Qué es un Software RGPD
Un software de cumplimiento del RGPD, también conocido como software RGPD, es una solución informática diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con esta normativa. Esta herramienta permite automatizar las acciones que se deben llevar a cabo para el correcto tratamiento de datos.
Contar con tecnología para cumplir el tratamiento de datos tiene varias ventajas:
- centralizar la información;
- agilizar los procesos relacionados con la protección de datos;
- aumentar la seguridad;
- avalar el cumplimiento de la normativa.
Por tanto, una solución de este tipo permite una mayor eficiencia, precisión, seguridad y confianza en relación a la protección de datos para empresas.
Tabla Comparativa de Software RGPD
| Software | Facilidad de uso | Funcionalidades RGPD | Integraciones | Soporte al cliente | Clasificación de usuarios en G2 |
| Usercentrics | Alta | Gestión del consentimiento, banners personalizables, registro de actividades, análisis de datos y formación | Amplias | Asistencia mediante sistema de tickets, documentación extensa, centro de asistencia, soporte RFI | 4,5 |
| Sprinto | Baja | Evaluación de riesgos, gestión del consentimiento, registro de actividades, formación y concienciación | Amplias | Correo electrónico, teléfono, base de conocimientos | 4,8 |
| Enactia | Alta | Gestión del consentimiento, automatización de procesos, evaluación de riesgos, generación de informes | Limitadas | Chat, correo electrónico, teléfono, base de conocimientos, webinars | No tiene |
| Netwrix Auditor | Baja | Auditoría de seguridad, gestión de riesgos, cumplimiento normativo | Amplias | Chat, correo electrónico, teléfono, base de conocimientos | 4,4 |
| PrivIQ | Alta | Gestión de la privacidad, evaluación de riesgos, gestión de incidentes, análisis de datos | Amplias | Chat, correo electrónico, teléfono, base de conocimientos | 5 |
| LogicGate | Alta | Gestión de riesgos, evaluación de riesgos, cumplimiento normativo, formación y concienciación | Amplias | Chat, correo electrónico, teléfono, base de conocimientos | 4,6 |
| AuditBoard | Alta | Gestión de riesgos, cumplimiento normativo, auditoría interna, gestión de incidentes | Amplias | Chat, correo electrónico, teléfono, base de conocimientos | 4,7 |
| OneTrust | Media | Gestión del consentimiento, evaluación de riesgos, gestión de proveedores, generación de informes | Amplias | Chat, correo electrónico, teléfono, base de conocimientos, webinars | 4,3 |
| iubenda | Media | Gestión del consentimiento, banners personalizables, políticas de privacidad, generador de cookies | Amplias | Chat en vivo, correo electrónico, teléfono, base de conocimientos. | 4,4 |
En esta clasificación puede ver características clave como facilidad de uso, funcionalidades específicas de cumplimiento RGPD, integraciones disponibles, soporte al cliente, clasificaciones de usuarios y precios.
Listado Detallado de Softwares para el RGPD
A continuación veremos una lista de soluciones para profesionales que quieran cumplir el Reglamento General de Protección de Datos de la UE. Desde las Plataformas de Gestión del Consentimiento (en inglés Consent Management Platform; CMP), es decir, plataformas para manejar consentimientos de clientes existentes y potenciales, hasta diferentes soluciones digitales para seguir la normativa vigente en relación a la privacidad de la información de los usuarios.
1. Usercentrics
Usercentrics es una plataforma integral que ayuda a las empresas a cumplir con las leyes de protección de datos. Esta CMP certificada por Google garantiza la transparencia en el uso de cookies y tecnologías de seguimiento en sitios web y apps. Así, ayuda a cumplir con leyes de protección de datos como el RGPD, la LOPDGDD o la CCPA/CPRA.
Esta solución se puede usar para casos de uso como:
- añadir banners de cookies a sitios web y gestionar el consentimiento de los usuarios;
- obtener consentimientos antes de enviar campañas de marketing por correo electrónico;
- gestionar el consentimiento de formularios online; o
- garantizar el uso lícito de datos en una aplicación móvil.
Usercentrics destaca por ser fácil de usar, escalable y con opciones asequibles para todo tipo de empresas. Además, frente a otros softwares de gestión de consentimientos, está traducido a decenas de idiomas, incluídas varias de las lenguas cooficiales en España. Es una opción aconsejable para empresas que comienzan a aplicar el reglamento y quieren una plataforma digital que les ayude.
Se trata de la opción elegida por muchas asesorías y otras pymes, por sus funcionalidades, su versatilidad y el gran rango de planes de precios que ofrece. Además, cuenta con varias insignias de G2, el marketplace de software más grande y de mayor confianza del mundo.
2. Sprinto
Es una solución que permite organizar, monitorear y escalar todos los aspectos del cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos. Con una interfaz personalizable, con diferentes niveles de complejidad, cuenta con:
- programas de cumplimiento prediseñados;
- flujos de trabajo automatizados;
- opciones de seguimiento y análisis continuo;
- herramientas para evaluación de riesgos y asignación de tareas; e
- integración con más de 100 aplicaciones y servicios en la nube.
Esta herramienta es muy completa, además de contar con chat en vivo, si bien puede ser costosa para algunas empresas. También hay que señalar que tiene una curva de aprendizaje inicial que la puede hacer complicada al inicio.
3. Enactia
Esta solución todo en uno cuenta con varios módulos que se conectan entre sí y se pueden controlar de manera centralizada. La plataforma permite gestionar y demostrar el cumplimiento del RGPD de la empresa.
