¿Su empresa está preocupada por cumplir la legislación sobre privacidad? Los mejores software de protección de datos facilitan el cumplimiento, proporcionando recursos que automatizan procesos. El objetivo es seguir buenas prácticas, de acuerdo con las leyes de protección de datos, como el RGPD en la Unión Europea (Reglamento General de Protección de Datos) o la CCPA en California (Ley de Privacidad del Consumidor de California).

Buscar la mejor solución para ello es un trabajo tedioso, ya que la normativa es compleja y se puede necesitar más de un software. Las plataformas de gestión del consentimiento (CMP, por sus siglas en inglés), son un elemento básico para su kit digital de cumplimiento. Estas soluciones permiten obtener, almacenar y señalizar consentimientos válidos de los usuarios para garantizar este aspecto del cumplimiento normativo. En este artículo, nos centraremos en algunas de las CMP disponibles en el mercado.

Top Software de Protección de Datos del 2025

Veamos un listado comparativo de los mejores programas del mercado, con detalles sobre sus pros y contras.

1. Usercentrics

Usercentrics es un proveedor de software de privacidad con una cartera de productos diversa. Su principal producto es Usercentrics CMP, una plataforma de gestión del consentimiento que destaca por ser muy completa y su facilidad de uso. Además, está disponible tanto para webs como para app.

Está Certificada por Google y cuenta con altas puntuaciones en sitios de referencia como G2 (con 4,5 puntos). Tiene diferentes productos que ayudan al cumplimiento de leyes como el RGPD o la LOPDGDD, entre otras. Otro de los puntos fuertes de Usercentrics es que, además de ser intuitiva, permite hasta 60 idiomas. Este punto es clave para asegurarse de que el usuario comprende lo que acepta al dar su consentimiento en cuanto al tratamiento de sus datos.

Otros de los servicios ofrecidos son:

• Gestión del consentimiento de formularios
• Generación de políticas de privacidad
• Gestión de preferencias

2. Cookiebot™

Uno de los quebraderos de cabeza para el cumplimiento de la protección de datos para empresas es la gestión del consentimiento de cookies. Cookiebot CMP es una plataforma líder para la gestión del consentimiento para pymes en Europa. Además se integra fácilmente con los principales CMS. Sus principales puntos fuertes son:

• Facilidad de uso, incluso para personas sin conocimiento técnico
• Altamente personalizable
• Disponible en más de 47 idiomas
• Más de 2 200 plantillas legales para ahorrar recursos
• Integración sencilla con los principales CMS, incluídos WordPress, Joomla y Drupal

Este software de protección de datos certificado por Google permite mantener la personalización de anuncios y el remarketing con el Modo de Consentimiento de Google v2.

3. PrivIQ

Otro software de protección de datos que destaca por su interfaz intuitiva es PrivIQ. Este programa basado en la nube, además de gestionar consentimientos, permite analizar riesgos en el tratamiento de los datos. Es fácil de usar y configurar, e incluye una gran variedad de plantillas. Así, las empresas pueden ahorrarse tiempo en la creación de recursos para gestionar el consentimiento de usuarios y otros temas relacionados con la protección de datos.

Criterios para Elegir el Mejor Software de Protección de Datos

Elegir entre las muchas opciones que hay en el mercado puede ser abrumador. Por ello es crucial contar con ciertos criterios para filtrar la calidad. ¿Qué factores son los más importantes a considerar al seleccionar un software de protección de datos? A continuación explicamos los principales puntos clave.

1. Cumplimiento con Normativas Globales

Verifique si el software cumple con las normativas de protección de datos relevantes para su negocio. Debe saber si su negocio debe cumplir con el RGPD de la UE, con la CCPA californiana o con otras normativas de protección de datos. En general, esto viene definido por la ubicación del público al que se dirige y, en algunas jurisdicciones, por el tamaño de su empresa.

2. Facilidad de Uso y Soporte Técnico

La plataforma debe ser intuitiva y sencilla de navegar, incluso para usuarios con conocimientos técnicos limitados. Esto asegurará que el personal de la empresa pueda emplearlo sin problemas. Asegúrese también de que el proveedor ofrece soporte técnico de calidad. Esto incluye asistencia rápida y eficaz en caso de problemas, así como tutoriales o recursos de ayuda.

3. Características y Funcionalidades

Hay una serie de funcionalidades principales que debe tener un kit de software protección de datos. Estos son los requisitos que debe incorporar:

• Encriptación de datos, para riesgos de pérdida o robos
• Control de acceso a información sensible
• Registro y documentación accesible, para las auditorías de seguridad
• Gestión de consentimientos de los usuarios

En cuanto a características, es crítico que el software de cumplimiento cuente con:

• Capacidad de integración con otros sistemas y aplicaciones
• Compatibilidad con los dispositivos y sistemas operativos
• Escalabilidad para adaptarse al crecimiento de su empresa
• Flexible y personalizable

4. Integración y Compatibilidad

A la hora de implementar un software de este tipo en la empresa, conviene que sea integrable con el resto de programas que se utilizan. Esto es clave para poder automatizar las tareas, reduciendo la carga de trabajo manual, o la duplicidad de datos. Además, se consigue una visualización centralizada de la información y se reduce el riesgo de brechas de seguridad, errores o confusiones con los datos personales.

Otro punto importante es la compatibilidad entre soluciones digitales. El programa de protección de datos debe poder adaptarse a diferentes entornos tecnológicos. Así, la herramienta puede garantizar un rendimiento óptimo, favoreciendo el cumplimiento normativo.

5. Escalabilidad y Flexibilidad

Evaluar cómo cada software se adapta al crecimiento de la empresa o cambios en las necesidades de protección de datos.

¿Por qué es clave que la integración sea fácil y fluida?

• Elimina la necesidad de realizar cambios drásticos en la tecnología de la empresa
• Reduce el tiempo y los recursos necesarios para poner en marcha el programa de cumplimiento
• Facilita una visión integral y centralizada de los datos de la empresa
• Minimiza problemas de seguridad derivados de duplicidades
• Mejora la eficiencia en los procesos administrativos
• Limita el riesgo de pérdida de documentos o datos

6. Coste y Relación Calidad-Precio

Acerca de los programas vistos anteriormente, otro punto importante es la relación calidad-precio. En este sentido, el concepto de coste total de la propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) no se debe pasar por alto. Hay que valorar el precio de la licencia, así como otros costes menos evidentes:

• El coste de mantenimiento
• Las infraestructuras que se necesitarán
• El tiempo del personal en aprender a usar el programa
• La probabilidad de riesgo de sanciones

Evite centrarse únicamente en el precio inicial del software. Considere el TCO completo y la relación calidad-precio a largo plazo.

Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.

¿Qué es una cláusula de protección de datos?

Una cláusula de protección de datos es un apartado normativo que se incluye en un documento legal para informar a los interesados sobre el tratamiento que se dará a sus datos personales, siguiendo los requisitos del RGPD.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la legislación de la Unión Europea que establece un marco jurídico común para proteger la privacidad y los derechos de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos de carácter personal. 

El artículo 13 del RGPD en particular hace referencia a la obligación de informar a las personas sobre sus derechos respecto al tratamiento de sus datos. Además, la legislación exige obtener el consentimiento explícito antes de recopilar los datos y garantizar la protección de los mismos tomando las medidas de seguridad necesarias.

¿Cuándo es necesaria una cláusula de protección de datos?

Siempre que una organización trate datos personales debe comunicar al interesado sobre ello, además de obtener su consentimiento. Una cláusula RGPD puede ser necesaria en diversos contextos profesionales:

• En un contrato de prestación de servicios
• Al pedir información en un formulario de registro
• En el envío de newsletters o cualquier clase de correo comercial
• En la política de privacidad del sitio web
• En contratos laborales, para la protección de datos de los empleados
• En facturas, presupuestos y albaranes
• En actividades que impliquen el uso de datos para fines de marketing 

En esencia, la cláusula de protección de datos es imprescindible para cumplir con el deber de informar que emana del RGPD.

¿Qué incluir en una cláusula de protección de datos?

Sea cual sea el documento legal en que se incluya la cláusula de protección de datos, ésta debe contar con una serie de puntos clave.

• Información y contacto del responsable del tratamiento y, si es necesario, del DPO (Delegado de Protección de Datos)
• Qué información del interesado se recopila y trata 
• Cuál es la finalidad del tratamiento y su base legal
• Destinatarios de los datos, si hay encargados del tratamiento
• Plazo de conservación de la información
• Derechos que tiene el interesado
• Transferencias internacionales de datos, si se da el caso
• Medidas de seguridad que tiene la empresa para proteger los datos personales
• Procedimiento en caso de que ocurra una brecha de seguridad
• Cómo presentar cualquier reclamación ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)

Estos son los puntos principales que se deben abordar en una cláusula de protección de datos. No es necesario incluir información adicional sobre cada uno de ellos, sino que lo esencial es incluir los elementos necesarios y facilitar un acceso directo a más detalles.

Este enfoque de dos capas permite cumplir con la normativa de transparencia y accesibilidad de la información sin saturar al usuario. Como resultado, la empresa puede optimizar las conversiones en su sitio web, minimizar la pérdida de oportunidades y ofrecer una experiencia más ágil y eficaz en cualquier interacción comercial.

Cómo redactar una cláusula de protección de datos conforme al RGPD

La redacción y presentación de la cláusula RGPD no solo implica incluir la información requerida por la legislación, sino también comunicarla de manera comprensible y accesible. Esto es fundamental para garantizar la transparencia y fomentar la confianza por parte de los interesados.

Estos son algunos aspectos relativos a la redacción:

• Lenguaje claro y fácil de entender, evitando tecnicismos
• Estructura lógica y bien organizada
• Tipografía y tamaño legibles
• Disponibilidad de idiomas de acuerdo con los destinatarios de la información
• Presentación visual amigable, destacando las secciones clave
• Acceso en diferentes formatos, si es posible y necesario

El artículo 12 del RGPD especifica que el responsable del tratamiento deberá facilitar al interesado toda la información relativa al tratamiento «en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo, en particular cualquier información dirigida específicamente a un niño».

