Cómo Obtener el Certificado LOPD o LOPDGDD

Actualmente, no se puede solicitar un certificado de conformidad con la LOPDGDD a nivel oficial. Sin embargo, las empresas pueden crear y compartir con sus clientes un registro de buenas prácticas en protección de datos para demostrar su cumplimiento de la normativa. Tal documento puede servir para acreditar el cumplimiento del RGPD de la Unión Europea o de la LOPDGDD española frente a sus clientes.

Contar con el máximo de transparencia demostrando el cumplimiento beneficia a las empresas por varios motivos:

• Demuestra el compromiso con la legalidad
• Aumenta la confianza en los clientes
• Reduce el riesgo de posibles sanciones
• Genera una mejor reputación de marca

Además de seguir la normativa, conviene comunicarlo y transmitirlo a clientes y al mercado en general. Es lo que se denomina el principio de responsabilidad proactiva que tienen las empresas. Si bien no existe como tal un certificado de conformidad con las leyes de protección de datos, a continuación, veremos los pasos a seguir para poder demostrar que su organización cumple la ley de protección de datos.

Lo que sí existe es la Certificación de Delegado de protección de datos, un documento oficial que garantiza que el DPD cuenta con la acreditación de la ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) junto con la AEPD (Asociación Española de Protección de Datos).

Desde la toma de medidas organizativas y técnicas, hasta la comunicación a los clientes con documentos como la política de privacidad, las empresas deben seguir una serie de pasos para registrar su cumplimiento.

La empresa debe evaluar su actual cumplimiento del RGPD, el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. Para ello, se puede realizar una auditoría interna que permita analizar los siguientes aspectos:

• Identificar los datos recopilados de carácter personal
• Evaluar cómo se están gestionando los datos: almacenamiento, acceso, etc.
• evisar si se cumple la normativa vigente (RGPD y LOPDGDD)

Una vez se ha valorado el punto de partida, es posible trazar un rumbo para mejorar en el seguimiento de la regulación.

A partir de la evaluación realizada, es el momento de hacer mejoras para poder obtener la certificación. Esto implica llevar a cabo una serie de medidas técnicas y organizativas. El foco debe estar en resolver las áreas en las que la empresa aún no cumple con el reglamento, o bien donde puede haber riesgos de seguridad.

Esta podría ser una checklist RGPD resumida:

• Desarrollar e implementar una política de protección de datos
• Controlar el acceso a los datos, tanto físico como informático
• Proteger la información personal con medidas de seguridad
• Gestionar el consentimiento en su web, apps y/u otras plataformas
• Contar con una Política de privacidad visible y actualizada
• Formar y concienciar al personal en materia de protección de datos
• Establecer un código de conducta de la empresa sobre protección de datos
• Mantener comunicación con las personas físicas de las que se tienen datos

Cada empresa debe revisar si sigue el reglamento y en qué aspectos necesita poner más atención. Lo importante es asegurarse de respetar el derecho fundamental a la privacidad de las personas tal y como exige la ley. Este derecho, aplicado a la protección de datos, se puede resumir en el acrónimo ARSOPOL:

• Acceso a los datos
• Rectificación de datos personales
• Supresión en determinados casos (o derecho al olvido)
• Portabilidad de los datos
• Oposición a que se traten los datos
• Limitación del tratamiento

Es el momento de aplicar el proverbio: “además de ser bueno, hay que parecerlo”. Las empresas deben guardar documentación de las solicitudes de consentimiento a usuarios y cualquier otra medida tomada. Esto les permitirá protegerse contra potenciales sanciones o reclamaciones de clientes.

Además, conviene contar con un Delegado de Protección de Datos acreditado por la ENAC, que cuente con la certificación oficial. Esto ayuda a fortalecer la seguridad y fiabilidad de las organizaciones. El documento se puede conseguir recurriendo a entidades de certificación avaladas por la ENAC.

Además de cumplir y documentar la normativa, puede ser beneficioso demostrar el cumplimiento contando con una auditoría de profesionales externos. Se revisa la documentación presentada y es posible que se solicite algún documento más, según el tipo de organización.

Además, es posible que la empresa especializada quiera auditar las instalaciones y hablar con el personal. Así, puede cerciorarse de que la empresa ha implementado todas las medidas de protección de datos exigidas por ley.

Contar con un registro del cumplimiento en materia de protección de datos no solo implica una garantía legal. Además, supone una serie de beneficios tangibles e intangibles para la empresa.

No solo las multas pueden ser cuantiosas, sino también las pérdidas económicas por brechas de seguridad. En este sentido, cumplir el RGPD es una forma práctica de proteger a la propia empresa, y no solo los datos de personas físicas como clientes, proveedores o empleados.

Seguir las medidas que marca el reglamento puede también mejorar la eficiencia operativa de la empresa. Al fin y al cabo, exige una serie de procesos organizados sobre el tratamiento de datos, que puede suponer más productividad y reducción de costes.

Además, hay una serie de beneficios intangibles de la demostración de cumplimiento:

• Se fortalece la confianza de los clientes
• Aumentan las ventas y la fidelización
• Mejora la reputación de la empresa
• Ayuda a la atracción y retención de talento
• Permite ofrecer una ventaja competitiva adicional

En definitiva, documentar el cumplimiento del RGPD representa una inversión estratégica que reporta grandes beneficios.

Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.