¿Qué podemos destacar de sus funcionalidades?
- Actúa como plataforma colaborativa
- Permite realizar evaluaciones y auditorías
- Cuenta con informes de tratamiento de datos e incidencias
- Facilita la gestión de riesgos de terceros
- Gestiona solicitudes de derechos de clientes y otros interesados
Se trata de un sistema muy completo e intuitivo, adaptable para diferentes tamaños y necesidades de cada empresa. Entre sus puntos en contra, algunos usuarios indican que tiene unas opciones de integración muy limitadas.
4. Netwrix Auditor
Otra solución que debe seguir quien aplica el RGPD es el software de protección de datos Netwrix Auditor.
- Minimiza los riesgos de TIC detectando amenazas de seguridad
- Ayuda a mejorar la gestión de la protección de datos con control sobre los accesos
- Reduce el riesgo de filtraciones de datos
- Permite una revisión para poder superar auditorías
- Cuenta con una solución para contraseñas robustas
Entre sus ventajas, se trata de una herramienta con muchas funciones y además cuenta con un soporte que incluye chat en vivo. Ofrecen una prueba gratuita de 20 días para poder revisar la herramienta antes de contratarla.
Como desventaja, algunos usuarios han señalado ciertos problemas con su uso, en cuanto a compatibilidad de dispositivos especialmente.
5. PrivIQ
Su empresa también puede optar por PrivIQ, otra solución de protección de datos de lo más completa. Este programa basado en la nube tiene una interfaz intuitiva accesible desde cualquier dispositivo.
- Es una aplicación web fácil de configurar y de usar
- Incluye una variedad de plantillas para personalizar
- Permite generar diferentes informes y exportarlos a Excel
Esta solución destaca por ser muy manejable y cómoda, a la vez que ofrece una buena relación calidad-precio.
6. LogicGate
Este software web ofrece la opción de automatizar las operaciones de riesgo de las empresas, y seguir el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos.
- Permite crear flujos de trabajo complejos con relativa facilidad
- Cuenta con numerosas plantillas personalizables
- Se pueden configurar notificaciones a usuarios sobre el tratamiento de datos
- Genera valiosos informes para la gestión diaria de las organizaciones
LogicGate cuenta con muchas opciones y es muy personalizable, sin embargo requiere una significativa curva de aprendizaje inicial. Además, no es tan amigable como otras soluciones, pero puede ser una opción adecuada para grandes empresas con protocolos de seguridad complejos.
7. AuditBoard
Este SaaS enfocado en ofrecer soluciones para los tratamientos de datos es enormemente fácil de usar y tiene muchas opciones de personalización.
- Permite integrar la gestión de auditorías y controles
- Automatiza el cumplimiento, el riesgo de TI y la gestión de riesgos de proveedores
- Agiliza la obtención de consentimientos
- Ofrece completos informes sobre los tratamientos de datos
AuditBoard destaca por ser muy intuitivo y completo, aunque algunos clientes reportan fallos relativos a su uso. Con todo, cuenta con un buen servicio de soporte para atender cualquier problema.
8. OneTrust
Con planes de precios para todos los tamaños, esta solución es compatible con Android, iPhone, iPad y cualquier ordenador. Se integra con diferentes aplicaciones con facilidad, y además cuenta con un buen soporte para incidencias o dudas, que incluye chat y asistencia telefónica 24/7 para algunas versiones.
- Simplifica la creación de registros de tratamiento de datos personales
- Automatiza las evaluaciones del impacto sobre la privacidad
- Ayuda a aplicar la minimización de datos
- Gestiona el consentimiento de los usuarios
Uno de los puntos fuertes de esta plataforma es que cuenta con una comunidad activa de usuarios que comparten consejos y experiencias.
9. Iubenda
Esta CMP basada en la nube cuenta con una interfaz sencilla y rápida, además de contar con versiones asequibles. Por ello es popular para muchas pymes y autónomos.
- Permite generar Políticas de Privacidad y Cookies
- Cuenta con un Generador de Términos y Condiciones
- Incluye una herramienta de gestión de denuncias
- En un único dashboard se puede gestionar todo
- Permite colaboración en equipo multidispositivo
Este software protección de datos cuenta con una app para Android e iOS, permitiendo un acceso multiplataforma en la solución empresarial. Además, destaca por el soporte y la atención que ofrece a los clientes. Con todo, algunos usuarios han reportado problemas de compatibilidad y fallos de uso.
Cómo elegir el software RGPD adecuado
Al elegir un programa para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos, tenga en cuenta que cumpla con estas características:
- una interfaz intuitiva y sencilla para usuarios de todos los niveles;
- un soporte técnico de calidad y accesible;
- una documentación completa y actualizada sobre el software;
- certificaciones oficiales que demuestren el compromiso por la protección de datos;
- un programa escalable y personalizable; y
- buena reputación en el ámbito del cumplimiento del RGPD.
Elegir el programa adecuado para gestionar el tratamiento de datos es una decisión crucial para las organizaciones. Con ello, se protege a los clientes, proveedores, empleados y prospectos. Además, se evitan las multas por incumplir las leyes en materia de protección de datos. El software adecuado puede facilitar significativamente el proceso de cumplimiento y brindar un mayor retorno de la inversión a largo plazo.
Más allá de las principales características, cada empresa tiene unas necesidades particulares. Es fundamental comparar, analizar y tomar una decisión informada. Gracias a las demostraciones gratuitas que ofrecen la mayoría de soluciones, es posible probar antes de elegir el programa.