Además, si el usuario lo solicita, la empresa tiene la obligación de facilitar la información verbalmente, aparte de por escrito o por medios electrónicos.

Modelos de cláusulas de protección de datos

Veamos el caso hipotético de una tienda online española que incluye en su formulario de registro una frase genérica y vaga sobre protección de datos. Esto puede generar desconfianza en el usuario y se arriesga a sanciones por parte de la AEPD.

Este sería un ejemplo de frase ambigua:

«Los datos personales serán tratados conforme a la normativa vigente para fines comerciales y operativos».

En cambio, una cláusula de protección de datos correcta y conforme a la legislación vigente debería tener más información y acceso a detalles adicionales:

«Los datos personales proporcionados serán gestionados por [Nombre de la empresa], con domicilio en [dirección completa], para gestionar tu registro y enviarte ofertas personalizadas. Podrás acceder, modificar o eliminar tus datos escribiendo a [email]. Para más detalles, consulta nuestra política de privacidad».

En este caso se facilita información del responsable del tratamiento, se informa sobre los derechos del usuario y se proporciona un enlace a la política de privacidad.

Cláusula de privacidad en un formulario

Veamos un caso real y concreto de cláusula de protección de datos añadida a un formulario de contacto. En este caso se trata de un texto corto que aparece en una página de aterrizaje de HubSpot.

En resumen, la cláusula informa sobre la finalidad del tratamiento, el responsable y los derechos de los interesados. Para más información, se añade el enlace a la política de privacidad del sitio web.

Si quieres generar una política de privacidad conforme al RGPD, puedes descargar el documento de protección de datos aquí y personalizarlo para tu empresa.

Modelo de cláusula informativa en una factura

En una factura se debe incluir una cláusula de protección de datos si alguno de los datos se refiere a una persona física. En ese caso, podemos ver a continuación un ejemplo de texto que permite identificar al responsable, informar sobre los derechos del interesado y facilitar acceso a la política de privacidad.

En caso de que necesites un modelo de cláusula para contratos de encargados del tratamiento, la AEPD cuenta con un documento diseñado para ello, que puede servir para las empresas que comparten datos con proveedores, por ejemplo.

Es importante recordar que estos son solo ejemplos básicos y generales. Es esencial adaptarlos a las características específicas del contexto. Se recomienda consultar con un experto en protección de datos para asegurarse de que la cláusula cumpla con todos los requisitos legales aplicables según el tipo de actividad y los datos tratados.

Conclusión

Cumplir con el RGPD y otras normativas internacionales protege a las empresas de multas y penalizaciones severas. Además, una cláusula completa y bien comunicada no solo protege a la empresa legalmente, sino que mejora la percepción del usuario y contribuye al éxito comercial. 

Para cumplir con estas obligaciones de manera eficiente y profesional, es recomendable utilizar plantillas de cláusulas adaptadas y herramientas especializadas como Usercentrics. Esta CMP o plataforma de gestión del consentimiento permite a las empresas:

• Implementar soluciones de consentimiento adaptadas a las normativas locales
• Automatizar el proceso de recopilación, almacenamiento y gestión del consentimiento de usuarios
• Realizar informes detallados y auditorías que te permiten verificar el cumplimiento

Con esta herramienta puedes adaptarte a cambios legales y a las necesidades específicas de tu negocio de manera eficiente, asegurando que tu empresa siempre esté al día con los requerimientos legales y mantenga la confianza de los clientes.

Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.

¿Qué son los datos especialmente protegidos?

Los datos especialmente protegidos son un tipo de información personal que, debido a su naturaleza sensible, requiere un nivel de protección más alto según el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Este tipo de datos delicados merecen una mención aparte, ya que pueden comprometer los derechos fundamentales de las personas con mayor gravedad. 

En esta categoría especial se incluyen datos como el origen racial, las creencias religiosas, información de salud o la orientación sexual, entre otros, que se puedan identificar con una persona física. Cualquier entidad que trate este tipo de información debe conocer la normativa y garantizar su cumplimiento.

El artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos hace referencia al tratamiento de categorías especiales de datos personales. En concreto expone los datos cuyo tratamiento queda prohibido y señala las circunstancias excepcionales en que pueden tratarse. A continuación exploraremos en profundidad este apartado del reglamento para conocer las exigencias de esta normativa para cualquier empresa que trate datos personales de ciudadanos de los estados miembros de la Unión Europea. 

Ejemplos de datos especialmente protegidos

Entre los datos sensibles que una empresa puede recopilar se encuentran los relacionados con estos ámbitos:

• Origen étnico o racial
• Opiniones políticas
• Convicciones religiosas
• Afiliaciones sindicales
• Datos genéticos o biométricos
• Historial de salud
• Orientación sexual

Por ejemplo, una clínica que cuenta con el historial médico de sus pacientes, debe tener en cuenta que trata datos especialmente protegidos. También es posible que los profesionales de Recursos Humanos de una empresa tengan acceso a datos de salud para gestionar bajas laborales u otros asuntos.

No es necesario que la organización esté vinculada a un sector específico, ya que incluso los datos biométricos son de carácter sensible y pueden ser utilizados por cualquier tipo de empresa. Por ejemplo, si los empleados deben acceder usando el iris, o los usuarios de una app utilizan su huella dactilar para acceder, entonces se trata de datos especialmente protegidos.

¿Cómo proteger los datos especialmente protegidos?

En principio, el tratamiento de datos especialmente protegidos no está permitido, salvo que se cumplan ciertas excepciones. El RGPD establece algunas excepciones a la prohibición, como el consentimiento explícito del interesado, el cumplimiento de obligaciones legales en el ámbito laboral o la protección de intereses vitales del interesado. 

Si se recopilan estos datos por razón justificada, se deben aplicar medidas de seguridad adicionales para protegerlos, ya que su naturaleza sensible puede generar riesgos para los derechos y libertades de las personas.

Evaluación de impacto en la protección de datos (EIPD)

Una EIPD (o DPIA, por sus siglas en inglés) es una forma sistemática de analizar cómo se recopilan y tratan los datos personales, de forma que se puedan detectar posibles problemas. 

El RGPD en su artículo 35 exige una evaluación de impacto antes de iniciar cualquier proyecto que probablemente implique un alto riesgo para los derechos y libertades. Así, se pueden identificar y minimizar todo lo posible.

Estos son los cuatro puntos que debe incluir la evaluación:

• Operaciones de tratamiento previstas, fines e interés legítimo si procede
• Evaluación de la necesidad y proporcionalidad de las operaciones respecto al fin
• Análisis de riesgos potenciales para derechos y libertades
• Medidas para afrontar posibles amenazas sobre los datos

Las empresas tienen la obligación de realizar estas evaluaciones y deberán poder demostrar su conformidad.

Designación de un Delegado de Protección de Datos (DPO)

Un DPO es un experto independiente (tanto si pertenece a la empresa como si es un profesional contratado para realizar los servicios) que ayuda a las organizaciones a cumplir con las leyes de protección de datos. Tiene un profundo conocimiento de los principios y las mejores prácticas de protección de datos para empresas. En ciertos casos, como al procesar datos especialmente protegidos, es obligatorio designar a un candidato para representar esta tarea.Estas son las principales tareas que tiene esta figura:

• Informar a la organización sobre sus obligaciones en materia de protección de datos
• Supervisar el cumplimiento de las leyes y las políticas de protección de datos
• Asesorar sobre las evaluaciones de impacto en la protección de datos (EIPD)
• Conectar a los interesados y la autoridad de control

En el artículo 34 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3 2018), la normativa española que adapta el RGPD, se detallan las principales actividades profesionales en las que el DPO es obligatorio, como colegios profesionales, entidades financieras, centros docentes y otros.

Si quieres verificar que un DPO está certificado y avalado por la AEPD, puedes consultarlo en este portal que la autoridad de control pone a disposición de las empresas.

Implementación de medidas técnicas y organizativas

Es importante implementar una serie de medidas de seguridad en la organización con respecto a los datos especialmente protegidos.

La compañía debe controlar los accesos, además de codificar la información para que solo personas autorizadas tengan acceso a ella. El cifrado puede aplicarse:

• A los datos en reposo, almacenados en bases de datos o dispositivos
• A los datos en tránsito, cuando se transmiten por internet

Otra práctica es la seudonimización, que dificulta la asociación de los datos a una persona concreta. Está definida en el artículo 4 del Reglamento, donde se definen los conceptos principales de la normativa.

Además de estas y otras medidas técnicas es fundamental la formación del personal. Los trabajadores deben estar familiarizados con el RGPD y la importancia de proteger los datos personales, sobre todo los sensibles. 

En caso de una violación de datos que afecte a datos especialmente protegidos, se debe notificar la violación a la autoridad de control (en España, la AEPD) y a los interesados, según lo establecido en el RGPD.

Regulaciones y obligaciones del RGPD sobre datos especialmente protegidos

Si tu organización trata datos personales sensibles, debes ser consciente de una serie de obligaciones para cumplir con el RGPD y garantizar la privacidad de los usuarios. 

Los datos sensibles requieren medidas de seguridad reforzadas, evaluaciones de impacto si hay riesgos elevados, y su uso debe ser proporcional y limitado a su finalidad. Además, se deben registrar las actividades de tratamiento, notificar brechas de seguridad en 72 horas y garantizar protección adicional en transferencias internacionales.

El consentimiento es una de las seis bases legales para el tratamiento de datos personales (artículo 6.1.a del RGPD). Es necesario obtener el consentimiento de forma explícita y garantizar que el interesado puede retirarlo en cualquier momento . El consentimiento debe ser libre, específico, informado e inequívoco, además de verificable.

Por otra parte, el RGPD otorga a los interesados una serie de derechos en relación con sus datos personales: acceso, rectificación, supresión, etc. Todos ellos se recogen y explican con detalle en los artículo 15 a 22 del Reglamento de la UE. En el caso de los datos especialmente protegidos es aún más importante facilitar el ejercicio de los derechos de sus titulares.

