Cómo y por qué se debe incorporar el texto LOPDGG en los formularios web
El texto LOPDGDD hace referencia a la incorporación de una sección informativa para que los usuarios sepan cómo se tratarán sus datos. En el contexto de un formulario, es importante que las personas sepan cómo se usarán y protegerán sus datos de carácter personal.
Tanto en formularios de suscripción como en cualquier página de contacto corporativa, es crucial incorporar un texto legal que avise sobre la política de privacidad.
La LOPDGG establece un marco legal para la recopilación, el uso y el almacenamiento de datos personales. Es crítico añadirlo antes de enviar cualquier correo electrónico de parte de la empresa.
Si quiere cumplir las leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que rige en la UE, es importante mantener la transparencia en el tratamiento de información de carácter personal, y el compromiso de cumplir con las medidas de seguridad necesarias.
Incumplir las normativas relativas a la protección de datos puede suponer cuantiosas multas económicas. Además, afectaría a la reputación de la compañía. En este sentido, añadir información clara sobre los derechos del usuario en cuanto a sus datos y los compromisos de la empresa genera confianza y ayuda a la rentabilidad del negocio a largo plazo.
Cómo redactar el texto de la LOPDGG para formularios web
En ocasiones, se acude al texto LOPD para formularios; sin embargo, este está obsoleto. La LOPD es la antigua ley de protección de datos en España. Actualmente está vigente el RGPD y la LOPDGDD.
En el momento de redactar el texto que acompañará a cualquier formulario de la página web corporativa hay una serie de elementos indispensables.
Propósito del tratamiento de los datos
Se debe indicar claramente para qué se van a utilizar los datos personales que se recopilan. La finalidad debe ser específica, inequívoca y legítima.
Un ejemplo de texto añadido sería el siguiente:
“Los datos personales recabados a través de este formulario se utilizarán para gestionar su solicitud de información y prestarle el servicio requerido”.
La empresa debe ser transparente si, por ejemplo, está captando prospectos para poder enviar posteriormente campañas de marketing por email.. En este sentido, debería existir una casilla de verificación para aceptar el uso de datos con el objetivo de enviar posteriormente comunicaciones comerciales.
Derechos del usuario sobre su información facilitada
Se debe informar a las personas acerca de los derechos que tienen sobre su información de carácter personal.
- Acceso a los datos
- Rectificación de datos personales
- Supresión en determinados casos (o derecho al olvido)
- Portabilidad de los datos
- Oposición a que se trate su información
- Limitación del tratamiento de sus datos
Los ciudadanos tienen que poder determinar qué se hace con la información que afecta a su privacidad. Esto no solo compele a las empresas en el momento de comunicarlo a través de un texto. Sino que además supone un compromiso continuo en el futuro mientras se traten y almacenen dichos datos de los usuarios.
Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento
Ya sea junto al formulario o en el apartado específico de la Política de Privacidad, fácilmente accesible desde la página de aterrizaje, deberá constar información sobre el responsable del tratamiento de datos.
- Nombre o razón social del responsable
- Dirección postal y electrónica
- Teléfono de contacto
- Delegado de Protección de Datos (si procede)
No obstante, es importante mantener esta información actualizada. Se recomienda realizar auditorías y revisiones periódicas para verificar que el texto se está implementando correctamente en todos los formularios web de la empresa.
Esta completa checklist RGPD puede ser de gran utilidad para asegurarse de cumplir con todo lo que exige el reglamento en la Unión Europea.
Implementación técnica en formularios web
Es crucial saber cómo integrar técnicamente el texto LOPDGG en los formularios web, de manera efectiva y conforme a la normativa vigente. A continuación veremos algunos aspectos que se deben tener en cuenta.
Visibilidad y legibilidad del texto
El texto LOPDGG debe ser fácilmente visible para el usuario antes de que envíe el formulario. Se recomienda ubicarlo junto al formulario o en una sección claramente identificada como «Aviso de Privacidad» o «Política de Protección de Datos».
