datos personales en marketing. Hay empresas que tienen datos antiguos y no han revisado si realmente los recopilaron conforme al RGPD y otras leyes de protección de datos. Si el consentimiento no está claramente documentado o si los usuarios no han dado su consentimiento de manera explícita, debe obtenerlo nuevamente para estar en cumplimiento de la legislación vigente.
En cuanto a sus proveedores, también debe asegurarse de que cumplen con el RGPD. El mecanismo para ello es firmar un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA), donde se debe detallar cómo se tratarán los datos, quién es responsable de qué, cómo se garantizará la seguridad de los datos y qué medidas se tomarán en caso de una violación de seguridad.
Aspectos legales claves para el eCommerce
Para operar de manera legal y conforme con la normativa, los propietarios de ecommerce deben contar con una serie de documentos disponibles en su sitio web.
1. Aviso legal y política de privacidad
Ambos documentos no solo son necesarios por razones legales, sino que también refuerzan la confianza de los usuarios al proporcionarles claridad sobre cómo se manejarán sus datos.
El aviso legal, por su parte, tiene como objetivo informar a los usuarios sobre la identidad de la empresa, el propósito del sitio y los derechos y responsabilidades de las partes involucradas.
En cuanto a la política de privacidad, debe explicar de manera detallada cómo se recopilan, usan, protegen y gestionan los datos personales de los usuarios. No dude en consultar ejemplos y plantillas para poder crear su propia política de privacidad.
2. Política de cookies
La política de cookies es otro componente legal esencial en cualquier ecommerce, especialmente si opera en la Unión Europea, donde las normativas de cookies son estrictas. Este documento informa a los usuarios sobre las cookies que utiliza el sitio, cómo afectan a la navegación y cómo pueden gestionarlas.
3. Términos y condiciones para ventas o contratos
Este documento debe establecer las reglas bajo las cuales se realizarán las ventas, los contratos y las interacciones entre ambas partes. Descubra aquí con detalle qué deben incluir los términos y condiciones de su ecommerce.
Consecuencias de no cumplir con el RGPD en eCommerce
El incumplimiento del RGPD puede dañar la reputación de su ecommerce de forma irreversible. La exposición pública de una violación de datos o la falta de transparencia en el tratamiento de los datos personales puede generar una crisis de confianza. Las empresas que no gestionan adecuadamente los datos personales pueden dar la impresión de ser irresponsables o poco éticas, lo que afectará a su imagen de marca.
El incumplimiento del RGPD también puede acarrear consecuencias legales y económicas severas. Una de las consecuencias más graves de no cumplir con el RGPD son las multas financieras, que pueden llegar a los 20 millones de euros en los casos más graves. El artículo 83 del RGPD establece las condiciones y las sanciones por incumplimiento.
Durante estos años se han publicado numerosas noticias en la prensa acerca de multas impuestas por parte de la Agencia Española de Protección de Datos a todo tipo de empresas por incumplir alguna norma sobre privacidad, incluidos ecommerce de todos los tamaños.
Es importante recordar que la empresa es responsable de los datos que recopila y esto incluye protegerlos contra robos y filtraciones. El caso de la tienda de telefonía The Phone House es muy ilustrativo, ya que la empresa se podría enfrentar a una sanción de 6,5 millones de euros a causa del secuestro de aproximadamente 100 GB de datos personales de hasta 13 millones de clientes, ex-clientes, empleados y proveedores.
Cómo adaptar mi tienda online al RGPD: pasos prácticos
Para asegurar que su tienda en línea cumpla con la normativa, es necesario realizar ciertos ajustes en su página web y adaptar sus procesos. Anote algunos de los cambios más importantes que deberá hacer en su sitio de comercio electrónico para evitar problemas.
1. Ajustes necesarios para los formularios y el consentimiento de cookies
Uno de los aspectos clave del RGPD es el consentimiento explícito de los usuarios para recopilar y procesar sus datos personales. Cuando pida a los usuarios que completen formularios para realizar una compra o registrarse en su sitio web, o antes de implementar cookies no esenciales, deberá incluir una casilla de consentimiento donde el usuario acepte explícitamente sus términos y condiciones y su política de privacidad. El enlace debe ser fácilmente accesible desde el formulario de registro o de compra.