Cualquier incumplimiento podría suponer costosas multas de hasta 20 millones de euros (o el 4% de la facturación) en los casos más graves.

Un ejemplo reciente es el de la sanción de 200.000 euros impuesta por parte de la AEPD a HM Hospitales. Al parecer, entre otras infracciones, almacenaban datos sensibles en un servidor externo que no contaba con las suficientes medidas de seguridad necesarias.

Por otro lado, hay un tipo de datos especialmente protegidos que va más allá de los mencionados y se regula aparte. El artículo 10 del RGPD se refiere a los datos penales relativos a condenas e infracciones de carácter penal. En este caso, «sólo podrá llevarse a cabo el tratamiento de este tipo de datos bajo la supervisión de las autoridades públicas, o cuando lo autorice el Derecho de la Unión o de los Estados miembros que establezca garantías adecuadas para los derechos y libertades de los interesados».

Excepciones al tratamiento de datos especialmente protegidos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece un marco legal riguroso para el tratamiento de datos personales, con especial énfasis en la protección de los datos sensibles.

En el artículo 9.1 del RGPD se prohíbe el tratamiento de datos especialmente protegidos. Así, se minimiza el riesgo de que los derechos y libertades de las personas se vean afectados. Con todo, hay una serie de excepciones en que estos datos pueden recopilarse y tratarse, siempre conforme a la ley, como:

• El consentimiento explícito del interesado
• El cumplimiento de obligaciones legales en el ámbito laboral
• La protección de intereses vitales del interesado
• Fines de investigación científica, histórica, estadística o de interés público

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, éste debe ser explícito, es decir, debe manifestarse de forma clara e inequívoca.

Conclusión 

Los datos especialmente protegidos requieren una protección reforzada debido a su naturaleza sensible. Si tu empresa trata este tipo de información de carácter personal, asegúrate de cumplir con las exigencias del RGPD. Deberás obtener el consentimiento explícito del interesado, contar con las medidas de seguridad necesarias y proteger en todo momento sus derechos sobre los datos.

Respetar las leyes de protección de datos no solo te protege contra multas, que en el caso de los datos sensibles pueden llegar a ser muy elevadas, sino que también es clave para mantener la confianza de tus clientes a largo plazo y la reputación de tu organización.

Evita daños a la imagen de tu empresa y grandes costes económicos por pleitos o sanciones, y apóyate en tecnología especializada en protección de datos. Usercentrics te ofrece una solución completa para poder solicitar y registrar el consentimiento de manera automatizada y conforme al RGPD. 

–Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.

Las políticas de privacidad son documentos legales imprescindibles para cualquier tienda online, incluidas las que operan en Shopify. Estas políticas explican de manera clara cómo tu empresa recopila, utiliza, almacena y protege los datos personales de los clientes.

En el contexto de Shopify, las políticas de protección de datos para empresas no solo cumplen con normativas como el RGPD, sino que también generan confianza entre los consumidores al demostrar que tu negocio valora su privacidad y seguridad.

¿Qué son las políticas de privacidad en Shopify?

Las políticas de privacidad en Shopify son tanto los procesos internos como los documentos que detallan los mismos, donde se explica cómo se recopilan y protegen los datos personales de los clientes. Los documentos o textos legales se deben incorporar en las tiendas online y en cualquier otro sitio web que recopile datos de carácter personal.

Cuando una persona realiza una compra online, proporciona datos personales como su nombre, dirección, datos de pago e historial de compras. La tienda online utiliza estos datos para procesar el pedido, enviar el producto y ofrecer recomendaciones de productos.

Además de asegurarse de utilizar estos datos solo conforme a la finalidad para la cual ha obtenido el consentimiento explícito, el responsable del tratamiento debe garantizar la protección de los datos para evitar violaciones de seguridad. Esto pasa por tomar las medidas necesarias para ello, tanto técnicas como organizativas. 

¿Por qué necesita tu tienda Shopify una política de privacidad?

El RGPD exige que cualquier negocio que recopile, almacene o procese datos personales de residentes de la Unión Europea cumpla con estrictas normas de privacidad. Entre sus obligaciones se encuentra incluir en el sitio web un documento legal que aclare cualquier duda relativa al tratamiento de información personal.

Se consideran datos personales los siguientes:

• Nombres y apellidos
• Direcciones físicas y electrónicas
• Historial de compras
• Información de pago
• Preferencias personales como gustos o intereses

Todo ello debe quedar explicado con detalle en las políticas de privacidad de cada sitio web o tienda online.

Los consumidores actuales están cada vez más preocupados por el uso de sus datos personales. Una política de privacidad bien estructurada les proporciona tranquilidad, aumentando la probabilidad de que confíen en tu marca y realicen compras en tu tienda.

Exigencias del RGPD para ecommerce

La empresa debe informar a los clientes en la política de privacidad sobre los datos que recopila y para qué fines. Por ejemplo, puede ser para:

• Procesar pedidos y pagos
• Enviar actualizaciones o promociones
• Personalizar la experiencia del cliente

Además, el RGPD exige a las empresas obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de recopilar y procesar sus datos personales, incluidas las cookies no esenciales o cualquier información recopilada en un formulario de la tienda online o el sitio web. Ya no es válido el consentimiento tácito o las casillas premarcadas. 

El consentimiento debe ser:

• Libre
• Específico
• Informado 
• Inequívoco

Esto se suele mostrar mediante un banner de consentimiento que se añade a la tienda online o al sitio web, para que las personas puedan aprobar el uso de cookies y cualquier tratamiento de sus datos personales. Los usuarios deben tener la opción de aceptar o rechazar el tratamiento de sus datos, y deben poder retirar su consentimiento en cualquier momento. 

Es imprescindible informar al usuario o consumidor sobre las vías para ejercer sus derechos: acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición. Esto implica proporcionar instrucciones y datos de contacto. 

También debes implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales de los usuarios. Además, deberás incluir en la política de privacidad las medidas que se toman para protegerlos. Esto puede incluir medidas como el cifrado de datos, la autenticación de usuarios y la formación del personal. Es importante que la política de privacidad sea accesible y fácil de entender.

Cómo crear políticas de privacidad para Shopify

Las políticas de privacidad se pueden crear desde cero, siempre que el documento lo prepare un abogado experto en privacidad. Muchas empresas recurren a estos expertos o a soluciones digitales que les facilitan esta tarea, como un generador de políticas de privacidad. En este caso, se proporciona una plantilla basada en los requisitos normativos pertinentes.

En resumen, estos son los puntos clave que se deben incluir en la política de privacidad:

• Breve explicación del compromiso de la empresa con la privacidad
• Datos del responsable del tratamiento y contacto
• Especificar a qué servicios, productos o usuarios se aplica la política
• Qué datos personales se recopilan y para qué fines
• Si hay transferencias de datos a terceros, especialmente a nivel internacional
• Base legal del tratamiento
• Derechos que puede ejercer el usuario
• Medidas de seguridad que toma la empresa para la protección de datos
• Fecha de la última actualización de la política de privacidad

Para ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento legal, puedes usar una herramienta generadora de políticas de privacidad como Usercentrics. Esta solución te guía en la creación de un documento adaptado a tu negocio y a las leyes locales, como el RGPD. Podrás personalizar algunos detalles, como tu imagen corporativa y los datos de tu negocio, para que la política de privacidad no solo sea conforme a la ley, sino que también se adapte a tu empresa.

¿Cómo añadir la política de privacidad a Shopify?

Si quieres añadir la política de privacidad en tu tienda online, esto es lo que deberás hacer en Shopify:

• Accede a tu panel de control 
• Ve a «Configuración» y selecciona «Políticas»
• Ve a la sección de «Políticas por escrito»
• Haz clic en la política que quieras incluir o generar
• Copia y pega el texto de tu política de privacidad en la sección correspondiente
• Revisa y haz los ajustes necesarios conforme a tu marca y a la normativa
• Guarda los cambios

Puedes ver con más detalle las indicaciones en este apartado dentro de la página web de Shopify, que explica todos los pasos a seguir. Encontrarás cómo agregar políticas a los menús de tu tienda, cómo añadir enlaces dentro de las páginas o redes sociales y mucho más.

Asegúrate de que el enlace a tu política de privacidad esté disponible en el pie de página de tu sitio web, así como en la página de pago. Además, es importante utilizar un lenguaje claro y fácil de entender. Evita términos legales complicados. Por último, no olvides que no basta con crear políticas de privacidad una vez al lanzar tiendas online. Revisa tu política con frecuencia para asegurarte de que esté al día con los cambios en las normativas o en tu negocio.

Ejemplo de política de privacidad para Shopify

Un buen ejemplo de política de privacidad es la de la tienda online de El Corte Inglés en España, que cuenta con las secciones correspondientes y ofrece un PDF descargable con todos los apartados bien organizados y claros.

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Estos son los puntos que se tratan con detalle en la política de privacidad:

• Introducción
• Ámbito de aplicación
• ¿Quién es el responsable del tratamiento?
• Datos objeto de tratamiento
• Finalidades del tratamiento
• ¿A quién podemos comunicar su información personal?
• Transferencia internacional de datos
• Enlaces a sitios web de terceros
• ¿Por cuánto tiempo almacenamos su información personal?
• ¿Cómo puede ejercer sus derechos?
• Medidas de seguridad
• ¿Se tratan datos de menores?
• Información sobre cookies
• Modificaciones a la presente información de protección de datos

Se trata de un buen ejemplo para tomar como referencia a la hora de crear políticas de privacidad completas y conformes a la normativa.

Si quieres crear una política de privacidad que sea especialmente agradable y facilite la comprensión, un buen referente es ZARA. Pese a tratarse de un ejemplo de política de privacidad que no cuenta con un diseño muy cuidado a nivel estético, sí que destaca por la manera en que presenta el documento para ayudar a su lectura.