La información debe ser legible y accesible, usando un tamaño de letra adecuado y suficiente contraste de color. El objetivo es facilitar de buena fe que cualquier persona pueda leer y comprender el mensaje que atañe a su privacidad.
Casillas de verificación
Es fundamental utilizar casillas de verificación específicas para obtener el consentimiento explícito del usuario sobre el tratamiento de sus datos personales. Estas casillas deben estar claramente etiquetadas y diferenciadas de otros elementos del formulario.
Plataformas de Gestión de Consentimiento (CMP) para integrar el texto LOPDGGD en formularios
Muchas empresas se apoyan en la tecnología para cumplir la normativa en materia de protección de datos. Se puede utilizar un software RGPD para integrar en la página web banners de cookies de consentimiento o generar políticas de privacidad.
Las CMPs automatizan el proceso de obtención y gestión del consentimiento. Ayudan a liberarse de tareas manuales repetitivas y propensas a errores. Con este tipo de herramientas, la empresa se asegura de que el proceso de obtención del consentimiento se realiza de manera conforme a la LOPDGG y otras normativas de protección de datos.
Usercentrics es una de las plataformas líder del mercado, ofreciendo una solución integral para la gestión del consentimiento. Cuenta con:
- Banner de cookies personalizable
- Gestión de preferencias de consentimiento
- Registro de tratamiento de datos e informes para auditorías
- Integración con formularios web
La integración de una CMP con formularios web suele ser un proceso sencillo y rápido. Son de gran ayuda al incluir textos legales que acompañen a cualquier obtención de datos en el sitio web.
Ejemplos de implementación del texto LOPDGG en formularios
Veamos algunos ejemplos que pueden servir de modelo para agregar el texto de protección de datos junto a cualquier formulario.
Esta página de aterrizaje del conocido software de marketing y ventas HubSpot incluye un texto de protección de datos junto a su formulario. En pocas líneas resume los derechos del usuario y la finalidad del tratamiento. Además, incorpora un enlace directo a la política de privacidad para más información.
Este es el texto que incluye el formulario:
“Nos comprometemos a proteger tu privacidad. HubSpot utiliza la información que nos proporcionas para ponerse en contacto contigo en relación con nuestro contenido, productos y servicios relevantes. Puedes darte de baja de estas comunicaciones en cualquier momento. Para obtener más información, consulta nuestra Política de privacidad.”
A continuación podemos ver otro ejemplo aún más completo.
Aquí vemos otro modelo de texto que se puede incluir junto a un formulario web. En este caso contiene una casilla de verificación, que obliga al usuario a hacer clic para consentir de manera explícita. Además de agregar el enlace a la política de privacidad, proporciona un correo electrónico de contacto. Así, los interesados pueden consultar o solicitar cambios sobre sus datos personales.
Para empresas B2C también es fundamental incorporar información legal en los formularios. Sin embargo, a veces puede dificultar que el usuario avance y se sienta atraído si se expone a demasiada información. Por este motivo es una buena solución agregar un texto breve inicial como este de McDonald’s:
Una vez el usuario ha completado la primera parte puede leer el resto de sus derechos al final del formulario. En este caso, en vez de incluir un texto extenso, se añade el enlace a la Política de Privacidad de Atención al Cliente para saber más.
Este formulario en la página web de Nestlé es otro buen ejemplo de cómo agregar un texto de protección de datos en un formulario:
En este caso, se añade un apartado extenso donde se agregan además diferentes enlaces para obtener más información. Asimismo, cabe destacar que su propio desplegable del formulario de contacto incorpora la posibilidad de solicitar expresamente la supresión de datos personales, entre otros derechos.
Conclusión
Como se ha expuesto, para poder cumplir la LOPDGG es necesario incorporar en los formularios información que afecta a las personas sobre el uso de sus datos. Con esta medida, se pueden evitar cuantiosas sanciones económicas y problemas de reputación de marca. Además, si se hace de manera discreta y correcta, no tiene por qué afectar a las campañas de marketing y ventas.
Si quiere asegurarse de que su página web cumple con las leyes de protección de datos, una solución digital puede ahorrarle muchos trámites y facilitarle el
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Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.