Esta casilla debe estar desmarcada por defecto y no debe combinarse con otras opciones, como el consentimiento para recibir comunicaciones de marketing. Es importante que el consentimiento se obtenga de manera clara y verificable. Además, la empresa debe registrar dicho consentimiento para poder responder ante posibles auditorías futuras y demostrar su cumplimiento normativo.
En Zalando podemos ver claramente un banner de consentimiento donde los usuarios tienen la opción de aceptar el tratamiento de datos, rechazarlo (limitándolo a las esenciales) o establecer preferencias.
Al hacer clic en la opción de establecer preferencias, aparecen claramente diferenciadas las distintas opciones a marcar o desmarcar:
- Análisis y rendimiento de la web
- Marketing
- Personalización
- Funcional
- Esencial
Lo podemos ver a continuación en este ejemplo:
La cookie esencial aparece marcada obligatoriamente, ya que es imprescindible para el uso del sitio o bien para ofrecer los servicios contratados. El RGPD establece que las cookies esenciales no requieren de consentimiento, solo las no esenciales.
Este tipo de banners de consentimiento se pueden instalar con algún software RGPD como puede ser el plugin Cookiebot, disponible para las principales plataformas de comercio electrónico.
2. La importancia de actualizar la página de política de privacidad
La política de privacidad es un documento fundamental que debe reflejar cómo su ecommerce recopila, utiliza, almacena y comparte los datos personales de los usuarios. El RGPD exige que esta política sea clara, comprensible y accesible para los usuarios.
3. Garantizar que se faciliten los derechos de los usuarios
El RGPD otorga a los usuarios varios derechos sobre sus datos personales. Su ecommerce debe estar preparado para permitir que los usuarios ejerzan estos derechos de manera fácil y accesible.
Derecho de acceso
Los usuarios tienen derecho a saber qué datos personales tiene almacenados su ecommerce y a recibir una copia si lo solicita.
Por ejemplo, puede crear un sistema dentro de la cuenta del usuario donde puedan ver y descargar todos los datos que su ecommerce tiene sobre ellos, como su historial de compras o datos de contacto.
Derecho de rectificación
Debe facilitar al usuario la opción de corregir cualquier error en los datos que ha almacenado su ecommerce.
Puede incluir esta opción en el panel de usuario, para que los clientes actualicen fácilmente su información personal en cualquier momento.
Derecho de eliminación (derecho al olvido)
Los usuarios tienen derecho a solicitar que se eliminen todos sus datos personales de su ecommerce.
Proporcione un enlace claro en su política de privacidad o en el panel de usuario que permita a los usuarios solicitar la eliminación de su cuenta y datos asociados. Deberá asegurarse de que el proceso sea sencillo y no suponga obstáculos innecesarios.
Derecho de oposición y limitación
Los usuarios pueden oponerse al tratamiento de sus datos o limitar la forma en que su ecommerce los utiliza.
Si tiene alguna campaña activa de marketing por correo electrónico, incluya una opción clara para poder darse de baja en cada correo, permitiendo a los usuarios retirar su consentimiento fácilmente. Además, deberá incorporar información de contacto en su política de privacidad, donde los usuarios puedan escribir para pedir que se retire algún dato de carácter personal.
Conclusión
Como hemos visto, cumplir el RGPD en una tienda online es imprescindible para evitar daños económicos y reputacionales al negocio. La transparencia en el tratamiento de datos personales no solo es esencial para cumplir con la ley, sino que también ayuda a generar confianza en los consumidores, lo cual es crucial para el éxito a largo plazo de cualquier ecommerce.
Si desea asegurarse de que su ecommerce cumpla con los más altos estándares de protección y privacidad de datos, Usercentrics ofrece soluciones avanzadas que le ayudarán a implementar todas las medidas necesarias para garantizar que su tienda online cumpla con el RGPD de manera eficiente y sencilla.
Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.