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En un vistazo, esta política de privacidad resuelve las inquietudes principales que pueden tener los usuarios antes de compartir sus datos personales. A continuación, aparece un link que permite profundizar en cualquiera de los puntos, al clicar en «Ver más».

Conclusión

Como hemos visto, contar con una política de privacidad es imprescindible para un sitio web o tienda online. La política debe estar actualizada y ser fácilmente accesible. El incumplimiento del RGPD puede dar lugar a multas significativas, dañar la reputación de la empresa y afectar la confianza de los clientes.

Afortunadamente, existen diversas herramientas y recursos disponibles para ayudar a las empresas a cumplir con el RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece guías y recursos para facilitar que las empresas cumplan con la legislación. Facilita RGPD es una herramienta de la AEPD que permite crear un registro de actividades de tratamiento, un análisis de riesgos y una evaluación de impacto. Además, hay softwares especializados, como Usercentrics CMP, para automatizar las solicitudes de consentimiento de los usuarios.

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Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.

En los últimos meses ha habido diversas resoluciones por parte de la autoridad en España en materia de protección de datos respecto al uso del DNI y sus implicaciones acerca de la privacidad. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha llegado a señalar, por ejemplo, que es ilegal que los hoteles soliciten una copia del documento nacional de identidad, por el principio de minimización de datos. ¿Qué implicaciones tiene esto para tu empresa y cómo protegerse de posibles multas? 

¿Es el DNI un dato de carácter personal?

El DNI es un documento oficial que contiene datos de carácter personal. El artículo 4 del RGPD define los «datos personales» como toda información sobre una persona identificada o identificable, lo que abarca una amplia gama de datos, entre los cuales se encuentra el número de identificación personal del DNI, así como todo lo que aparece en el documento sobre la persona.

El DNI incluye datos como:

• El nombre completo
• La fotografía de la cara 
• La firma
• El número de identificación personal
• La dirección
• El nombre de los progenitores

Todos estos elementos permiten vincular a un individuo con su identidad y, por tanto, son considerados datos personales que deben ser tratados conforme a la legislación sobre privacidad.

Normativas clave sobre protección de datos del DNI

En la legislación española, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), adapta el RGPD a la normativa nacional, y también regula el uso y la protección de los datos personales. El tratamiento del DNI, como dato personal identificativo, está regulado bajo estas normativas, lo que implica que las entidades que traten estos datos deben garantizar su protección adecuada frente a accesos no autorizados, alteraciones o pérdidas.

La AEPD se ha posicionado recientemente sobre ello en el Informe 7/2023, donde se recuerda que, de acuerdo con la LOPDGDD y el RGPD:

«Sobre el uso del DNI, el criterio de esta Agencia es que únicamente se ha de someter a tratamiento cuando la norma así lo establezca, resultando excesivo el mismo cuando se pretende únicamente identificar a las personas, ya que el número del DNI es una información especialmente sensible pues su uso indebido o sin las garantías suficientes puede tener múltiples efectos desfavorables para el titular de los datos».

Más allá de las leyes de protección de datos, se han publicado en los últimos años normativas específicas sobre el DNI en cuestión.

Real Decreto 1553/2005 

El Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica. En este documento en particular no se mencionan temas relacionados con la protección de datos personales, sino que más bien se concretan aspectos técnicos y operativos sobre el DNI electrónico.

Ley 19/2013 

La Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, aunque tiene un enfoque principal en la accesibilidad a la información pública y en la gestión ética del gobierno, también aborda, de manera indirecta, temas relacionados con la protección de datos personales cuando se refiere a la divulgación de información.

La ley establece que la protección de datos personales es una de las excepciones que justifica la no divulgación de cierta información pública. Esto implica que, en caso de que una solicitud de acceso a la información pública incluya datos personales como el DNI, la administración pública debe asegurarse de que el acceso no vulnere los derechos de privacidad de los individuos.
La Ley 19/2013 debe interpretarse y aplicarse de manera coherente con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que es la normativa europea principal que regula el tratamiento de los datos personales. Cuando se habla del acceso a la información pública, la ley subraya que se deben proteger los datos personales y que cualquier divulgación de información debe ajustarse a la legislación vigente.

Buenas prácticas para el tratamiento del DNI

Las empresas deben asegurarse de solicitar el DNI solo cuando sea estrictamente necesario y de proteger cualquier información y documentación recopilada al respecto. 

Respecto al primer punto, la recopilación del DNI debe ser proporcionada y adecuada para la finalidad específica del tratamiento. El principio de minimización de datos recogido en el artículo 5 del RGPD establece que solo se deben recopilar aquellos datos que son estrictamente necesarios para cumplir con el propósito legítimo de la empresa. 

Una vez recopilado el DNI o cualquier otro dato personal, siempre tras el consentimiento explícito del titular, las empresas deben asegurarse de proteger esta información de acuerdo con las mejores prácticas de seguridad. 

Almacenamiento seguro

Es fundamental utilizar métodos de protección como el cifrado de datos cuando se maneje información digital. Además, es importante emplear contraseñas robustas y otras prácticas de ciberseguridad para proteger los datos. En caso de contar con servidores locales o documentos físicos (como una copia del carné de identidad), se deben establecer controles de acceso limitado para evitar el acceso no autorizado. Estas medidas ayudan a reducir el riesgo de acceso indebido o uso inapropiado de los datos.

Anonimización

Siempre que sea posible, la anonimización de los datos del DNI debe ser una prioridad. Esta práctica asegura que los datos no puedan asociarse a una persona específica, lo que reduce significativamente los riesgos en caso de que la información se vea comprometida. La anonimización es una de las mejores maneras de proteger la privacidad de los individuos, minimizando el impacto de un posible incidente de seguridad. 

Destrucción segura

La legislación establece un tiempo limitado para la conservación de datos personales. Cuando los datos o copias del DNI ya no sean necesarios para el fin para el que fueron recopilados, deben ser eliminados de forma segura, utilizando métodos como el borrado seguro o la destrucción física de los documentos o dispositivos que los contengan.

¿Cuándo y dónde puede publicarse el DNI?

La publicación del DNI debe ser proporcional al fin que se persigue. No se puede divulgar este dato personal de manera generalizada o indiscriminada. Antes de publicar un DNI, es esencial verificar que se cuenta con el consentimiento adecuado y que la publicación es estrictamente necesaria para cumplir con un objetivo legítimo.

En algunos casos, la ley obliga a la publicación del DNI para cumplir con requisitos administrativos, judiciales o legales. Por ejemplo, en ciertos procedimientos oficiales o cuando así lo exijan normativas fiscales o de control público. En caso de que una persona quiera acceder a la sede electrónica de una administración, como Hacienda, se le solicitará el documento nacional de identidad, como una de las formas de acceso.

Si una persona otorga su consentimiento expreso para la publicación de su DNI en un contexto específico (por ejemplo, en el marco de una convocatoria pública), esta puede ser válida siempre y cuando se haya informado adecuadamente sobre el propósito de la publicación.

El uso del DNI para atender solicitudes relativas a la protección de datos

En el contexto de que una empresa reciba la solicitud de un usuario relativa al tratamiento de sus datos personales, por ejemplo su modificación, ¿puede la empresa solicitar el DNI? Bruno Auferil, abogado especializado en protección de datos con más de 10 años de experiencia, explica lo siguiente: 

«En aquellos supuestos en que la organización tenga dudas sobre la identidad del interesado, después de haber realizado las indagaciones pertinentes con la información facilitada, la misma estará facultada para solicitar al interesado información adicional para confirmar su identidad. (…) A modo de ejemplo, con carácter general, la suscripción a una newsletter por vía de correo electrónico únicamente requiere una dirección electrónica. Por tanto, una solicitud de supresión proveniente de la misma dirección electrónica empleada en el alta debería ser suficiente para que el responsable atienda la misma».

El Real Decreto 1720/2007, que fue el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos Personales (LOPD), incluía en su artículo 25 una disposición en la que se establecía la obligación de que la comunicación del ejercicio de los derechos (como el acceso, rectificación, cancelación u oposición de datos) fuera acompañada de una fotocopia del DNI, pasaporte u otro documento que identificara al solicitante.

Con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en mayo de 2018, el artículo 25 del Real Decreto 1720/2007 fue derogado casi en su totalidad. Sin embargo, el RGPD no establece de forma explícita la obligación de solicitar un DNI u otro documento para acreditar la identidad del solicitante. Lo que establece es que el responsable del tratamiento tiene que asegurarse de que la persona que ejerce el derecho es quien dice ser. Esto permite a las organizaciones la flexibilidad de elegir la forma más adecuada para verificar la identidad, siempre que sea proporcionada, no invasiva y adecuada al contexto.

Consecuencias de no cumplir con la protección de datos del DNI

Las empresas deben asegurarse de estar al día en materia de protección de datos para evitar un incumplimiento consciente o inconsciente, por parte de cualquiera de sus miembros. Esto pasa por implementar protocolos de seguridad, formar al personal, contar con software RGPD y otras medidas. 

Incumplir con la protección de datos del DNI y otra información de carácter personal puede tener serias consecuencias tanto legales como reputacionales para las empresas y organizaciones. Las multas pueden llegar hasta el 4% de la facturación anual global de una empresa o 20 millones de euros, lo que sea mayor.

El RGPD establece dos niveles de multas, dependiendo de la gravedad de la infracción:

• Multas menores: hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación anual global.
• Multas mayores: hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global.

Además, incumplir las leyes de protección de datos para empresas también puede suponer daños irreparables a la reputación, confianza y relaciones comerciales.

Conclusión

El tratamiento responsable del DNI es esencial para las empresas que operan bajo el marco del RGPD. Las organizaciones y entidades públicas deben garantizar que solicitan el DNI solo cuando sea necesario, lo protegen adecuadamente durante su almacenamiento y uso, y cumplen con todos los derechos de los individuos en cuanto a su privacidad y seguridad.

¿Quieres asegurarte de cumplir la normativa de protección de datos y evitar sanciones? Usercentrics te ofrece soluciones innovadoras que facilitan la gestión del consentimiento y la protección de la privacidad con la mayor confianza. Descubre una manera práctica y efectiva de cumplir con las exigencias del RGPD en lo que se refiere a protección de datos en tu sitio web o app, y garantiza el cumplimiento no solo con un correcto tratamiento del DNI de clientes, proveedores o empleados, sino también de cualquiera de tus otros datos en el entorno digital.

–Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.

A la hora de aplicar las medidas necesarias para cumplir las leyes de privacidad, las empresas deben tener presentes siete principios básicos. Se trata de una serie de pilares que sustentan la correcta aplicación de la protección de datos personales. Veamos con detenimiento en qué consiste cada uno de ellos, cómo deben aplicarse y las consecuencias que podría tener en tu negocio el incumplimiento de estas obligaciones.

¿Qué son los principios de protección de datos?

Los principios de protección de datos son las bases fundamentales que guían la recopilación, el tratamiento y la conservación de datos de carácter personal. Su principal objetivo es garantizar el derecho a la privacidad de los individuos. Estos principios son las bases de las regulaciones en materia de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en el marco de la Unión Europea.

En concreto, el RGPD recoge los principios relativos al tratamiento en el artículo 5, detallando cada uno de ellos, como la licitud, lealtad y transparencia, la limitación de la finalidad y toda la extensa lista que veremos a continuación con más detenimiento.

No se trata únicamente de cumplir reglas formales, sino de respetar una filosofía subyacente que se basa en el valor fundamental de la privacidad de las personas. Al cumplir estos principios, las empresas no solo se aseguran de actuar conforme a la ley, sino que también demuestran una ética empresarial que fortalece la confianza de los clientes.

¿Cuáles son los principios básicos de protección de datos?

Veamos los principios de la protección de datos recogidos en el artículo 5 del RGPD y cómo se deben respetar por parte de las empresas.

1. Licitud, lealtad y transparencia

La normativa indica que los datos personales deben ser tratados de manera lícita, leal y transparente en relación con el interesado. 

En otras palabras, el tratamiento debe tener una justificación legítima, como el consentimiento del interesado, el cumplimiento de un contrato o el cumplimiento de una obligación legal. Además, no debe haber engaño ni manipulación acerca del procesamiento de datos, de manera que los usuarios puedan tomar decisiones informadas.

Por su parte, la transparencia exige que las empresas sean abiertas y claras sobre cómo manejan los datos personales. Esto incluye informar sobre la finalidad del tratamiento, el tiempo que se conservarán los datos, los derechos que tienen sobre ellos y las entidades con las que podrían compartirse.

2. Limitación de la finalidad

Los datos personales deben ser recopilados solo para fines específicos, explícitos y legítimos y no deben ser utilizados para otros fines que no hayan sido previamente informados al interesado.

Esta limitación no afecta en determinados casos que recoge el RGPD, como fines de:

• Archivo público
• Investigación científica o histórica
• Estadística

Estas excepciones se recogen con detalle en el artículo 89, apartado 1, donde se señala que dichos fines deben estar sujetos a garantías para los derechos de los interesados, como el principio de minimización de datos.

3. Principio de minimización de datos

Solo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para cumplir con los fines para los que se han recogido. No se debe pedir información innecesaria.

4. Principio de exactitud

Todos los datos personales deben ser precisos y deben actualizarse en caso de que existan cambios. Es importante que las empresas tomen todas las medidas razonables para corregir o eliminar datos inexactos.

5. Limitación del plazo de conservación

No se deben almacenar datos personales más tiempo del necesario para cumplir con los fines para los que fueron recopilados. Una vez cumplido el propósito, los datos deben ser eliminados o anonimizados. 

Igual que con el principio de limitación, en este caso también hay excepciones recogidas con detalle en el artículo 89 del Reglamento General de Protección de Datos.

6. Principio de integridad y confidencialidad

Las empresas deben tratar los datos personales de manera que garanticen su seguridad. Esto implica tomar las medidas necesarias para evitar cualquier acceso no autorizado, pérdida, destrucción o daño accidental. 

Para ello, es imprescindible adoptar políticas y procedimientos adecuados para garantizar la protección de datos desde el inicio del tratamiento, con las medidas técnicas y organizativas necesarias.

7. Responsabilidad proactiva (accountability)

La empresa que recopila datos personales es la responsable de que se cumpla la normativa en cuanto al tratamiento de los datos. Además del deber de cumplirlos, también tiene la obligación de ser capaz de demostrar su cumplimiento. Por tanto, es fundamental guardar un registro de todos los datos y consentimientos recopilados, así como de las medidas tomadas para la protección de la información de carácter personal.

Aplicación de los principios en una organización

Para ilustrar el principio de licitud, la CEPD ofrece un ejemplo práctico que podría ser de utilidad: un banco planea mejorar la gestión de solicitudes de préstamos obteniendo datos fiscales de autoridades públicas con el consentimiento del cliente. Aunque el banco podría conceder el préstamo sin esta información, decide obtenerla directamente de las autoridades solo si el cliente da su consentimiento. 

Otra situación ilustrativa describe una librería que solicita en un formulario de contacto campos como la fecha de nacimiento, además del nombre y los datos de contacto. Si coloca todas las casillas como obligatorias, no está respetando el principio de minimización de datos. Así lo recoge la CEPD en sus Directrices 4/2019 sobre el artículo 25.

Un ejemplo para el principio de exactitud es el de una clínica que podría tener dos pacientes con el mismo nombre y apellido, ¿cómo evitar problemas que afecten a la protección de datos? Es preciso que utilice un identificador único para evitar problemas y que tenga la información actualizada en todos los sistemas. Mediante la técnica informática de hashing¹, se pueden crear registros inmutables que permiten rastrear y verificar cualquier cambio en los datos.

Estos son solo algunos ejemplos que permiten identificar algunas prácticas recomendadas para asegurar el cumplimiento normativo. Las empresas son las responsables de cumplir todos y cada uno de los principios mencionados. 

Con estas preguntas podrá verificar de manera general si está cumpliendo los principios:

• ¿Estoy obteniendo el consentimiento explícito de mis clientes para procesar sus datos personales?
• ¿He informado a mis clientes de manera clara y accesible sobre cómo se utilizarán sus datos?
• ¿Estoy recogiendo datos solo para fines específicos y legítimos?
• ¿Evito recolectar datos adicionales que no son relevantes para la actividad que realizo?
• ¿Tengo un plan claro para eliminar o anonimizar los datos una vez que ya no sean necesarios?
• ¿Estoy protegiendo los datos personales con medidas de seguridad adecuadas, como cifrado, control de acceso y protección contra accesos no autorizados?
• ¿Estoy documentando todas las decisiones relacionadas con el tratamiento de datos personales para poder demostrar el cumplimiento?

Es aconsejable contar con herramientas y tecnologías que faciliten el cumplimiento. Una CMP es una plataforma de gestión del consentimiento (Consent Management Platform) que permite recopilar el consentimiento del tratamiento de datos de las personas que visitan una web o utilizan una app. Con una solución de este tipo, se reduce el riesgo de infracciones en tu organización, evitando multas y posibles daños a tu reputación.

¹Hashing: se trata de una técnica utilizada en seguridad informática para garantizar la integridad de los datos y operar con ellos de manera eficiente. Consiste en convertir cualquier información en un valor único de longitud fija, conocido como hash, que actúa como una huella digital del dato original. Esto permite verificar su integridad, ya que cualquier modificación en el dato original genera un hash completamente diferente. Por ejemplo, la contraseña única de un usuario se puede convertir en un hash, de forma que el sistema solo almacena el hash en la base de datos, y no la contraseña original.

Consecuencias de no cumplir con los principios básicos de protección de datos

Las sanciones por incumplir las leyes de protección de datos pueden ser costosas para las empresas. Las más graves pueden llegar a los 20 millones de euros o al 4% del volumen de negocio anual. 

Cualquier descuido en los principios de la protección de datos puede acarrear graves consecuencias. Por ejemplo, la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) condenó a un hotel a pagar 30.000 euros por no cumplir el principio de minimización de datos.

Además de las multas, no respetar la privacidad de los usuarios puede dañar la confianza de tus clientes en la marca y perjudicar tu reputación. También puede suponer demandas por parte de personas físicas, con costes añadidos para la empresa y daños a la imagen del negocio.

Conclusión

La ley de protección de datos se fundamenta en siete principios básicos que deben cumplirse por parte de las empresas. Asegúrate de conocerlos y de aplicar las medidas necesarias para poder cumplir cada uno de ellos y evita importantes sanciones, mejorando la reputación de tu empresa y la confianza de tus clientes.

Recuerda que una de las medidas más importantes para cumplir la protección de datos para empresas es solicitar el consentimiento explícito de los usuarios al visitar tu sitio web. En Usercentrics te ofrecemos una solución que te permitirá automatizar el cumplimiento en este sentido.

Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.

Los anunciantes que confían en las grandes empresas tecnológicas se han encontrado a menudo en un terreno de juego desigual. La Ley de Mercados Digitales (DMA), en inglés Digital Markets Act (DMA), es un marco regulador elaborado por la Comisión Europea (CE) que tiene por objeto rectificar esta situación.

Este reglamento impone restricciones y obligaciones a las grandes empresas tecnológicas, designadas por la CE como guardianes de acceso, para aumentar la transparencia, mejorar las condiciones competitivas y ofrecer una mayor protección de los datos a los usuarios. La DMA afecta a los consumidores digitales en la Unión Europea (UE) y/o el Espacio Económico Europeo (EEE), así como a las empresas con usuarios en esas regiones y que utilizan plataformas y servicios de los guardianes de acceso.

Los anunciantes deben comprender cómo les afecta la Ley de Mercados Digitales para seguir llegando eficazmente a su público objetivo y cumplir con las leyes de privacidad. Este artículo cubre el impacto de la DMA en la publicidad y ofrece consejos prácticos para que los anunciantes digitales cumplan con las normativas de privacidad.

El papel de la privacidad y el cumplimiento en la publicidad

La privacidad de datos y el cumplimiento de las normativas se han convertido en requisitos clave en la publicidad digital, lo que ha cambiado la forma en que los clientes perciben las marcas. En un mundo en el que se generan cantidades cada vez mayores de datos personales y se aumenta la concienciación de los consumidores, seguir estos principios es más importante que nunca para salvaguardar la confianza y garantizar que los datos se recopilan y utilizan de forma responsable.

La adopción de prácticas publicitarias que respeten la privacidad ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y genera confianza en el consumidor. Los anunciantes pueden mostrar a los consumidores su compromiso con la privacidad protegiendo los datos de los usuarios y respetando sus preferencias, lo que contribuye en última instancia a la longevidad y el éxito de su marca.

Restricciones y obligaciones de los guardianes de acceso con respecto a la publicidad digital

Las reglas de la DMA impuestas a los guardianes de acceso tienen un doble propósito. Su objetivo es mantener bajo control a las grandes plataformas y su influencia, así como crear oportunidades justas para todos los anunciantes, grandes o pequeños. Al mismo tiempo, los requisitos que establece la Ley de Mercados Digitales contribuyen a proteger aún más los datos de los consumidores, asegurándose de que tanto los anunciantes como las plataformas mantengan altos niveles de privacidad de datos.

Políticas de notificación de la recopilación y el uso de datos

Los guardianes de acceso deben revelar abiertamente qué datos recopilan y cómo utilizan, comparten o se benefician de los datos recopilados en sus plataformas. Deben obtener el consentimiento explícito del usuario antes de recopilar y procesar datos personales. Deben proporcionar información clara a los anunciantes sobre las reglas que rigen la inserción de anuncios y las métricas que influyen en estas decisiones.

Garantizar la equidad en la inserción de anuncios y la clasificación en las búsquedas para todos los anunciantes

Los guardianes de acceso están obligados a realizar negocios con todos los anunciantes en igualdad de condiciones. No pueden dar prioridad a sus propios servicios y productos en las clasificaciones de búsqueda, la inserción de anuncios o escenarios similares. El objetivo es fomentar un ecosistema publicitario más competitivo y dinámico.

Proporcionar métricas detalladas para la verificación independiente del rendimiento de los anuncios

Los anunciantes deben recibir las herramientas y la información necesarias para la verificación independiente del rendimiento de sus anuncios. Esto implica proporcionar datos detallados sobre la visualización de los anuncios y la frecuencia y el alcance de la audiencia, para que los anunciantes puedan calcular el retorno de la inversión.

Permitir que anunciantes de todos los sectores accedan en igualdad de condiciones a las plataformas

Los guardianes de acceso tienen prohibido restringir injustamente a los anunciantes el uso de sus plataformas o servicios. Los anunciantes deben tener las mismas oportunidades para interactuar con posibles clientes, independientemente de su tamaño o sector. Sin embargo, los guardianes de acceso pueden eliminar de sus plataformas a terceros que no cumplan la normativa en materia de privacidad de datos.

Facilitar campañas multiplataforma a través de la interoperabilidad

Se anima a los guardianes de acceso a diseñar sus servicios para que puedan integrarse con otras plataformas. El objetivo es facilitar a los anunciantes la ejecución de campañas multiplataforma y el análisis de datos sin estar vinculados a un único ecosistema.

Cumplir las leyes de protección de datos

Los guardianes de acceso deben cumplir estrictas obligaciones de protección de datos en virtud de la DMA y otras leyes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, que por extensión afecta a la forma en que los anunciantes pueden utilizar estas plataformas. Esto incluye la obtención y señalización del consentimiento conforme y la protección de los datos de los usuarios para que los anunciantes cumplan con las leyes de privacidad (y no pongan en riesgo a los guardianes de acceso) mientras utilizan las plataformas de los guardianes de acceso.

El impacto de la Ley de Mercados Digitales en los anunciantes

Con la introducción de la DMA, los anunciantes están entrando en una nueva era de regulaciones que exigen su atención. La DMA influye en la forma y la cantidad de datos que se recopilan, en las prácticas de creación de perfiles de usuarios y en los principios de transparencia y trato justo. Los anunciantes se enfrentan ahora a la tarea de adaptarse a estos cambios para mantener su competitividad en el sector, al tiempo que cumplen con las leyes de privacidad.

Adaptarse a directrices más estrictas para la recopilación de datos

La obligación de los guardianes de acceso de obtener el consentimiento explícito del usuario para la recopilación de datos se extiende a las prácticas de los anunciantes terceros si utilizan las plataformas de los guardianes de acceso. Esto significa que los anunciantes deben obtener el consentimiento de los usuarios tanto en virtud de la normativa como de las reglas de la plataforma. El incumplimiento no solo expone a los anunciantes a que se retiren sus anuncios, sino que también plantea la posibilidad de sufrir repercusiones legales. Las multas y sanciones en virtud de la DMA pueden estar dirigidas a los guardianes de acceso, pero los terceros corren el riesgo de infringir otras leyes como el RGPD e incurrir en sanciones por ello.

Afrontar los cambios en las prácticas de creación de perfiles de usuarios

La DMA impone restricciones más estrictas en la creación de perfiles de usuario con fines publicitarios. El consentimiento explícito del usuario es obligatorio para recopilar sus datos personales, y los guardianes de acceso y anunciantes no pueden combinar datos de usuario de diferentes plataformas o servicios para crear perfiles. Como resultado, los anunciantes deben adoptar prácticas centradas en la privacidad, lo que podría significar alejarse de los anuncios personalizados.

Comprender las implicaciones de las políticas de igualdad de trato

La obligación de los guardianes de acceso de tratar a todos los anunciantes por igual cambia la dinámica de la inserción de anuncios y las clasificaciones de búsqueda. Elimina el trato preferencial que beneficia a los anunciantes más grandes y facilita la competencia de las empresas con presupuestos más pequeños. Este mayor nivel de competencia hace que sea más importante que nunca que los anunciantes optimicen sus campañas para destacar. Afortunadamente, los requisitos de transparencia de la DMA ayudarán a proporcionar datos operativos críticos para permitir una optimización más rápida e inteligente.

Verificar anuncios de forma independiente

Con los requisitos de la Ley de Mercados Digitales, los anunciantes tienen un mayor control sobre la evaluación del rendimiento de sus campañas publicitarias. Sin embargo, también deben tomar medidas proactivas para garantizar la privacidad del usuario y la seguridad de los datos mientras acceden a estos para analizar el rendimiento de sus anuncios. Este cambio podría aumentar los costes operativos y requerir un mayor enfoque en la gestión de datos, lo que podría afectar a la eficiencia y eficacia generales de sus estrategias publicitarias. Al mismo tiempo, podría impulsar innovaciones en la publicidad digital.

Prepararse para una mayor gestión de datos entre plataformas

El impulso hacia la interoperabilidad entre plataformas con la Ley de Mercados Digitales significa que ahora los anunciantes deben gestionar análisis de datos que abarquen varias plataformas. Esto conlleva su propio conjunto de desafíos en relación con la privacidad del usuario. Los diferentes términos y condiciones de cada plataforma pueden dificultar el seguimiento de lo que se puede hacer con cada dato. Esto puede ser complicado para los anunciantes, ya que la gestión incorrecta de la información de los usuarios desde cualquier plataforma puede conllevar sanciones, no solo por parte de ese servicio específico, sino también por parte de leyes de protección de datos más amplias. 

Además, las operaciones de marketing actuales tienden a implicar un ecosistema de herramientas, actividades y datos conectados. Por lo tanto, garantizar, por ejemplo, que los datos de los usuarios se mantengan aislados de acuerdo con los requisitos normativos puede resultar aún más complicado.

Cumplir estrictas medidas de protección de datos

Las obligaciones de los guardianes de acceso de cumplir las estrictas leyes de protección de datos afectan a la forma en que los anunciantes interactúan con estas plataformas. Los anunciantes deben reforzar sus medidas de protección de datos para evitar infringir las leyes existentes, lo que podría conllevar graves sanciones, incluida la pérdida de audiencia, datos e ingresos, y erosionar la confianza de los clientes.

Repercusiones del incumplimiento para los anunciantes

La Ley de Mercados Digitales se centra en los guardianes de acceso en lo que respecta a las multas y otras sanciones por incumplimiento. Pero eso no significa que los anunciantes no tengan que preocuparse. Los guardianes de acceso no van a poner en riesgo su cumplimiento de la normativa, y tienen una gran influencia para garantizar que los terceros también la cumplan. 

Los anunciantes deben presentar una prueba de consentimiento conforme para la recopilación y el uso de datos personales. Si no pueden o no quieren, los guardianes de acceso pueden impedirles el acceso a sus plataformas y servicios. Sin anuncios no hay datos ni ingresos. Y no hay muchas otras plataformas con el tamaño y el alcance que tienen los guardianes de acceso.

Daños a la reputación

El incumplimiento de los requisitos de la DMA y de los guardianes de acceso también conlleva el potencial de dañar gravemente la reputación de un anunciante, lo que lleva a una erosión de la confianza del consumidor. A largo plazo, este daño a la reputación puede tener efectos de largo alcance, lo que puede dañar el crecimiento.

Cómo pueden los anunciantes adaptarse a los cambios introducidos por la Ley de Mercados Digitales

Aunque las nuevas reglas introducidas por la DMA pueden presentar desafíos, los anunciantes tienen a su disposición medidas proactivas para lograr el cumplimiento y mantener buenas relaciones operativas con los guardianes de acceso con confianza.

1. Obtener el consentimiento explícito del usuario

Los anunciantes deben obtener un consentimiento claro, informado e inequívoco de los usuarios para la recopilación y el procesamiento de datos antes de recogerlos. Esto implica contar con una política de privacidad clara que explique a los usuarios qué datos se recopilarán, cómo se utilizarán y quién puede acceder a ellos. Los anunciantes pueden utilizar una plataforma de gestión del consentimiento como Usercentrics CMP para obtener el consentimiento válido de los usuarios para usar sus datos personales.

2. Adoptar prácticas centradas en la privacidad

Con las normativas más estrictas de la DMA sobre la elaboración de perfiles de usuario, los anunciantes deberían cambiar su enfoque hacia las prácticas centradas en la privacidad y adoptar el marketing basado en el consentimiento, incluso si esto implica alejarse de la publicidad altamente personalizada. Esto incluye abstenerse de combinar datos de usuario de diferentes servicios para crear perfiles, ya que esta práctica está prohibida.

3. Mejorar las estrategias de gestión de datos

A medida que se hace necesaria la gestión de datos multiplataforma, los anunciantes deben desarrollar estrategias sólidas de gestión de datos. Estas estrategias deben abarcar análisis de datos que abarquen varias plataformas, al tiempo que garantizan meticulosamente la privacidad del usuario y el cumplimiento de los distintos requisitos normativos y empresariales. Los anunciantes deben prestar especial atención a la forma en que se recopilan, almacenan y utilizan los datos en diferentes plataformas para evitar la manipulación incorrecta de la información del usuario y las posibles sanciones resultantes.

4. Revisar y actualizar regularmente las prácticas

La diligencia continua es crucial para cumplir con las leyes de privacidad y tecnología en constante cambio, que se actualizan con el tiempo. Los anunciantes deben realizar auditorías periódicas de privacidad de datos para garantizar que sus políticas y procesos de datos se ajustan a la Ley de Mercados Digitales y tomar medidas correctivas si es necesario.

5. Buscar asesoramiento legal

Los profesionales jurídicos cualificados y los expertos en privacidad, como un responsable de protección de datos, pueden ofrecer orientación personalizada, evaluar los riesgos y ayudar a las empresas a ajustarse a las leyes de privacidad. Los anunciantes deben buscar asesoramiento experto para garantizar el cumplimiento, proteger los datos de los usuarios y operar dentro de los límites de las normativas de privacidad.

Las cookies de seguimiento son archivos de datos que se almacenan en el dispositivo del usuario, facilitando su navegación. Las empresas utilizan este tipo de tecnología de rastreo para poder mejorar la experiencia de usuario, realizar análisis y/o aumentar la seguridad. 

El origen del término «cookie» proviene del inglés, que se traduce como galleta, y se remonta a un concepto informático de los equipos UNIX, las «magic cookies» o paquetes de datos que se enviaban para autenticar y gestionar sesiones. A día de hoy el concepto se ha extendido para hablar de cualquier pequeño archivo que los sitios web almacenan en los dispositivos de los usuarios para diversos fines.

Los sitios web o plataformas pueden instalar en los dispositivos cualquier tecnología de seguimiento, incluyendo píxeles (como en el caso de Meta), almacenamiento local, huella digital del navegador, etiquetado de scripts y otros. Para más información sobre las cookies y cómo funcionan, puede visitar nuestra guía completa de cookies.

Por ejemplo, cuando un usuario visita una tienda online, el uso de cookies en el sitio le permite acceder a su cuenta con usuario y contraseña. También hace posible que se guarden y recuerden sus preferencias de idioma o sus productos en el carrito. 

Por otro lado, cuando una empresa lanza una campaña de marketing digital para atraer compradores en Meta Ads, puede instalar un píxel de seguimiento que registra las acciones de los usuarios, como las visitas a páginas de productos o las compras. Esta información se utiliza para medir la efectividad de la campaña, optimizar los anuncios y mostrar publicidad personalizada a los usuarios que han interactuado.

A menudo se habla de cookies de seguimiento para referirse a las cookies en general, sin embargo se trata de una categoría en particular que se diferencia de las cookies de sesión o de las cookies persistentes. Las cookies de seguimiento son un tipo de cookies que monitorizan la actividad en uno o varios sitios web con el fin de personalizar la publicidad y analizar datos de marketing. 

¿Para qué sirven las cookies de seguimiento?

También conocidas como cookies de rastreo, estas tecnologías se utilizan para registrar el comportamiento del usuario en línea con el fin de ofrecerle una experiencia optimizada que facilite a las empresas maximizar las probabilidades de captación y fidelización de clientes.

Al mejorar la experiencia online, se logra una  ventaja doble: por un lado, el usuario disfruta de una navegación más fluida y de contenido más relevante; por otro, las empresas obtienen mejores resultados, logrando un mayor retorno de inversión en sus acciones de marketing digital.

¿Cómo afectan las cookies de seguimiento a mi privacidad?

El uso de cookies en los sitios web o apps afecta a la privacidad de las personas y está regulado para proteger sus derechos fundamentales. Usar cookies de seguimiento conlleva recopilar información que puede considerarse de carácter personal, como los hábitos de navegación, intereses y comportamientos del usuario. Por ello, las empresas deben asegurarse de aplicar las medidas necesarias para cumplir la normativa vigente en materia de protección de datos. Claves para gestionar las cookies de seguimiento.

Claves para gestionar las cookies de seguimiento

Para llevar un control efectivo sobre las cookies utilizadas en su sitio web, las empresas pueden implementar una CMP (plataforma de gestión del consentimiento). Este tipo de solución permite gestionar de manera centralizada el consentimiento de los usuarios, garantizando el cumplimiento de normativas de privacidad, como el RGPD.

Usercentrics es una CMP popular que facilita la automatización de la solicitud de consentimiento mediante un banner de cookies en el sitio web. Esta herramienta no solo permite personalizar las opciones según las necesidades específicas de cada empresa, sino que también es excelente para llevar un registro del consentimiento obtenido de los usuarios. Integrar un software de protección de datos puede ser clave para reforzar la confianza en la propia empresa y evitar sanciones de elevado coste económico.

Regulación de las cookies de seguimiento: cumplimiento del RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece directrices estrictas para la recopilación y el uso de datos personales, incluidas las cookies. Esta normativa rige en la Unión Europea y se aplica a cualquier empresa que dirija sus servicios a ciudadanos dentro del Espacio Económico Europeo. En cuanto al uso de cookies, la normativa vigente exige que se solicite el consentimiento explícito al usuario antes de instalar en su dispositivo cualquier tipo de cookie no esencial.

Los usuarios deben tener la posibilidad de gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento. Esto implica ofrecer opciones para aceptar o rechazar diferentes categorías de cookies (por ejemplo, cookies de rendimiento, de marketing, etc.) y facilitar la revocación del consentimiento si así lo desean.

Estas son las obligaciones principales respecto a las cookies:

• Obtener el consentimiento explícito e informado de los usuarios
• Informar claramente sobre el uso de cookies y sus distintos tipos
• Ofrecer el acceso a una política de privacidad más detallada
• Dar a los usuarios la opción de rechazar las cookies no esenciales
• Permitir revocar consentimientos previos conforme a la normativa
• Registrar el consentimiento obtenido ante posibles auditorías
• Tomar las medidas necesarias para proteger los datos tratados
• Comunicar a la autoridad competente cualquier brecha de seguridad

Cumplir con estas exigencias es fundamental para evitar sanciones y garantizar la confianza del usuario en el manejo de sus datos personales.

¿Qué efectos puede tener incumplir las leyes de cookies?

La legislación vigente puede imponer multas de hasta 20 millones de euros en casos muy graves para las empresas que no cumplan con las exigencias de protección de datos. Incluir banners de cookies para gestionar el consentimiento es fundamental para evitar problemas que puedan comprometer la viabilidad de la empresa.

Incumplir estas regulaciones no solo puede resultar en sanciones económicas, sino también dañar la reputación de la marca y generar desconfianza entre los consumidores. Para mitigar este riesgo, las empresas deben ser transparentes en su uso de cookies, solicitar el consentimiento explícito del usuario y ofrecer opciones claras para gestionar sus preferencias de privacidad. Asegure su cumplimiento conociendo la normativa a fondo, descubra aquí el RGPD: qué es y cómo cumplirlo.

Conclusión

Proteger la privacidad del usuario no solo es un requisito legal, sino también una oportunidad para reforzar la relación de confianza con los clientes, lo que puede traducirse en mayor lealtad y éxito a largo plazo.

Si aplica la normativa vigente en materia de uso de cookies, no solo evitará importantes multas, sino que conseguirá un triple beneficio:

• Más confianza por parte de los usuarios
• Mejor reputación de marca
• Aumento de la competitividad en el mercado

En Usercentrics ofrecemos la solución ideal para gestionar el consentimiento de cookies en su sitio web. Asegúrese de cumplir con la legislación de protección de datos mientras procesa información clave que impulsará el crecimiento de su negocio. ¡Contáctenos hoy y optimice su estrategia de privacidad!

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Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.

Tanto las pequeñas y medianas empresas como las agencias de marketing digital deben cumplir y mantener los mismos requisitos de privacidad de datos que las grandes empresas, pero con menos recursos. Por eso es tan importante ahorrar tiempo y agilizar el trabajo en sus campañas. 

Ya que las exigencias de privacidad de los usuarios siguen evolucionando, Google ha actualizado recientemente sus requisitos de privacidad de datos y consentimiento en Europa, Reino Unido y Suiza, para facilitar la implantación del modo de consentimiento de Google con el fin de ayudar a cumplir estos objetivos. Ahora es posible implementar plataformas de gestión de consentimiento (CMP) certificadas por Google, como las CMP de Usercentrics, directamente desde la interfaz de Google Ads, Analytics o Tag Manager.

Los especialistas en marketing digital de la UE ya pueden tomar medidas para asegurarse de que pueden seguir segmentando anuncios, midiendo conversiones y generando ingresos a la vez que cumplen la política de consentimiento del usuario de Google de la Unión Europea. 
Recopile y notifique el consentimiento del usuario para cumplir los requisitos de Google y prepárese para la era del privacy-led marketing. Respete las preferencias de consentimiento del usuario sin dejar de utilizar los servicios de Google para sus operaciones de marketing. Mantenga el éxito de las mediciones, personalización de anuncios y funciones de retargeting para sus campañas.

Implemente Usercentrics CMP en la IU de etiquetas de Google

El modo de consentimiento de Google debe utilizarse con una CMP para notificar el consentimiento del usuario a los servicios de Google. Todas las CMP de Usercentrics están certificadas para cumplir los requisitos necesarios de Google: web y móvil, y Cookiebot^TM Web CMP.

Ahora puede crear una cuenta en Usercentrics, configurar el banner de consentimiento y habilitar el modo consentimiento v2 de Google. Desde el mismo sitio y en pocos clics.

¿Qué se configura desde la IU de etiquetas de Google?

Esto es lo que ocurre cuando accede a su cuenta de Google Ads, Analytics o Tag Manager y hace clic para configurar Usercentrics CMP:

• Configuración de la cuenta de Usercentrics
• Configuración del banner de consentimiento
• Se seleccionan Google Ads y Google Analytics y se añaden al banner de consentimiento como servicio de tratamiento de datos por defecto
• Recuperación de las etiquetas de script: Google envía los scripts de Usercentrics CMP a su sitio web a través de Google Tag Manager o de una etiqueta de Google (gtag.js).

¿Qué se configura desde la interfaz de administrador de Usercentrics?

Una vez que haya completado la mayor parte de los ajustes en su cuenta de Google Ads, Analytics o Tag Manager, deberá terminar la configuración en su cuenta de Usercentrics a través de la interfaz de administrador:

• Personalización del diseño y contenido del banner de consentimiento
• Añadir servicios de rastreo a su CMP (Google Ads y Google Analytics se añaden automáticamente) 

2.18

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Encuentre aquí todas las instrucciones sobre cómo configurar Usercentrics CMP en su cuenta de Google Ads, Analytics, o Tag Manager.

«Ahora es más fácil que nunca para las pymes cumplir los requisitos de Google y reducir las interrupciones en sus operaciones de marketing digital.» – Eike Paulat, Directora de Producto de Usercentrics

Beneficios de Usercentrics CMP para clientes de Google

Además de contar con la certificación de Google, las CMP de Usercentrics Web y App han integrado la última versión del modo de consentimiento de Google y el TCF v2.2. Usercentrics CMP también ofrece a los profesionales del marketing las siguientes ventajas para una excelente experiencia de usuario y una gestión del consentimiento simplificada con el fin de mejorar la privacidad y optimizar las campañas:

• más de 2.200 plantillas legales para una asistencia de confianza que permite ahorrar tiempo y recursos
• funciones de geolocalización para mostrar banners relevantes a los visitantes de lugares determinados de todo el mundo
• traducción automática de banners a 60 idiomas para una mayor claridad y una experiencia de usuario personalizada
• amplias opciones de personalización para adaptarse totalmente a su diseño y marca
• análisis en profundidad y pruebas A/B para optimizar la tasa de opt-in (aceptación)
• funcionalidad multiplataforma y multidispositivo con versiones web y app

¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos a los correos electrónicos?

Los correos electrónicos utilizan datos personales de usuarios, por lo que es crucial informar adecuadamente a los interesados bajo la LOPDGDD. En este sentido, se debe añadir una cláusula de protección de datos en el cuerpo del mensaje o la firma.

Además, si se envían correos electrónicos a bases de datos de empresas, primero se debe contar con el consentimiento correspondiente. Por ejemplo, al atraer prospectos en un formulario dentro de una página de aterrizaje, se debe agregar una casilla que incluya el permiso del usuario a recibir correos electrónicos.

La LOPDGDD y su aplicabilidad en el contexto de comunicaciones electrónicas

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) es una ley española que regula el tratamiento de datos personales. La LOPDGDD es complementaria al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la normativa de la Unión Europea.

¿Por qué es tan necesario el cumplimiento de la LOPDGDD?

El cumplimiento de la LOPDGDD en los emails no es solo una obligación legal, sino también una cuestión de responsabilidad y confianza. Las empresas que respetan la privacidad y que usan los datos de acuerdo con el consentimiento, transmiten profesionalidad y generan relaciones comerciales más sólidas y duraderas.

En definitiva, seguir las leyes de protección de datos no solo previene de posibles sanciones. Además, es clave para ganar una buena reputación corporativa, captar y fidelizar clientes.

Requisitos legales del texto LOPDGDD en emails

Aunque es una práctica habitual, las empresas no deben enviar correos electrónicos sin un consentimiento expreso. Además, el propio email debe informar sobre los derechos del interesado.

Las personas no solo tienen derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad de sus datos, sino que además deben ser informadas de que gozan de ellos.

Hay que tener claro que, tal como señala el RGPD, el consentimiento debe ser libre, inequívoco e informado. La empresa debe comunicar al usuario sobre la finalidad del tratamiento de sus datos, los derechos que le asisten y cómo puede ejercerlos. Además, tiene que incluir casillas de verificación u otros elementos para asegurarse de que las personas puedan activamente autorizar su tratamiento de datos.

Asimismo, es crucial que se protejan los datos personales con las debidas medidas de seguridad. Como un activo valioso que la empresa salvaguarda de los usuarios, los datos personales deben tratarse garantizando que no se difundan a terceros ni se puedan robar. Por ello, hay una serie de buenas prácticas técnicas y organizativas, fundamentales para proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, alteraciones, pérdida o destrucción.

Se pueden ver más detalles de cómo llevar a cabo estas acciones concretas en esta checklist RGPD, una amplia guía para seguir paso a paso.

Cómo redactar el texto de protección de datos para emails

Para garantizar el cumplimiento de estas normativas y proteger la privacidad de los usuarios, es fundamental incluir un texto de protección de datos claro y conciso en todos los emails que contengan o soliciten información personal.

Pasos para redactar un texto de protección de datos claro y conforme a la ley

Hay una serie de puntos clave que deben seguir las empresas para el cumplimiento de las leyes de protección de datos en los correos electrónicos.
En primer lugar, se debe identificar al responsable del tratamiento:

• Incluir el nombre completo de la empresa u organización
• Proporcionar los datos de contacto
• Indicar, si procede, el nombre y datos de contacto del Delegado de Protección de Datos (DPO)

Otro punto importante es informar sobre la finalidad del tratamiento, ya que no es lo mismo que sea solo para informar sobre un evento puntual que sobre productos de la empresa.

Sobre los destinatarios, se debe comunicar si los datos se compartirán con terceros y, en su caso, a quién. Por ejemplo, pueden ser proveedores de servicios, colaboradores y otros.

Los interesados deben tener claros sus derechos, que se explicarán de manera fácilmente comprensible. Además, se deben facilitar los medios para ejercer los derechos, como una dirección de correo electrónico o un formulario de contacto.

En caso de que el origen de los datos no se obtuviera del interesado directamente, este debe ser comunicado.

Si procede, se puede añadir un texto adicional mencionando otra información relevante. Por ejemplo, en caso de la existencia de decisiones automatizadas o la elaboración de perfiles. También se puede avisar de la posibilidad de presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Siguiendo estos puntos, las empresas pueden asegurarse de cumplir la LOPDGDD cuando se trata de enviar newsletters o cualquier otro email.

Ejemplos de frases para diversos tipos de emails

Lo primero de todo es informar sobre la base legal, con una frase tipo:

«En cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), le informamos de que…»

A continuación, se debe informar sobre la finalidad del tratamiento de datos:

«Sus datos personales serán utilizados para [enumerar las finalidades del tratamiento].»

Lo siguiente y fundamental es comunicar sobre los derechos del destinatario del correo electrónico:

«Le informamos de que tiene derecho a acceder a sus datos personales, rectificarlos, suprimirlos, limitar su tratamiento, oponerse al mismo y solicitar su portabilidad.»

Implementación técnica de textos de protección en emails

En caso de que el departamento de marketing o ventas deba redactar un texto para todos los emails corporativos o campañas por este canal, hay una serie de claves a tener en cuenta:

• Utilizar un lenguaje claro y sencillo, evitando tecnicismos
• Adaptar el texto al contexto y al tipo de correo electrónico
• Asegurarse de que la información sea visible y accesible
• Actualizar el texto periódicamente para adaptarlo a los cambios normativos

Dónde y cómo incorporar el texto legal en los emails

Tanto en correos transaccionales como en campañas de marketing es común añadir esta información en la firma del correo electrónico.

Software para automatizar el cumplimiento

Hay programas informáticos que ayudan a las empresas a realizar de manera más ágil y correcta este tipo de acciones que garantizan el cumplimiento de la Ley Orgánica 3 2018, es decir, la ya mencionada LOPDGDD.

Una CMP, por ejemplo, es una plataforma de gestión del consentimiento. Ayuda a las empresas a obtener, gestionar y documentar el consentimiento de usuarios. Es clave para la transparencia y el cumplimiento normativo.

Por ejemplo, si la empresa está captando clientes potenciales en un formulario web o incluso rastreando información mediante cookies, debe solicitar permiso. Esto es lo que permite hacer fácilmente un software RGPD o de protección de datos. Se incorpora un banner de cookies para que las personas validen el tratamiento de su información de carácter personal. También se pueden incorporar casillas de verificación en formularios, que aseguren el consentimiento explícito de recepción de correos por parte de la empresa.

Conclusión

En resumen, blindar la privacidad en los emails es crucial para cumplir con la LOPDGDD. Un texto claro y conciso que detalle el tratamiento de datos, su finalidad y los derechos del usuario garantiza la transparencia y legalidad en las comunicaciones electrónicas.

Más allá de la mera obligación legal, adoptar buenas prácticas en la protección de datos personales refuerza la imagen de la empresa y cultiva relaciones comerciales más sólidas y duraderas.

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Descargo de responsabilidad: Usercentrics no provee asesoría legal, y la información provista tiene fines únicamente educativos. Siempre recomendamos recurrir a consultorías legales cualificadas o especialistas en privacidad en relación a las cuestiones y operaciones sobre privacidad y protección de datos.